關(guān)于檔案工作的規(guī)范化管理

徐　澍

寶清縣機(jī)關(guān)事業(yè)保險管理局，黑龍江　寶清　155600

關(guān)于檔案工作的規(guī)范化管理

徐澍

寶清縣機(jī)關(guān)事業(yè)保險管理局，黑龍江寶清155600

摘要：檔案管理工作在現(xiàn)在的各個機(jī)關(guān)單位都有著不可忽視的作用，規(guī)范的、現(xiàn)代化的檔案管理有利于工作的順利推進(jìn)，尤其是在社會保險單位，由于負(fù)責(zé)的事務(wù)繁多，包括養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、生育等保險管理信息，如果不能及時有序地處理這些信息，就會造成信息混亂、查找不便的問題，因此加強(qiáng)事業(yè)保險的檔案管理是一項(xiàng)重大任務(wù)。

關(guān)鍵詞：保險；檔案；管理

社會保險檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它關(guān)系到每一個與保險有關(guān)的人，千千萬萬的個人保險構(gòu)成了整個社會龐大的保險信息庫，只有保險檔案管理工作做到規(guī)范有序，分類整齊，才能在個體信息查找時快速準(zhǔn)確的提取出來，有條不紊地解決問題，由此可見，建立健全一個規(guī)范化、系統(tǒng)化的保險檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。

一、現(xiàn)在保險檔案管理中的不足之處

(一)檔案意識淡薄

很多單位都不重視檔案管理，只把重心放在業(yè)務(wù)工作上，認(rèn)為檔案管理不能帶來收益，因此不愿意在這方面投入過多的人力物力，招聘一些沒有專業(yè)知識的員工來管理檔案，在基礎(chǔ)設(shè)施的配備上更是不會投資更多的資金，這就使得檔案管理雜亂無章，沒有明確系統(tǒng)的保存目錄，隨意保存，容易丟失，雖然整理保存時很容易，但是對這些檔案進(jìn)行管理就非常困難，查找時更是麻煩，降低了保險單位的工作效率。

(二)檔案管理制度不完善

很多社會保險檔案管理部門都不能完全貫徹落實(shí)國家檔案管理規(guī)定，因?yàn)闆]有人意識到檔案管理工作的重要性，也沒有人強(qiáng)制其執(zhí)行，再加上社會保險檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，[1]各個單位之間沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行困難，這也是現(xiàn)在保險檔案管理的又一大問題。

二、加強(qiáng)檔案工作的管理措施

(一)提高檔案管理的意識

深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，樹立保險檔案意識，保險檔案從形成到使用再到歸檔，在其“一生”中發(fā)揮著不同的作用，檔案管理就是充分發(fā)揮檔案在歸檔后的作用，是對以往工作的記錄，是對日后工作的指導(dǎo)，這樣才能夠積累經(jīng)驗(yàn)，尋找不足，及時調(diào)整，對檔案工作的提升有很大意義。

(二)引進(jìn)專業(yè)人才和基礎(chǔ)設(shè)施

順應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，檔案管理應(yīng)該進(jìn)行信息化處理，這就需要保險事業(yè)管理單位加大投入，招聘有專業(yè)知識的人才，精通檔案管理知識，熟悉《檔案法》，懂得計算機(jī)技術(shù)；另外引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣專業(yè)人員才能發(fā)揮最大的價值，建立健全該事業(yè)單位的保險管理體系，目錄詳細(xì)，條理清晰，便于保存和查找，節(jié)省時間，提高工作效率。

(三)加強(qiáng)對檔案工作者的管理

檔案工作者要有不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步的意識，更新自己的知識存儲，向最先進(jìn)、最有創(chuàng)意的檔案管理單位學(xué)習(xí)，激發(fā)潛能，發(fā)掘價值，努力使自己成為單位需要的復(fù)合型人才。保險事業(yè)管理單位也應(yīng)該定期組織培訓(xùn)，請有成績、有權(quán)威的人來單位做講座，向檔案工作者傳授知識，樹立榜樣，使他們意識到自己身上的責(zé)任，意識到廣闊的上升空間，增加工作人員前進(jìn)的動力。此外，還可以建立獎懲制度，激勵檔案工作者向更加優(yōu)秀的方向發(fā)展，多勞多得，創(chuàng)造更大的價值。

