試論文書檔案管理的現有問題及對策

文/唐山市第五醫院　宋淑芹

試論文書檔案管理的現有問題及對策

文/唐山市第五醫院宋淑芹

【摘要】本文通過分析，找到文書檔案管理現在存在的問題，并尋找有效的解決方案，從而提高文書檔案管理的水平。

【關鍵詞】文書檔案管理；現有的問題；解決對策

目前來看，文書檔案管理工作是各醫院開展工作的重要依據，文書檔案管理工作的水平，影響一個醫院檔案管理的質量。所以，提高文書檔案的管理水平是工作的重點，它影響醫院的發展和生存。

一、文書檔案管理的作用和特點

文書檔案管理工作，在生活中無處不在，文書檔案不僅見證了一個醫院的發展過程，更見證了國家、社會的發展。傳統的文書檔案管理都是紙質的，都要人工進行統計、核算和記載。管理過程比較繁瑣，內容也比較復雜，包括：人事檔案管理，行政檔案管理，照片文字的記載等，還要簽訂各種協議和文書，管理起來即費時又費力，在一定程度上大大減小了辦事效率。

二、文書檔案管理的現有問題

隨著社會的進步，文書檔案管理工作中的問題逐漸顯現出來。

（一）檔案管理形式單一。目前來看，傳統的文書檔案管理方式，已經不能滿足社會的需求。傳統的文書檔案管理工作大多都是人為操作的，辦事效率慢，可能還會出現誤差，給工作人員帶來巨大的壓力。

（二）單位領導不夠重視。在一些的醫院中，文書檔案管理工作不受重視，有些領導認為文書檔案管理工作是無關緊要的，對文書檔案管理工作的認識較少，把文書檔案管理工作視為可有可無的工作，不需要投入大量的物力和財力。有的醫院投入了人力和物力，但是看不到明顯的經濟效益，所以，就不再加以重視，只需要工作人員管理好文件即可，不需要文書檔案管理人員有高超的技術。可以看出，文書檔案管理工作并沒有在各個醫院中落實，這嚴重影響了檔案管理者對工作的積極性，降低了工作質量。

（三）工作人員專業素質低。我國的文書檔案管理工作開發的比較晚，再加上不怎么受重視，缺少對檔案管理工作的培訓指導，導致文書檔案管理的人才較少，個人的能力滿足不了文書檔案管理的需求，文書檔案管理工作就無法順利的進行。沒有嫻熟的管理技能，就會導致對文書檔案的分類不明確，檔案區分混亂，不利于下一步工作的順利進行。工作人員的專業素質不高，會嚴重影響文書檔案管理工作的發展速度。

（四）醫院各部門缺少配合。文書檔案管理工作需要醫院各部門之間相互配合，有的醫院各部門只為滿足自己的工作需要，方便檔案的查找，不愿將檔案進行系統的管理，這為文書檔案管理人員帶來很大的困擾，直接導致文書檔案管理工作無法快速發展，也制約了檔案管理的水平。

三、提高文書檔案管理水平的對策

針對目前文書檔案管理中出現的問題，要對癥下藥，尋找最有效的解決方法。首先，做好文書檔案管理工作最主要的前提是，醫院領導要高度重視，對文書檔案管理者進行專業化的培訓，提高檔案管理者的專業技能，提高工作者的工作積極性；其次，醫院要加大管理和監督的力度，大力宣傳文書檔案管理工作的作用，使得工作人員對檔案的管理意識增強。各醫院可以利用多種方式，加強員工對文書檔案管理工作的認識，從而更快的投入到工作當中；最后，文書檔案管理人員要不斷提高自己的管理水平，積極學習新的管理技術，管理手段，積極的向領導匯報文書檔案管理工作的內容和進程，讓文書檔案管理工作更加規范，適應時代的發展需求。

（一）完善管理體制。管理體制的確立，影響著公司的發展方向和發展進程。對文書檔案管理工作要制定相應的體制，要細致的分工，使其工作內容簡潔明了，便于操作。只有公司制定了相應的體制，工作人員才會嚴格的遵守公司的規章制度，避免不良現象的發生。文書檔案的管理者要有責任心，對工作要細心，例如，在重要文件的審核與印刷時，要嚴格的進行審核，減小錯誤率。

（二）各部門加強合作。一個公司有很多部門，每個部門的工作任務是不同的，但是，各個部門之間又是相互聯系的，所以各部門要加強合作，做好文書檔案資料的收集工作，保證收集的質量。文書檔案管理人員要主動與各部門的人員溝通，了解各部門的發展進度，及時的獲得最新的消息，并根據公司的發展方向，對消息進行整理和管理。各部門只有加強合作，才能促進公司的快速發展。

（三）提高管理技術和手段。隨著科技的不斷發展，現代信息技術已經大量的運用到了工作當中，減小了工作難度和工作壓力。辦公自動化文書檔案管理的應用，不僅能提高文書檔案管理的水平，還能提高管理的質量。傳統的手段，辦事效率慢，而媒體的信息源是非常大的，獲取信息更為方便，可以減少麻煩。辦公自動化文書檔案管理可以提高管理的安全性、穩定性，不易使公司的重要消息外流。

（四）注重醫院之間的交流。在交流的過程，最容易發現工作的不足之處，所以，醫院之間要加強交流，總結其它醫院文書檔案管理的寶貴經驗，并運用到自己的工作中，及時改正工作中的錯誤，提高管理效率。

（五）處理好文書工作和檔案工作之間的關系。文書工作與檔案工作在工作性質上是有很大差異的，在二者的工作銜接方面，要有明確的分工。但二者也是有聯系的，文件的好壞影響著檔案的質量，所以要想提高檔案的管理水平，就要保證文件的質量。

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