淺析醫院檔案數字化建設

摘 要：加強醫院電子檔案的管理和利用，對于提高醫院檔案管理水平，及醫院的發展具有重要意義。文章結合目前專科電子檔案的管理工作，分析了工作中存在的問題，并提出了一些針對性的解決措施。

關鍵詞：檔案；管理；數字化；醫院

隨著數字信息化的快速發展，越來越多人意識到檔案的數字化建設在檔案的管理中所發揮的重要作用。計算機技術與通信技術相結合產生了新的信息技術產業，過去用油墨、照片、公文以及圖書、影像、文獻資料、醫療信息等，都通過電子計算機對其進行管理，由此而產生了電子文件。對檔案數字化并及時的收集、歸檔，使之得到長期保存，便形成了電子檔案。因此，電子檔案的管理給醫院檔案管理工作提出了更高的要求，成為目前醫院檔案數字化建設的重要內容。本文通過5年來在烏魯木齊市口腔醫院從事電子檔案工作的經驗與體會，淺析醫院電子檔案管理的現狀、問題，對做好檔案管理的提出對策。

1 專科醫院電子檔案的管理現狀

隨著電子信息技術在醫院的普及和醫院辦公自動化日趨完善，電子文件在醫院日常工作 中占據越來越大的比重，醫院電子檔案應運而生，給醫院檔案工作帶來新的生機與活力。我院是一所集醫療、教學、科研于一體的綜合性三級專科醫院，自2006年以來，我院逐步推行HIS系統、電子病歷病案系統和財務管理系統等電子信息系統，這極大地方便了醫院工作的開展，在此過程中醫院檔案工作者也摸索和建立起一套較為完善的電子檔案管理經驗。

1.1 電子檔案不能取代紙質檔案

在醫院的日常工作中，文件都是通過電子文件的形式記錄，并在各個部門之間傳遞，這樣使得醫院的工作效率大大提高了。但是通常在電子文件流轉完畢時，都還需要紙質版就行分類并保存。這種情況，就出現電子文件與紙質文檔同時被保存，浪費了醫院的資源，妨礙了檔案數字化建設。因此，電子檔案只是紙質檔案生成、運轉過程中產生的一個附屬品，沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質檔案的存在。

1.2 電子檔案缺乏安全性

電子檔案室通過計算機對文件就行收集、篩選、分類并進行存儲，都是以電子文件形式收集，然后將其存儲于硬盤或計算機上。這種存儲形式雖然方便了人們獲取檔案信息，同時也存在巨大的安全隱患，例如：檔案信息被篡改或者竊取、檔案資料出現丟失、計算機設備出現故障等。

1.3 電子檔案不鑒定，真偽難辨別

由于電子檔案歸檔極為方便，在日常工作中就容易疏忽了鑒定工作，所有的電子文檔被存檔，一些可以不保存的文檔也被保存下來，這樣使得單子文檔價值和重要性良莠不齊。給電子檔案歸檔的管理帶來了諸多不便。

1.4 領導重視程度不夠、基礎設施不齊全

目前醫院的管理模式，醫院領導僅注重與醫院發展相關的醫療質量與技術的發展、醫療技術人才的培養與學科建設的發展，從而忽視了檔案管理在醫院管理工作中作用和為未來規劃。絕大多數領導都認為只要有紙質的文件即可，而無需做成電子的檔案予以管理。對待醫院檔案管理工作抱著完成上級部門檢查就行的心態，因此，不僅無法激起檔案管理人員的工作積極性。在嚴重落后于其他行業，醫院檔案數字化管理工作也無法有所提高。同時醫院檔案電子化的基礎設施也不夠完備，缺少電子檔案建設中所需要的檔案管理軟件、刻錄機、掃描儀、服務器、存儲等先進設備，不利于電子檔案的長期保存。

1.5 醫院電子檔案管理系統制度不完善

檔案數字化建設是隨著信息化的不斷發發展而產生的新事物，對其可能出現的新問題還不能準確定位，這種情況下，電子檔案管理制度的制度出現了很多問題，許多醫院還是紙質檔案的管理制度。許多醫院沒有制訂電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀相配套的管理制度，更沒有把電子檔案的各工作環節納入到職能科室和檔案部門管理程序中來，致使職能部門與檔案室之間缺乏必要的協調，各自獨立地進行著電子文件的管理工作，很大程度上制約了醫院電子檔案的發展和醫院信息管理整體水平的提高。

1.6 電子檔案管理人員綜合素質較低，電子檔案管理工作質量差

在紙質檔案時代，醫院檔案工作者除了要具備檔案專業知識外，熟識醫院科學研究是其基本素質之一。而進入電子檔案時代后，要求醫院電子檔案工作者除了具備傳統檔案管理所要求的外，還必須熟練掌握運用計算機操作技術、信息網絡技術，否則將無法介入電子文件的形成與保管，也不可能維護電子檔案的完整與安全，對危害電子檔案的諸多因素進行有效防范。