(四)完善檔案管理制度

社會保險檔案管理要向著規(guī)范化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，充分利用現(xiàn)在的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶來的便利，建立保險檔案數(shù)據(jù)庫，對保險的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，系統(tǒng)地傳到該數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)資源共享、自助查詢，方便人民的使用，也減輕了檔案工作者的工作量。與此同時，還要規(guī)范對紙質(zhì)檔案的管理，避免紙質(zhì)檔案的損壞、丟失，按照時間和類別分類存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善處理。當(dāng)然，保險檔案紙質(zhì)資料也不能一直存放，需要定期對這些檔案進(jìn)行查看，除保單送達(dá)回執(zhí)檔案保存期限為2年外，其他業(yè)務(wù)檔案白保險合同終止之日起，原則上至少要保存10年才可銷毀。[2]在這一過程中要嚴(yán)格遵守銷毀流程，對保險檔案進(jìn)行逐一核查，確定其已經(jīng)沒有效力，再由專門人員簽字，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀，以此減少檔案管理工作者的工作量。

(五)組織力量，不斷創(chuàng)新

現(xiàn)代化的檔案管理方式是適應(yīng)時代發(fā)展潮流的趨勢，保險檔案的管理也要與時俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，根據(jù)自身單位的規(guī)模與需求，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系對保險檔案進(jìn)行搜集、整理、存檔，創(chuàng)建保存和查找的橋梁，創(chuàng)新理念，保證工作質(zhì)量。

三、對保險檔案管理工作未來的展望

(一)執(zhí)行依法治檔

《檔案法》是具有權(quán)威性的檔案立法，檔案工作人員應(yīng)該以此為出發(fā)點(diǎn)，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查檔案的前期控制。[3]在未來的工作中，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，對保險檔案管理工作給予合理的法律權(quán)限，增強(qiáng)檔案管理的法律意識，提高工作人員的政治、文化及業(yè)務(wù)修養(yǎng)，對有違法、失職等問題的工作人員追究法律責(zé)任或行政處分，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效、公正。

(二)開發(fā)運(yùn)用檔案

對保險檔案進(jìn)行搜集整理是最基本的一步，之后要對分類后的檔案做分析和預(yù)測，成為有參考價值的信息資源，為日后的工作積累經(jīng)驗(yàn)。此外，創(chuàng)建更加便捷的查找咨詢方式，比如通過電腦版、手機(jī)版的保險檔案管理體系向廣大人民群眾開放，人們可以隨時隨地查詢自己的保險信息，服務(wù)人民，提高社會效益。

四、結(jié)論

隨著社會的快速發(fā)展，系統(tǒng)的、數(shù)字化的保險檔案管理才能滿足信息化時代的要求，要促進(jìn)社會保險檔案管理體系的完善，要從以下幾個方面進(jìn)行優(yōu)化：領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重視檔案管理，投入資金，引進(jìn)專業(yè)人才和基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)對檔案工作者的管理，定期組織講座，不斷完善保險檔案管理制度。此外，要推進(jìn)依法治檔的執(zhí)行，開發(fā)運(yùn)用檔案，發(fā)掘其內(nèi)在價值。

[參考文獻(xiàn)]

[1]鄧青松，王洛平，武鳴城，孫志浩，李東平，周海嚒，劉世豪，黃宗正.完善社會保險檔案管理促進(jìn)保險事業(yè)發(fā)展.建筑工程技術(shù)設(shè)計，2015(26).

[2]馬為民，李文泉，黃宗正，鄭冬英，黎文卓，董存紅，劉世豪.淺談新時期保險業(yè)務(wù)檔案管理——河南省今州縣張北村社會保險管理思路與情況案例分析.山東檔案，2014(4)：51-53.

[3]張洋，李文泉，黃宗正，王志華，周志揚(yáng)，李閆東，寒露雪，楊文嘉，李東平，周志斌，劉文卓.芻議如何加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理——河北何瑞股份有限公司財務(wù)管理情況案例分析.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015(35).

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)11-0242-01