淺析教學(xué)高校檔案信息化建設(shè)的必要性

孫云喬　石婧　魯晶

【摘要】檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)手段的一種體現(xiàn)。是現(xiàn)代信息技術(shù)眾多信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案部門參與學(xué)校教學(xué)管理過程以及提供教學(xué)資料信息化的具體體現(xiàn)，也是檔案部門進一步深化改革，推動科技進步，提高服務(wù)效率的必然選擇。因此，新的時期必須做好檔案的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高校；教學(xué)檔案；信息化建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)的意義

教學(xué)檔案管理手段如果實現(xiàn)信息化管理不僅僅能提高整個檔案管理人員服務(wù)查詢的工作效率同時也能把管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好、更快地提供檔案咨詢工作以及查詢服務(wù)工作，極大提高職能部門的工作效率。

二、檔案信息化管理模式需要創(chuàng)新

（一）傳統(tǒng)檔案管理面對諸多困境挑戰(zhàn)

新時期下高校檔案管理需要滿足高校在各信息資源整合、開發(fā)運用、決策分析等方面的訴求，體現(xiàn)檔案信息的知識價值與內(nèi)涵。但當(dāng)前檔案管理工作歷史表現(xiàn)先是經(jīng)歷了手工、紙質(zhì)管理階段，后是實現(xiàn)了其與計算機信息化融合的過渡階段，使檔案管理更具便利與先進特性，但隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，面對海量涌現(xiàn)的電子文件也確實顯得疲憊乏力，難以體現(xiàn)檔案管理與借閱人之間的個性化需求。

（二）檔案信息化知識管理與傳統(tǒng)檔案管理具備共性合作基礎(chǔ)

基于有關(guān)文獻的著文表明，事實上目前國內(nèi)高校信息化建設(shè)工作也面臨著較多困境難題。一方面主要問題源于實踐方面，國內(nèi)高校在該領(lǐng)域工作開展多停留在“四不像”的淺表層面上，實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)較為淺薄，且執(zhí)行管理手段不夠徹底。這是因為檔案管理工作理念早已根植各行各業(yè)高校組織機構(gòu)，雖然有些高校不予重視，但不得不承認(rèn)其存在廣泛的認(rèn)可度，而這也恰好為檔案信息化知識管理手段提供了切入的契機，高校檔案信息化建設(shè)工作完全可以憑借檔案管理的成熟理論與實踐經(jīng)驗予以深入融合，使高校檔案管理工作中的大量文件能夠得到持續(xù)的資源開發(fā)與有效整合，以保證高校檔案信息資源的整合與集成，便于高校決策。

三、信息化背景下檔案管理創(chuàng)新的基本途徑

（一）創(chuàng)新思想意識

首先，檔案管理工作人員要知道傳統(tǒng)意義上的檔案管理更多是為思想政治工作而服務(wù)，具備一定局限性：而目前高校檔案管理更多的已過渡到思政工作、教育科研等各個方面。這就需要檔案管理人員在工作業(yè)務(wù)處理時做好思想、觀念、覺悟意識創(chuàng)新的準(zhǔn)備工作。其次，高校檔案管理人員應(yīng)能在例行日常工作中保持創(chuàng)新性思維。為此，這就需要檔案工作人員具備較高的理論知識能力、充分理解能力、客觀認(rèn)知規(guī)律分析能力，需要在工作與平時生活中都能不斷充實自身專業(yè)知識，以使得自身在熟練掌握工作模式的前提下實現(xiàn)思想與實踐行為的同步創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新專業(yè)理論知識

高校檔案管理工作在信息化背景下已經(jīng)與過去大不相同。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)資源的建立、傳遞、調(diào)用等的規(guī)范化管理為主，現(xiàn)階段檔案管理工作門類豐富、復(fù)雜，需要提煉的信息資源更為豐富與多元。因此，這就需要檔案工作人員能夠了解信息化背景下的檔案知識管理模式，能夠?qū)n案信息資源收集、甄選加工、組織評價、智能化管理等的知識管理手段予以掌握。

（三）創(chuàng)新技術(shù)管理手段

高校檔案管理工作的全面創(chuàng)新機制推行，必然脫離不開技術(shù)手段的充分支持。強調(diào)技術(shù)創(chuàng)新的目的不僅是在于履行科教興國與可持續(xù)化發(fā)展戰(zhàn)略。同時，針對高校自身發(fā)展而言，也同樣脫離不開技術(shù)手段的全面加持。檔案管理工作并不是傳統(tǒng)意義上的“紙質(zhì)”管理時代，而是已經(jīng)過渡到了信息化經(jīng)濟時代下的技術(shù)管理階段，需要從檔案紙質(zhì)管理完全轉(zhuǎn)化為信息化的檔案資產(chǎn)，甚至信息文化資產(chǎn)的質(zhì)量化管理轉(zhuǎn)變。因此，在技術(shù)管理手段應(yīng)用方面，一定要適時考慮自身發(fā)展的實際需求，制定嚴(yán)密的檔案技術(shù)管理改革計劃，在檔案信息化資源的采集、開發(fā)、整合等方面能夠保障完整性與時效性。

事實上，檔案管理工作對于當(dāng)前高校而言，更多的是在其各項活動過程予以記錄與成果反映，不論是政治檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟檔案，還是行政檔案等，都需要檔案管理工作進行細(xì)化分類與優(yōu)化管理。因此，這就需要檔案工作人員具備必要的專業(yè)知識理論基礎(chǔ)，能夠在實踐工作中不斷積累經(jīng)驗與實現(xiàn)專業(yè)知識的沉淀，以此才能使得信息化背景之下的檔案管理工作在保障檔案原始性及信息價值的基礎(chǔ)上做出同步創(chuàng)新，便于高校信息資產(chǎn)有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)價值的充分保障與實現(xiàn)，為高校各項組織活動提供適時的參考決策與信息依據(jù)。