檔案信息化管理存在的問題及解決對(duì)策

范曉美

摘 要：隨著技術(shù)的進(jìn)步，信息化管理已經(jīng)逐步擴(kuò)展到檔案管理領(lǐng)域，既提升了檔案管理的效率，又確保了管理質(zhì)量。本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理工作中存在的問題及解決對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，以便能夠更好的推動(dòng)今后的信息化管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；存在問題；解決對(duì)策

檔案信息化指的是在國(guó)家檔案行政管理部門的組織和規(guī)劃下，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，進(jìn)而提升檔案信息資源的收集、管理以及服務(wù)應(yīng)用水平。在檔案信息化管理的過程中存在著一定的問題，下面本文就對(duì)這些問題進(jìn)行分析，并指出具體的解決對(duì)策。

1 檔案信息化管理工作存在的問題

檔案信息化管理以信息技術(shù)為主要推動(dòng)力，在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用廣泛。檔案信息化管理的最終目的就是為了使檔案信息更好的服務(wù)于人，這就要求整個(gè)環(huán)節(jié)不能夠出現(xiàn)任何的問題。[1]盡管當(dāng)前技術(shù)的應(yīng)用很好的解決了傳統(tǒng)檔案管理的缺陷，但在應(yīng)用中依舊存在著問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）管理人員信息化管理觀念落后

現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用要求管理人員必須要具有創(chuàng)新管理理念和現(xiàn)代化的管理觀念，這樣才能夠更好的應(yīng)用技術(shù)，提升管理效率和管理質(zhì)量。但是從目前來(lái)看，企業(yè)在檔案管理的過程中習(xí)慣了傳統(tǒng)的手工工作，對(duì)信息化的重要性認(rèn)識(shí)不夠，信息化管理在運(yùn)行的過程中還存在著一定的阻力。且目前信息化管理應(yīng)用水平較低，而相應(yīng)的設(shè)備投入較高，這樣低產(chǎn)出的運(yùn)行模式，使得管理者和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看不到檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，因此始終持一種懷疑的態(tài)度。這些思想上的誤區(qū)嚴(yán)重制約了檔案信息化管理工作的推廣和應(yīng)用。

（二）檔案的安全性受到威脅

檔案的信息化管理必須要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案的安全性將會(huì)受到一定的威脅，這一威脅主要來(lái)自兩方面的原因。一是人為因素的影響。由于檔案管理工作人員的安全意識(shí)不高，往往會(huì)在自己的檔案網(wǎng)頁(yè)上隨意發(fā)布信息，且對(duì)發(fā)布的信息缺乏嚴(yán)格的審核和管理，導(dǎo)致諸多漏洞，威脅到檔案信息的安全性。[2]二是技術(shù)因素。檔案的信息化管理需要以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為依托，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電腦病毒較多，加之黑客的惡意攻擊，使得當(dāng)前信息的安全性首要嚴(yán)重的威脅。

（三）檔案信息化管理缺乏執(zhí)行力

從當(dāng)前的情況來(lái)看，檔案的信息化管理在執(zhí)行的過程中存在著兩個(gè)主要的問題。其一是當(dāng)前硬盤已經(jīng)逐漸成為文件資料的載體，而當(dāng)前的信息檔案的整理、分類以及記錄等工作都不能夠完全的實(shí)現(xiàn)信息化，適應(yīng)性不夠，因此在執(zhí)行力方面就有所欠缺。[3]其二是因?yàn)楫?dāng)前企業(yè)內(nèi)部的檔案信息化管理工作還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，僅僅著眼于某一個(gè)專業(yè)而不能夠從全局的角度實(shí)現(xiàn)管理，推廣成為一大難題。加之在貫徹執(zhí)行信息化管理方面還存在著一定的疏忽，執(zhí)行方面存在著偏差，也成為當(dāng)前工作的突出問題。

（四）信息化管理人才短缺

檔案信息化管理工作的有序開展，需要以人才為支撐，但是就當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部管理人員來(lái)講，缺乏這種既掌握信息技術(shù)，又具有專業(yè)檔案管理技能的復(fù)合型人才，使得信息化管理在開展的過程中受到一定的約束和限制。當(dāng)前的檔案管理人員專業(yè)知識(shí)較為單一，較多屬于普通的操作型人才。從年齡結(jié)構(gòu)來(lái)看，大多數(shù)管理者年齡在四十以上，知識(shí)和觀念老化成為突出問題。

2 企業(yè)檔案信息化管理問題的解決對(duì)策

企業(yè)檔案的信息化管理是當(dāng)前檔案管理的趨勢(shì)，在實(shí)際管理的過程中，有成績(jī)，也有問題，上文中對(duì)當(dāng)前存在的幾點(diǎn)較為突出的問題進(jìn)行了分析，下面本文就針對(duì)這一問題提出幾點(diǎn)切實(shí)可行的解決對(duì)策。

