強化醫院電子檔案規范化管理的幾點認識

遲寧

摘 要：近些年來，醫療技術和醫療信息技術日新月異，醫院檔案的管理范圍也有傳統的文本檔案轉變為電子檔案。電子檔案一方面提高了醫院檔案管理的整體效率，同時也帶來了一些新的問題。如何更好地實現手工檔案向電子檔案過渡，怎樣加強醫院電子檔案的規范化管理具有十分重要的現實意義。

關鍵詞：醫院；電子檔案；規范化管理

醫院檔案作為醫院制定計劃的主要依據，對醫院長遠發展有著非常重要的作用。電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

一、醫院電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案的重視程度不夠

在醫院的運行過程中，有些單位對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案管理不能夠給醫院帶來經濟效益，把檔案工作簡單的看成是各種數據的簡單搜集和保存，沒有把檔案工作和醫療工作同步起來。另一方面，檔案管理人員還沒有真正轉變管理思路，管理方法還停留在傳統的文檔管理層面，忽視了對各種電子視頻文件、學術資料、典型醫療視頻資料的整理和歸檔，不利于醫院檔案的豐富，影響了醫院檔案管理工作的順利推進。

（二）電子檔案容易缺失破壞

源于電子檔案的數字化特征，如果管理不善，很容易出現缺失或者破壞的問題。首先，檔案的多頭管理容易造成檔案的丟失。有些電子檔案材料是由多個科室進行保管，缺乏規范和統一的管理，很容易出現電子檔案損壞和丟失現象，影響了檔案管理工作的順利推進；其次，隨著計算機網絡的發展，網絡安全、病毒防范等問題凸顯，如果不能夠有效保障計算機的安全，電子文檔就會面臨被病毒和黑客攻擊的危險；再次，由于電子文檔信息修改的不可識別性和信息載體的分離性，電子檔案的原始記錄內容和形式就不復存在，不利于對醫院檔案的追溯。

（三）電子檔案管理缺乏相應的專業技術能力

近年來，醫院檔案管理的數字化發展趨勢越來越強，電子檔案變的非常普遍。對于電子檔案來說，它是計算機文字處理的最后一個文本，沒有印稿和草稿的區別，也沒有副本和正本的差異，文件和檔案之間很難有個清晰的界限。所以，在醫院電子檔案管理的過程中，一定需要管理人員具備較強的專業技術能力，能夠對電子文檔進行相應的操作，保證醫院電子文檔的規范性和合理性。

二、強化醫院電子檔案規范化管理的對策

（一）優化電子檔案的管理要求

根據當前醫院發展的實際和信息技術發展的趨勢，醫院要進一步明確電子檔案歸檔的范圍以及管理要求。首先，明確電子檔案的采集范圍。醫院檔案部門應該加強對醫院電子文書、電子圖像、影像材料、視頻材料等的搜集和整理，完善電子檔案數據庫；其次，明確電子檔案的管理要求。要根據醫院發展的實際需求，明確電子檔案的管理要求，在檔案管理的具體工作中，工作人員需要第一時間處理醫院相關部門的信息，通過計算機進行數據的整理和匯總，然后通過網絡實現資源共享，確保檔案信息的及時性和有效性；再次，結合醫院實際，編寫《檔案實體分類大綱》等多種規范性文件，統一標準，確保檔案工作的順利推進。

三、優化醫院電子檔案歸檔的具體操作

首先，醫院應該根據實際情況建立一整套《電子檔案管理制度》。在制度的框架下，明確檔案管理流程和相應人員的崗位職責，以便于能夠更好地對醫院電子文檔進行制作和歸檔，實現對醫院電子檔案的全過程控制；其次，合理歸納電子文檔和紙質媒介，實現兩者的相互補充、相互配合。在電子檔案的整理過程中，采用編碼的形式對其進行標準，方便匹配和查找；再次，對醫院陳舊檔案實行“數字化”管理。利用先進的技術設備對檔案進行技術轉換，把紙質版檔案轉變為電子版，進一步豐富醫院的電子檔案數據庫。

四、積極改善電子檔案存儲條件

首先，改善醫院檔案館建設。醫院應該加大財政投入力度，進一步豐富檔案館建設，購置先進的電腦設備、掃描儀、刻錄機等，引入先進的檔案管理軟件，確保電子檔案管理工作的順利推進；其次，優化電子檔案保存環境。依托于載體的特征，建立合理完善的檔案控件，保持良好的濕度和溫度，防止電子檔案的自然老化現象，進一步保障電子檔案；再次，對已歸檔電子檔案載體實行定期有效的檢測和維護，同時保證電子檔案所依靠的技術及相關支持軟件，定期或不定期對其進行相應的復制、轉儲，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存，對于出現破損的電子檔案及時修復和補救，從而更好地保證電子檔案管理工作的有序開展。

信息高速發展對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理方式必然向現代信息化電子檔案管理方式轉變。醫院必須從自身發展實際出發，采取積極的措施，不斷強化對電子檔案的規范化管理，進而更好地為醫院決策層、為醫院建設發展提供有價值的檔案信息服務。

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