檔案信息化管理存在的問題及解決對策

范曉美

摘 要：隨著技術的進步，信息化管理已經逐步擴展到檔案管理領域，既提升了檔案管理的效率，又確保了管理質量。本文結合自身工作經驗，對當前檔案信息化管理工作中存在的問題及解決對策進行簡要分析，以便能夠更好的推動今后的信息化管理工作，實現企業檔案管理的良性發展。

關鍵詞：檔案管理；信息化；存在問題；解決對策

檔案信息化指的是在國家檔案行政管理部門的組織和規劃下，采用現代信息技術，改革傳統檔案管理模式，進而提升檔案信息資源的收集、管理以及服務應用水平。在檔案信息化管理的過程中存在著一定的問題，下面本文就對這些問題進行分析，并指出具體的解決對策。

1 檔案信息化管理工作存在的問題

檔案信息化管理以信息技術為主要推動力，在企業檔案管理中應用廣泛。檔案信息化管理的最終目的就是為了使檔案信息更好的服務于人，這就要求整個環節不能夠出現任何的問題。[1]盡管當前技術的應用很好的解決了傳統檔案管理的缺陷，但在應用中依舊存在著問題，具體表現在以下幾個方面。

（一）管理人員信息化管理觀念落后

現代化技術的應用要求管理人員必須要具有創新管理理念和現代化的管理觀念，這樣才能夠更好的應用技術，提升管理效率和管理質量。但是從目前來看，企業在檔案管理的過程中習慣了傳統的手工工作，對信息化的重要性認識不夠，信息化管理在運行的過程中還存在著一定的阻力。且目前信息化管理應用水平較低，而相應的設備投入較高，這樣低產出的運行模式，使得管理者和企業領導看不到檔案信息化管理的優勢，因此始終持一種懷疑的態度。這些思想上的誤區嚴重制約了檔案信息化管理工作的推廣和應用。

（二）檔案的安全性受到威脅

檔案的信息化管理必須要依靠網絡技術，而當前網絡環境下，檔案的安全性將會受到一定的威脅，這一威脅主要來自兩方面的原因。一是人為因素的影響。由于檔案管理工作人員的安全意識不高，往往會在自己的檔案網頁上隨意發布信息，且對發布的信息缺乏嚴格的審核和管理，導致諸多漏洞，威脅到檔案信息的安全性。[2]二是技術因素。檔案的信息化管理需要以計算機技術作為依托，當前網絡環境下電腦病毒較多，加之黑客的惡意攻擊，使得當前信息的安全性首要嚴重的威脅。

（三）檔案信息化管理缺乏執行力

從當前的情況來看，檔案的信息化管理在執行的過程中存在著兩個主要的問題。其一是當前硬盤已經逐漸成為文件資料的載體，而當前的信息檔案的整理、分類以及記錄等工作都不能夠完全的實現信息化，適應性不夠，因此在執行力方面就有所欠缺。[3]其二是因為當前企業內部的檔案信息化管理工作還沒有統一的標準，僅僅著眼于某一個專業而不能夠從全局的角度實現管理，推廣成為一大難題。加之在貫徹執行信息化管理方面還存在著一定的疏忽，執行方面存在著偏差，也成為當前工作的突出問題。

（四）信息化管理人才短缺

檔案信息化管理工作的有序開展，需要以人才為支撐，但是就當前企業內部管理人員來講，缺乏這種既掌握信息技術，又具有專業檔案管理技能的復合型人才，使得信息化管理在開展的過程中受到一定的約束和限制。當前的檔案管理人員專業知識較為單一，較多屬于普通的操作型人才。從年齡結構來看，大多數管理者年齡在四十以上，知識和觀念老化成為突出問題。

2 企業檔案信息化管理問題的解決對策

企業檔案的信息化管理是當前檔案管理的趨勢，在實際管理的過程中，有成績，也有問題，上文中對當前存在的幾點較為突出的問題進行了分析，下面本文就針對這一問題提出幾點切實可行的解決對策。

（一）創新管理理念，提升管理意識

要實現企業檔案管理的信息化，要首先提升管理者的意識，使其轉變思想觀念，創新管理意識，要將檔案信息化管理作為企業內部建設和管理的重要工作去開展，并且要逐步的構建起檔案管理的信息化平臺，使得信息化管理工作能夠有序進行。[4]除此之外，還需要加大宣傳力度，使信息化管理理念逐漸深入到每個管理者的心中，轉變其思想觀念和工作理念，增強服務意識和信息化管理意識，以便能夠更好的適應現代信息化管理的需求。