（一）創(chuàng)新管理理念，提升管理意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，要首先提升管理者的意識(shí)，使其轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理意識(shí)，要將檔案信息化管理作為企業(yè)內(nèi)部建設(shè)和管理的重要工作去開展，并且要逐步的構(gòu)建起檔案管理的信息化平臺(tái)，使得信息化管理工作能夠有序進(jìn)行。[4]除此之外，還需要加大宣傳力度，使信息化管理理念逐漸深入到每個(gè)管理者的心中，轉(zhuǎn)變其思想觀念和工作理念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和信息化管理意識(shí)，以便能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的需求。

在這個(gè)過程中，還需要明確檔案信息化管理的目的，并確定管理準(zhǔn)則，使得管理工作能夠在良好的數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行有效的存儲(chǔ)，并且得到高效快捷的管理，為企業(yè)今后的發(fā)展提供精確的數(shù)據(jù)。

（二）強(qiáng)化檔案信息管理的安全性

檔案的安全關(guān)系到企業(yè)的安全，因此在信息化管理的過程中一定要確保檔案信息的安全性，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，安全問題更要引起高度重視。為此，企業(yè)內(nèi)部必須要完善信息化管理安全制度，建立起檔案信息安全相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并逐步完善管理人員的準(zhǔn)入制度，落實(shí)相應(yīng)責(zé)任機(jī)制，增強(qiáng)管理者的安全責(zé)任意識(shí)。

同時(shí)，要建立起規(guī)范的管理體系，并堅(jiān)持科學(xué)協(xié)調(diào)的原則，實(shí)現(xiàn)信息化管理的動(dòng)態(tài)維護(hù)，并做好預(yù)測(cè)工作，制定標(biāo)準(zhǔn)化且統(tǒng)一化的管理準(zhǔn)則，落實(shí)監(jiān)督機(jī)制，這樣確保檔案管理的過程中降低不良因素的影響，進(jìn)一步提升信息管理的安全性能。

（三）加強(qiáng)信息管理執(zhí)行力度

當(dāng)前檔案信息管理過程中存在的一個(gè)突出問題是執(zhí)行力度不夠，信息化管理工作開展不到位，很難發(fā)揮其作用。這就要求在今后的管理工作中，必須要抓好信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，并且要建立起檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，為信息化管理工作的有序開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這樣才能夠確保其執(zhí)行，進(jìn)而提升了信息管理的執(zhí)行力度。[5]

具體來(lái)講，在操作的過程中，要建立起資源配置合理、利用方便且特色突出的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，能過將各種檔案信息資源配置整合。同時(shí)，管理人員需要將企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行深入開發(fā)，廣泛開展檔案的文件級(jí)著錄標(biāo)引并錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案由實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變。對(duì)于勘察設(shè)計(jì)單位來(lái)講，會(huì)有諸多的數(shù)據(jù)資源，這就要求在轉(zhuǎn)變的過程中一定要嚴(yán)把關(guān)卡，確保數(shù)據(jù)資料在輸入過程中的精確性。在整個(gè)過程中，一定要加大檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，確保檔案信息化管理工作有較好的執(zhí)行力，確保信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展。

（四）建設(shè)專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)

對(duì)于企業(yè)來(lái)講，檔案的信息化管理工作是一項(xiàng)艱巨且重要的任務(wù)，要做好這一項(xiàng)工作，必須要有一只專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，能夠推動(dòng)信息化管理工作朝著良性的方向發(fā)展。這就要求企業(yè)切實(shí)將檔案信息化管理工作抓緊、抓實(shí)且抓好，并采取科學(xué)措施建設(shè)管理人才團(tuán)隊(duì)。

企業(yè)需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，尤其需要對(duì)各級(jí)檔案管理人員管理技術(shù)、管理方法和新信息應(yīng)用等基礎(chǔ)性知識(shí)進(jìn)行普及和培訓(xùn)，提升其專業(yè)技能，并在此基礎(chǔ)上逐步的優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)管理者信息水平的提升。[6]為了應(yīng)對(duì)信息化管理趨勢(shì)的發(fā)展，還需要提升管理人員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

積極吸納人才是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理工作有序進(jìn)行的重要舉措，企業(yè)在招聘過程中可以積極接收計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)生，借助其專業(yè)化知識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。并可以通過多種渠道廣聘技術(shù)人才，滿足企業(yè)檔案信息化管理的需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展重要的依據(jù)，其有序管理能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供科學(xué)的指導(dǎo)。在技術(shù)逐步發(fā)展的今天，檔案管理也朝著信息化的方向發(fā)展，這既是實(shí)現(xiàn)資源共享的必然要求，也是提升檔案管理效率和質(zhì)量的必要途徑。本文以此為中心，結(jié)合自身工作實(shí)際，對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理工作中存在的問題從四方面進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并指出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望通過本文的論述能夠?qū)窈蟮臋n案信息化管理工作起到一定的幫助作用，更好的推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2] 李晶 淺談檔案管理信息化存在的問題與對(duì)策 魅力中國(guó)，2012（29）：40

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[5] 陳志文 方鳳英 淺談檔案信息化管理面臨的問題及對(duì)策 經(jīng)營(yíng)管理者， 2014（12）：56

[6] 沈銀嬌 檔案信息化管理存在的問題及其對(duì)策 山西檔案，2010（02），35—36