加強電子檔案的管理之我見

文/山東省臨沂市蘭山區社會保險事業管理辦公室　孫靜

加強電子檔案的管理之我見

文/山東省臨沂市蘭山區社會保險事業管理辦公室孫靜

【摘要】所謂電子檔案，即具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料；目前，隨著我國網絡技術的覆蓋面越來越廣，檔案工作也越來越多的實行電子化，并且隨著信息技術的不斷提高，其電子化程度也在不斷更新，但仍然存在部分問題，為了滿足使用者的更多需求，能夠最大程度的服務于使用者，使其能夠順利的從電子檔案中找到最精確的信息，進一步完善電子檔案管理工作是非常有必要的；本文首先對加強電子檔案管理的重要性進行論述，并對其使用途徑進行相關介紹，其次，對電子檔案管理及利用的完善措施做出自己的觀點及看法，為今后更好的完成檔案管理工作奠定堅實的基礎。

【關鍵詞】檔案；管理；信息化；資料

在這個信息化時代不斷更新的時期，越來越多的事業以及單位都對信息資料開始重視，并且在使用過程中也開始出現需求的多樣化，所以，作為一名檔案管理工作者，必須要放下傳統的檔案管理模式，而要開始適應電子化，不能將檔案資源僅僅局限與文字資料上，要更多的將其圖片以及視頻等相關信息進行收集并存儲，在使用者需要查看的時候，要以最好的方式展現出來，使其不僅可以查看到原始的文字資料，還能直觀的看到相關圖像及視頻等資料，盡量讓使用者能夠得到更多更有用的檔案信息，下文是根據工作經驗，對如何加強電子檔案管理工作的簡要論述：

一、加強電子檔案管理的重要性

所謂電子檔案，即具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料，作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理從各方面都有著其重要的意義：

（一）有利于滿足多樣化需求。通常檔案使用者都是對檔案的原始文字資料進行查看以及利用，但是，隨著人們各方面生活水平的不斷提高，檔案使用者也對檔案的使用提出了更多更高的要求，他們不再局限于對文字資料的查看及利用，因為，使用者認為基本的文字資料并不能提供給自己所需要的相關內容，越來越多的人需要查看更直觀的檔案內容，例如圖像以及視頻，為了滿足這一需求，就必須將檔案實行現代化，現代化的檔案管理即將檔案進行電子錄入，電子檔案能夠將原始的信息資源更完整的保存下來，而且存儲形式及展現形式也較為多樣化，所以，為了滿足檔案相關使用者的多樣化需求，加強電子檔案的管理是很有必要的。

（二）有利于節省人力物力。檔案工作有著其自身的特殊性，在傳統檔案管理中通常會有大量的易破碎的檔案資料，這些資料必須細心的保管才能保證其完整性，無疑這就需要工作人員花更多時間、更多精力去保管，這樣不僅浪費人力物力，而且不一定能完全避免自然因素帶來的檔案資料的破壞，而電子檔案的出現就為這一難題找到了很好的解決辦法，其除了可以解決檔案資料易破碎的原始問題，還能快速并準確、完整的將信息資料就行保存，這樣一來，除了可以省去大量的人力物力，還能夠保證檔案資料的準確性和完整性，最重要的是電子檔案存儲后，在使用者需要查看時，可以輕松的對其所需要的內容進行檢索，不用再需要大量的時間去查找某個檔案，而且檢索出的資料能夠更直觀、更能滿足使用者的需求，由此看來，檔案工作的電子化，能從根本上節省人力物力，并能夠提高檔案管理的工作效率。

（三）有利于提高服務質量。檔案資料的完整存儲，就是為了能夠滿足檔案使用者的查看及需要，原始的檔案資料不僅查看過程繁瑣，而且查看內容有限，不能很好的服務于檔案使用者，而電子檔案的實行，使原來的檔案資料完全達到電子化，檔案管理的服務質量會有所提升，電子檔案的目的就是使大量的文字資料能夠通過電腦進行存儲，并增加圖像等等更多的相關信息，使用者可以更快速的通過網絡進行查看，為了更好的完成電子檔案的存儲以及查閱，就必須要有專業的檔案工作者來完成，這就要求工作者必須不斷的增長自己的專業知識，掌握更多的專業技能，將其更好的發揮在電子檔案管理工作中，從根本上提高電子檔案的服務質量。

二、電子檔案的利用途徑

電子檔案與傳統的紙質檔案相比，其不但有著快捷并且方便的特點，原始的檔案資料，在使用者需要查看時，不僅需要時間查找，而且最終找到的資料還不一定是使用者所需要的，或者說只能找到使用者需要的一部分，而電子檔案就很好的解決了這一難題，電子檔案除了可以快速的存儲，而且在使用者需要查閱時，能夠更

全面、更準確的將檔案資料提供給使用者，但是，其利用途徑離不開相對應的信息技術基礎，否則無法很好的發揮其優越性，而對于電子檔案的利用途徑大致可分以下三種：

1.電子檔案的首要途徑就是拷貝，這一途徑是為了把使用者所需要的檔案資料按照最原始的狀態一字不落的展現出來，而在檔案資料拷貝時，檔案工作人員一定要注意文件的格式轉換，盡量轉換為使用者更方便查看的文檔格式為宜；其次，如果檔案資料使用者需要查看并且使用相關信息時，而其所處的環境又不具備電子文件的查看時，可經過詢問使用者的需求，以及需要的具體檔案資料內容后，將相應的打印件提供給對方，以便其及時使用檔案相關資料。

