基于地方高校人事管理的信息工作

陳靜紅，朱曉燕，黃　晨

(湖北工程學(xué)院 人事處，湖北 孝感 432000)

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基于地方高校人事管理的信息工作

陳靜紅，朱曉燕，黃晨

(湖北工程學(xué)院 人事處，湖北 孝感 432000)

摘要：人事信息資源是高校人事部門的戰(zhàn)略性資源，對它的開發(fā)和利用是人事管理工作的重要內(nèi)容。地方高校的人事管理信息工作，由于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用取得了一定的成效，但隨著高等教育的發(fā)展和人事制度改革的深化，人事管理信息工作稍顯落后。加強地方高校人事管理的信息工作，需要建設(shè)專業(yè)化信息工作隊伍，分梯度研發(fā)人事管理信息模塊，建立人事管理信息互動機(jī)制，提高人事管理信息服務(wù)于學(xué)校決策的水平。

關(guān)鍵詞：高校;人事管理;信息工作

高校人事部門是學(xué)校行政管理的核心部門。高校人事管理工作直接關(guān)系到教職工的切身利益，牽一發(fā)而動全身。因此，人事管理工作的質(zhì)量好壞、效率高低直接關(guān)系到教職工對學(xué)校工作的認(rèn)可度，影響到學(xué)校的辦學(xué)效益。隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，事業(yè)單位分類改革、養(yǎng)老保險制度改革和分配制度改革的逐步深化，地方高校人事管理信息量大幅度增加，信息更新速度明顯加快。人事信息資源是高校人事部門的戰(zhàn)略性資源，對它的開發(fā)和利用是人事管理工作的重要內(nèi)容，是人事管理工作取得成效的關(guān)鍵。隨著國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高人事管理工作的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)人事管理的信息化和規(guī)范化，已成為地方高校人事管理的必然趨勢。

一、地方高校人事管理信息工作的現(xiàn)狀和問題

目前，地方高校大都建立了人事管理基礎(chǔ)信息庫，內(nèi)容包括教職工履歷、學(xué)歷學(xué)位、教育培訓(xùn)、職稱評聘、職務(wù)任免、考察考核、聘期績效考核、工資統(tǒng)發(fā)變動、社會保險、出國出境、錄用調(diào)離、辭職退休等等。人事管理基礎(chǔ)信息具有權(quán)威性、時效性、政策性強的特征。因此，基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫需要經(jīng)常維護(hù)、及時更新，擴(kuò)充相應(yīng)的信息指標(biāo)及代碼，充實信息內(nèi)容，以確保信息的權(quán)威性、時效性。同時，高校人事部門借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，可以避免數(shù)據(jù)的失誤和丟失，提高信息查詢速度，優(yōu)化信息處理程序。

目前地方高校均已建立了自己的網(wǎng)站，使得學(xué)校能突破傳統(tǒng)媒體的限制，實現(xiàn)信息整合、傳播、多方交流的新功能。地方高校人事部門依據(jù)這一大好發(fā)展形勢，基本上都建立了“人事處主頁”，部分人事信息，如工資政策法規(guī)、職稱評審政策、崗位設(shè)置情況、人事管理動態(tài)、師資隊伍狀況、報到離職流程、著名學(xué)者特聘教授崗位、人員招聘信息、工資福利和離退休審核與統(tǒng)發(fā)等，上網(wǎng)發(fā)布。教職工通過網(wǎng)上系統(tǒng)，不僅可以查詢相關(guān)信息，了解辦事工作流程，而且可以直接在網(wǎng)上辦理部分事項。

雖然互聯(lián)網(wǎng)的普及以及數(shù)據(jù)庫處理軟件的應(yīng)用，使得地方高校的人事管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)取得了一定的成效，但隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大、人事制度改革的深化、人事管理信息量的大幅度增加、信息更新速度的加快，地方高校人事管理信息工作稍顯落后。其主要表現(xiàn)在以下幾個方面。第一，在人事管理信息采集、歸類及整理上沒有統(tǒng)一代碼和統(tǒng)一口徑，各部門采集信息碎片化，造成各部門重復(fù)勞動，報送的數(shù)據(jù)口徑不一致，工作人員難以減輕信息處理的事務(wù)性工作。第二，目前地方高校人事部門和教職工的互動仍然以教職工來訪、工作人員接訪的方式為主，網(wǎng)絡(luò)平臺的自助互動功能沒有得到有效的發(fā)揮。這不僅造成了人事工作人員將大量工作時間用于接訪的局面，而且也使得人事管理中的政策執(zhí)行工作推進(jìn)緩慢。第三，由于地方高校人事管理信息化程度不高，所以，在對人事信息進(jìn)行后期分析、整理，并利用分析、整理得到的一些有價值的結(jié)論指導(dǎo)學(xué)校制定選人用人政策、設(shè)計和改進(jìn)績效方案、制定人力資源發(fā)展戰(zhàn)略等方面，信息工作的作用還未得到全面發(fā)揮。