在這個過程中，還需要明確檔案信息化管理的目的，并確定管理準則，使得管理工作能夠在良好的數據環境下進行有效的存儲，并且得到高效快捷的管理，為企業今后的發展提供精確的數據。

（二）強化檔案信息管理的安全性

檔案的安全關系到企業的安全，因此在信息化管理的過程中一定要確保檔案信息的安全性，尤其是在網絡環境下，安全問題更要引起高度重視。為此，企業內部必須要完善信息化管理安全制度，建立起檔案信息安全相關規定和標準，并逐步完善管理人員的準入制度，落實相應責任機制，增強管理者的安全責任意識。

同時，要建立起規范的管理體系，并堅持科學協調的原則，實現信息化管理的動態維護，并做好預測工作，制定標準化且統一化的管理準則，落實監督機制，這樣確保檔案管理的過程中降低不良因素的影響，進一步提升信息管理的安全性能。

（三）加強信息管理執行力度

當前檔案信息管理過程中存在的一個突出問題是執行力度不夠，信息化管理工作開展不到位，很難發揮其作用。這就要求在今后的管理工作中，必須要抓好信息化建設的基礎性工作，并且要建立起檔案信息資源數據庫，為信息化管理工作的有序開展奠定堅實的基礎，這樣才能夠確保其執行，進而提升了信息管理的執行力度。[5]

具體來講，在操作的過程中，要建立起資源配置合理、利用方便且特色突出的檔案信息數據庫，能過將各種檔案信息資源配置整合。同時，管理人員需要將企業內部的檔案信息進行深入開發，廣泛開展檔案的文件級著錄標引并錄入到計算機當中，實現檔案由實體管理向信息管理的轉變。對于勘察設計單位來講，會有諸多的數據資源，這就要求在轉變的過程中一定要嚴把關卡，確保數據資料在輸入過程中的精確性。在整個過程中，一定要加大檔案信息化管理基礎設施的投入，確保檔案信息化管理工作有較好的執行力，確保信息化建設持續發展。

（四）建設專業化檔案管理團隊

對于企業來講，檔案的信息化管理工作是一項艱巨且重要的任務，要做好這一項工作，必須要有一只專業化的管理團隊，能夠推動信息化管理工作朝著良性的方向發展。這就要求企業切實將檔案信息化管理工作抓緊、抓實且抓好，并采取科學措施建設管理人才團隊。

企業需要對現有的檔案管理人員進行技能培訓，尤其需要對各級檔案管理人員管理技術、管理方法和新信息應用等基礎性知識進行普及和培訓，提升其專業技能，并在此基礎上逐步的優化管理團隊，實現管理者信息水平的提升。[6]為了應對信息化管理趨勢的發展，還需要提升管理人員的網絡應用能力，培養復合型人才。

積極吸納人才是實現企業檔案信息化管理工作有序進行的重要舉措，企業在招聘過程中可以積極接收計算機專業畢業生，借助其專業化知識，實現信息化管理。并可以通過多種渠道廣聘技術人才，滿足企業檔案信息化管理的需求。

3 結束語

檔案信息是企業經營發展重要的依據，其有序管理能夠為企業發展提供科學的指導。在技術逐步發展的今天，檔案管理也朝著信息化的方向發展，這既是實現資源共享的必然要求，也是提升檔案管理效率和質量的必要途徑。本文以此為中心，結合自身工作實際，對當前企業檔案信息化管理工作中存在的問題從四方面進行了簡要分析，并指出了相應的解決對策，希望通過本文的論述能夠對今后的檔案信息化管理工作起到一定的幫助作用，更好的推動企業的健康發展。

參考文獻

[1] 周大申 淺談檔案信息化建設面臨的問題及對策 檔案管理， 2008（06）：81

[2] 李晶 淺談檔案管理信息化存在的問題與對策 魅力中國，2012（29）：40

[3] 劉藝凱 淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策 民營科技，2011（2）：206

[4] 周麗霞 檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策 黑龍江交通科技，2010（01）：102

[5] 陳志文 方鳳英 淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策 經營管理者， 2014（12）：56

[6] 沈銀嬌 檔案信息化管理存在的問題及其對策 山西檔案，2010（02），35—36