2.所謂通信傳輸就是用網絡傳輸電子檔案，在不同的地點實現檔案資源的傳輸，也可以將檔案資料以準確的形式提供給相對固定的檔案查詢部門，能通過傳真以及互聯網絡來完成，當使用者由于某種原因不能親自到檔案所在地時，檔案部門應當采取通信傳輸這一途徑解決此問題，通信傳輸可以為雙方節省時間和財力。

3.直接利用可想而知就是利用檔案部門對于檔案相關資料的直接使用，使用者可以在檔案部門的電腦上通過網絡進行檔案資料的直接查閱及其使用，直接利用可以使相同的一份檔案文件在同一時間提供給不同的使用者查看，但是此方法有一定的約束性，此方法的實現和檔案館網絡系統中能夠直接利用的檔案資料信息量有關。

三、電子檔案管理及利用的完善措施

（一）提高工作人員對檔案保護的意識。電子檔案的利用工作可以說是非常復雜化的，因為電子檔案需要更加專業的技術工作人員才能完成多樣化的信息存儲及查看，因此，檔案的保護意識是每個檔案管理人員都應當具備的，若要提高工作人員的檔案保護意識，主要從思想和技術上人手，不僅要從技術上堅持負責認真的態度，更要從思想上認識到檔案工作是不可輕視的，檔案信息資料要在平時能夠受到檔案管理工作人員的可靠并有效的維護，在使用者需要的時候要給予充分的完整的檔案資源，不論是電子檔案的錄入、存儲，還是存儲后的維護管理以及使用過程中的完整性，都需要檔案管理工作人員有良好的態度來完成。

（二）確保檔案信息的安全性。檔案信息的安全性包括機密性、真實性以及完整性；機密性的呈現是指檔案信息的使用只提供給合法的授權者，除此之外，他人不能隨便查看，更不能使用；真實性則是要保證檔案資料的收集以及整理的都應當具有合法效益；完整性可想而知是檔案資料的內容方面，除了保證在整理及錄入時要字句相同外，還要杜絕任何人的隨便更改；只有為電子檔案的管理安排一個較為可靠的安全系統，才能從根本上確保檔案信息的安全性，電子檔案資料不論是錄入、存儲，還是之后的管理工作，都離不開電腦的操作，檔案資料的共享后，其他檔案部門能夠通過網絡進行查看，而如今網絡也存在一定的不安全性，在檔案資料的存儲以及共享查看的過程中，很難避免安全漏洞，而網絡黑客則往往會趁虛而入，輕則是檔案信息被更改，重則是檔案信息被惡意刪除，不論是被更改還是被刪除，都將會給檔案管理部門以及檔案資料的使用者帶來很嚴重的危害，所以，要事先有所防備，不僅要研究相應的預防辦法，而且要準備必要的應急措施，以確保檔案信息公開的安全性。

（三）檔案利用方式要做到規范化。電子檔案不是對所有人完全公開的信息資源，檔案資源的利用必須要做到原則化以及規范化，提高內容要根據檔案資料的實際情況進行給予，電子檔案的保密程度也要做到規范化，對于有必要加密的資料一定要嚴格完成，并要對加密文件的密鑰進行相關維護，以免被破解從而造成危害；而對于不能完全公開的檔案資料，則以只讀方式提供。

（四）提高檔案工作者的專業素質。檔案信息的電子化，離不開電腦以及網絡技術的專業知識，這就要求檔案管理工作者一定要有相關的專業技術知識，否則將無法完成電子檔案的管理工作，因此，檔案管理工作人員必須要具備熟練的技術，并根據工作需要不斷充實自己，除了要學習檔案管理相關知識外，還要對網絡的管理及維護有所掌握，這樣才能更好的完成電子檔案管理的工作。

（五）確保重要信息完整。雖然電子檔案有著紙質檔案無法超越的性質，但是有了電子檔案，也不能完全丟棄紙質檔案，檔案人員在錄入檔案信息的時候必須要逐字逐句的進行核對，以保證信息的原始性以及完成性，既要發揮電子檔案的快速準確錄入，又要避免紙質檔案帶來的人力物力的浪費，要對不同的檔案內容以及檔案密集度進行相應的管理模式，已達到對重要信息保存的完整性。

（六）建立合理的檔案利用制度。檔案資料不能完全對使用者進行公開以及拷貝，檔案信息使用者一定要有相關領導審批，方能對檔案進行查看使用；檔案的使用以及管理制度一定要嚴格遵守并執行，對于檔案的收集一定要確保其真實性，并對電子檔案信息進行定期的維護更新，電子檔案與紙質檔案要共同保存，以便于必要時候兩者進行互補，要對檔案管理模式進行創新就必須要整合檔案資源，這樣才能更好的實現電子檔案需求利用的價值。

四、總結

目前，網絡技術的應用日漸上升，檔案管理部門也不僅僅局限于紙質檔案的使用，也逐漸進入檔案電子化，電子檔案也被越來越多的檔案資料使用者所認可，檔案管理部門要確保電子檔案的安全性，在使用者需要查看使用時可以快速準確的提供出來，使得電子檔案能夠在人們的社會生活中發揮更大作用。