如何提高高校人事秘書管理工作水平

張琦琦

摘要：隨著高等教育進入內涵式發展階段，新一輪高校人事制度改革成為必然發展趨勢，高校人事管理工作發生巨大變化，高校人事秘書必將發揮越來越重要的作用。因此，人事秘書應明確自身服務意識和工作職責，清晰地把握人事工作性質，不斷促進自身工作素質提高，加強人事工作管理水平，更好地發揮服務學院、校人事處及全院教職員工，進一步提升學院人事管理工作的職能作用，拓展人事服務空間。

關鍵詞：高等教育；人事管理；職能作用

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）51-0021-02

隨著國家的快速發展，加快了對高層次人才的迫切需求，這就要求高校必須加快對高等教育的綜合改革步伐，以適應高校內涵式發展需要。這也迫使新一輪高校人事制度改革被提上教育綜合改革日程，使人事管理工作發生巨大變化，工作重點也發生巨大轉變，高校人事工作將發揮越來越大的重要作用。為進一步建設現代大學管理制度，完善大學內部治理結構，以人為本的管理機制體現了人事秘書的職能作用，人事工作將成為高校綜合管理工作的重中之重。

人事秘書是高校人事管理中最基層的工作人員，是高校綜合行政管理工作必不可少的重要組成環節，是學校和學院人事工作緊密聯系的關鍵紐帶，必須捋順本職工作內容、職責，在開展工作的同時，提高工作能力，得到單位教職工的認可。其宗旨是更好地服務于校人事處、學院，以便更大限度地調動學院教師的工作積極性，提高學院及高校人事管理工作職能。

一、人事工作宗旨

高校學院人事秘書是任職在學院院辦，聽從校人事處的領導，在學院人事主管領導的工作部署和指導下，全權負責各項人事管理的事務性工作的專職人員。人事秘書的服務工作與教職工的切身利益聯系較緊，自身應在工作中樹立主人翁意識及人事服務意識，積極主動地了解日常的人事工作信息，有目的、有計劃地對廣大教師進行人事方面的服務，始終樹立“服務第一”的理念，用無私的工作態度服務于本職工作，夯實基礎，促進學校人事管理工作的發展。

高校學院人事秘書，首先要樹立以人為本的管理理念和優良的服務作風，兢兢業業，做好領導秘書，認真完成領導交辦的全部工作，積極主動地了解各類人事信息。例如，工作內容變動、職稱變化、個人信息更新等，做到實時更新、存儲，為領導提供精確的數據信息，為各項統計工作提供準確的數據支持，為學院的重大人事調整等工作提供行之有效的參考。其次，在日常工作中，秉承為全體教師服務的宗旨，在按時按要求完成各項工作的同時，注意教師對人事工作開展的感受。由于人事工作多數涉及教師的切身利益，這就要求在公開化、透明化的工作中，考慮教師的合理利益訴求，并將教師需求第一時間反饋給學院、學校，設身處地地為教師著想，解決他們工作中涉及人事工作的難題，為創造良好的工作氛圍做出努力。最后，服務校人事處。在時間節點內，完成好校人事處下達的全部工作指令，綜合協調校人事處與學院基層的工作關系，建立健全人事制度，夯實基層工作基礎，為人事工作順利開展添磚加瓦。

二、人事工作職責

從工作內容上看，人事秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，作為高校學院人事秘書，既要關注在職教師的全面工作，也要負責退休教師的各項工作，積極主動了解學校人事工作動態，瀏覽學校門戶網站，關注郵件的相關新工作，準確判斷郵件所涉及的單位及個人，及時傳達，保證學院教師第一時間了解掌握學校最新的人事會議精神、文件、通知及工作安排。

按照校辦、人事處、離退休工作處等單位下達的各項工作要求，在主管院長的領導下，人事秘書要做好在職及退休教師的相關工作，按時完成各項人事工作任務。人事秘書的工作職責主要如下：準確無誤地做好全院教職員工工資薪級等核對、晉升及發放工作；熟知院內機構設置、教學和管理設崗、人員變動、各類人員兼職等情況；負責教職工個人基礎資料的收集、存儲、更新等具體事宜；組織做好各類人員調（引）進、調出、轉正、定級、辭退工作；經各級負責人審批后，具體辦理請假（病、事、探親、婚、喪）事宜；負責教師職務職稱評聘、定級、兌現等工作；做好人員出國登記，教職工出國材料的整理、上報；教職工評優、評獎材料的整理、上報；做好博士后的各項管理工作，進站、出站的管理，博士后流動站評估材料的整理；具體負責退（離）休人員管理工作，辦理教職工退（離）休事宜；隨時了解教師身體狀況，做好醫療保險工作，完成門診醫療補助、大病補貼、異地、慢性病等報銷工作；組織退休職工參加學校離退休工作處的給老壽星祝壽、金婚、新年大型文藝演出等活動；召開退休教職工座談會，看望退休老教師，慰問生病的離退休人員；利用計算機進行有關的文檔處理、信息統計和發布、傳遞工作；承擔學院領導交辦的其他工作，配合機關其他崗位的工作。這方方面面的工作不是一成不變的，隨時會有新的文件精神和工作要求，需要我們掌握全體教師情況，滿足日常工作需要，準確按時完成相關工作。