2 推進專科醫院檔案數字化建設的策略

為應對醫院檔案管理存在的不足，更好適應檔案數字化建設需要，根據存在的問題，結合實際工作需要，今后應該采取以下改進和完善對策。

2.1 提高領導對檔案工作的重視程度，大力建設電子檔案

提高領導對檔案工作的重視程度，以及上級主管部門對電子檔案的重視。醫院領導人的管理重點和方向直接決定了檔案管理工作。要讓領導重視醫院檔案工作，尤其是檔案數字化建設工作，就需要將電子檔案工作列入領導的日常管理工作。

2.2 完善電子檔案的規章制度，建立質量管理標準

為有效規范醫學檔案管理各項工作，結合檔案工作的具體需求，需制定健全完善的規章制度，推動電子檔案管理的制度化和規范化是十分有必要的。要結合醫學檔案管理工作，具體制度制定時，參照檔案法、醫院衛生檔案管理條例，結合本醫院實際情況，健全各項制度，有效規范醫學檔案管理整個工作流程。同時，隨著新問題的出現，要根據情況調整完善管理規章制度，從而更好適應實際情況的變化。建立嚴格的管理責任制，明確相關工作人員職責，促進醫學檔案管理工作水平提高。

建立質量管理標準，結合醫院具體情況將電子文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作納入相關人員的崗位責任制中。電子文件歸檔范圍可以參照有關紙質文件的歸檔范圍，劃定保管期限，明確電子文件類型，讓形成電子文件的部門和相關人員了解文件類型和歸檔范圍，形成的電子文件及時備份，避免電子文件被隨意刪除。電子文件的真實性是指文件內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。定稿后的電子文件實行會簽，將簽發人、撰稿人、打印人的名字輸入在每份文件的最后一行，確保文件的真實性。電子文件的完整性是電子文件價值的重要保障。電子文件的完整性是指每一份文件的內容、結構和背景信息沒有缺失。在電子文件收集和積累過程中應當將重要文件的主要修改過程與電子文件一并保留。形成部門應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程管理，保證管理工作的連續性和電子檔案的質量，確保其信息的真實性和完整性，電子文件一旦形成，立即交檔案部門歸檔。

2.3 加強人才培訓，提高管理隊伍素質

加強醫學檔案管理人才隊伍建設，提高檔案管理人員綜合素質，是醫學檔案管理工作順利開展基礎。加強人員的管理專業、計算機應用技術的培訓，或者引進相關專業人才，充實檔案管理工作的人才隊伍。加強管理規章制度、檔案查詢和利用流程、數字化管理、計算機技術操作等方面培訓，促進相關人員業務技能提升，從而使其能夠提供更好的服務。激發檔案管理工作人員的工作積極性，努力做好自己的每項工作。提高責任心，增強服務意識和服務水平，更好適應醫學檔案管理需要。

2.4 確保數字檔案的安全

加大數字檔案的基礎性建設，確保數字檔案的安全。首先提高思想認識，重視醫學數字檔案安全管理工作。其次建立健全的管理規章制度，對電子檔案制作歸檔、保管、查詢、利用等各流程都要制定切實可行的規章制度，確保電子檔案安全。提高殺毒技術、防火墻技術應用，避免病毒及黑客侵襲攻擊，保障檔案信息完整安全。為更好保護電子檔案，還要采用數字簽名、密鑰、數字認證等措施，對訪問電子檔案的人員加強管理，避免數據資料被篡改和丟失，從而實現計算機技術對電子檔案信息安全的有效保護。做好電子檔案備份工作，定期進行檢測和維護，避免數據丟失，確保檔案信息資料的安全可靠。

2.5 加強電子檔案的保存管理

電子檔案應存放注意防磁保護，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子檔案載體與傳統紙質載體不同，要求存放在有控溫、調濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強震、防病毒設施的環境下。還要特別注意對電子檔案進行定期檢測和備份。傳統的紙質檔案都是在文件辦結后在一年內歸檔。電子文件則是全程管理和集成化管理的原則，以功能完善的計算機管理系統和國家相關的電子文件管理的規范為依托，對各種類型的電子文件從產生開始就實行檔案化管理，將電子文件從產生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運動周期實行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實性、完整性及長久保存和有效利用。

3 結束語

檔案的數字化建設對于傳統的檔案管理模式，既是一種機遇又是一種挑戰。醫院需要結合社會發展趨勢及醫院自身的實際情況和特點，對傳統檔案管理模式進行改革創新，引進先進檔案管理技術和全方位服務意識，來促進醫院檔案管理事業的進一步發展。作為醫院檔案工作人員，在醫學檔案日常管理工作中，應該充分認識到存在的不足與問題，并結合具體工作需要，從制度、人員等方面采取完善針對措施，從而提高醫學檔案管理水平，為醫院各項工作的開展提供有力支持。

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作者簡介

許珊珊（1984-），女，新疆烏魯木齊市，漢族，初級，本科，研究方向：檔案。