三、人事工作作用

院系人事秘書是高校人事管理工作體系中的最基層部分，是人事工作順利實施的最核心一環，具體執行學校下達的各項人事工作任務，至始至終參與各項人事工作的全部的具體流程，為相關部門及人員提供完整的人事數據支持。人事秘書是人事管理工作的紐帶和橋梁，應明確工作性質，恪守服務領導、服務教師的工作原則，把握好人事秘書性質的兩重性，不但做好校人事處、學院領導的秘書，更要做好學院教師的人事秘書。

隨著高校綜合管理對人事工作要求的顯著提高，人事秘書在工作允許范圍內，應盡可能多地收集翔實的人事數據資料數據，對信息進行篩選識別，實時存儲、更新信息，協助領導對人事所涉及的問題提供有效參考意見，做好領導安排的各項工作，及時匯報工作進展，做好領導的秘書。

人事工作多數關系到教師的切身利益，如職稱評聘、崗位分級、薪級核算、工資發放和醫療保險等，這需要人事秘書工作細致認真，掌握全體教師的工作情況、人事信息、身體狀況等，在工作中絕不遺漏任何一位教師，準確審查匯總上報相關材料，避免出現錯誤，保護教師的切身利益。因此，人事秘書應時刻了解廣大教師的需求，把他們需要解決的實際困難作為人事工作的重點，做好學院教師的人事秘書。

四、人事工作提高

隨著國家對高校人事制度的調整，管理理念和管理機制不斷進步發展，高校人事工作越來越繁重，對人事秘書也提出更高要求。秘書工作千頭萬緒，既要做好日常工作，又要完成領導下達的工作和任務，既要堅持原則又必須實事求是。人事秘書的工作具有服務性質，這就要求人事秘書不僅要具備相當的專業知識，還要具備良好的人事崗位道德素質，全身心地投入人事工作中，為廣大教師順利開展教學科研工作創造良好的人事氛圍。

人事秘書必備的素質包括協同合作、服務奉獻，也包括要熟悉國家政策和學校的實際情況，把國家政策融入學校的實際情況中，在實踐中不斷提高自身的改革創新能力；加強對理論知識的學習，學習人事工作的相關政策、條例、文件，為教師評職、評優提供最新標準及文件，隨時解答教師提出的各類人事問題。人事秘書應具備相當的語言表達能力，言簡意賅地表達是他的基本工作，要有意識地加強語言訓練。而且，文字書寫也是人事秘書的經常性工作，要熟悉本職工作，領會學校文件精神、領導意圖，準確地起草文件、通知、會議紀要等工作。人事秘書應熟練掌握學校人事管理系統、離退休工作管理系統，簡化煩瑣的數據統計，隨時了解更新的人事變化信息，準確查找、篩選所需的人事信息，為各部門、領導隨時提供最新的人事信息供統計參考等工作。

人事秘書在提高自身的素質同時，必須掌握科學的人事管理工作方法，取其精華，以提高學院人事工作效率，改善現有工作現狀，以創新思維積極主動了解其他高校、行業的人事管理方法，學習其先進內容，改進現有工作程序，將好的工作方法在人事秘書平臺進行共享，為人事管理工作水平整體提高略盡綿力。

五、結語

人事秘書是高校人事管理隊伍金字塔結構中的最基礎環節，是人事工作的組織執行者，也是人事活動的參與者，處于管理與服務的中間位置，起著多方協調的作用。高校人事管理正處于改革、發展的非常時期，涉及面越來越廣，內容越來越多，這就要求人事秘書要先明確工作任務，在工作推進的同時，不斷尋求科學管理辦法，逐步累積人事管理知識和工作經驗，進一步改進、簡化工作流程，以適應現代的高效率管理，為學院及高校提升人事管理工作水平做出應有的貢獻。

高校人事工作綜合性較強，涉及面較廣，需要人事秘書全身心地投入工作，才能取得良好的工作效果，因此，學校要重視對人事秘書培養，完善人事秘書崗位設置及晉升機制，開展相關國家人事政策學習、相關應用文寫作、文件起草及各類管理系統操作等培訓課程，讓人事秘書在工作中學習、成長，提高管理工作水平，以適應高校新一輪人事改革要求。

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