二、加強地方高校人事管理信息工作的措施

筆者根據(jù)多年的地方高校人事管理工作的經(jīng)驗，結(jié)合人事管理信息化建設(shè)的實踐，就加強地方高校人事管理信息工作提出以下幾點措施。

1.建設(shè)專業(yè)化的人事管理信息工作隊伍。要做好人事管理的信息工作，首先就要建設(shè)一支溝通能力強、具有信息知識與技能的人事管理信息專業(yè)人員隊伍，并建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)和信息管理體制。專業(yè)人員負(fù)責(zé)采集人事管理信息，并將各種散亂的、無規(guī)律的、無系統(tǒng)的信息，使用統(tǒng)一代碼加以錄入、整理、歸類，使之成為可供利用的信息資源庫。當(dāng)這種資源庫真正建立起來后，人事工作人員就能減輕一部分事務(wù)性工作，將更多的時間投入到人事招聘、人員甄選、績效改進(jìn)、師資隊伍建設(shè)等戰(zhàn)略性課題研究上。[1]人事管理信息工作涉及到很多新知識和新技能，比如辦公軟件的使用、信息管理系統(tǒng)的使用以及基于云計算和大數(shù)據(jù)的新型數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等等。為保證人事管理信息工作的順利實施，必須不定期地對有關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)軟件使用的培訓(xùn)。

2.分梯度研究開發(fā)人事管理信息模塊。人事管理信息的研究開發(fā)，可以分模塊按梯度逐步進(jìn)行。具體步驟是：首先建設(shè)面向人事工作業(yè)務(wù)的最基本最核心的模塊，如招聘報到模塊、考核評價模塊、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任模塊和工資統(tǒng)發(fā)變動模塊；其次建設(shè)面向人事工作業(yè)務(wù)的相關(guān)模塊，如出國管理模塊、合同管理模塊、師資培訓(xùn)模塊、離校模塊等；更高層次的研究開發(fā)是與人事工作業(yè)務(wù)相關(guān)的信息的外延式擴(kuò)展模塊，如人員經(jīng)費統(tǒng)計分析模塊、師資經(jīng)費分析模塊、師資隊伍管理模塊等。此外，還有與教務(wù)處、科技處、組織部及財務(wù)處等對接的模塊，如教學(xué)、科研、干部管理模塊，教師公寓管理模塊，財務(wù)工資數(shù)據(jù)對接模塊等。按照梯度逐步開發(fā)人事管理信息模塊，既可以提高人事工作的效率和水平，增強人事決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，也可以為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供服務(wù)，使人事管理的信息工作充分發(fā)揮其應(yīng)有的效能。

3.建立人人參與的人事管理信息互動機(jī)制。人事管理的信息互動，能傳遞黨和政府的聲音，了解教職工的訴求和建議，開展對外宣傳。做好人事管理的信息互動，有利于教職工理解人事工作的政策性，便于人事管理工作的推進(jìn)；有利于高校對辦學(xué)中心工作實施引導(dǎo)，規(guī)范教職工的專業(yè)技術(shù)評聘和考核的管理；有利于提升高校績效管理的激勵作用。

(1)設(shè)置能實現(xiàn)有效互動的三級用戶人事管理信息機(jī)制。要實現(xiàn)人人參與的全方位互動，可以設(shè)置三級用戶人事管理信息機(jī)制。具體是：一級用戶為人事處各業(yè)務(wù)部門的工作人員，他們擁有最高的權(quán)限，可以查詢和修改信息，可以控制其他低級別用戶的使用權(quán)限；二級用戶為各二級學(xué)院人事專干，可以查詢基本人事管理信息，集中向人事部門提交人事信息的變動情況，接受人事部門發(fā)送的人員信息變化，對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、打印；三級用戶為教職工本人，僅有只讀權(quán)限，能查詢和打印本人的所有信息。三級用戶實時關(guān)注個人信息變化，可以向二級用戶或一級用戶進(jìn)行互動式溝通，一級用戶根據(jù)文件或政策要求進(jìn)行審核，應(yīng)修改的及時修改，依據(jù)政策不能修改的跟教職工做好解釋工作。

(2)利用公共網(wǎng)實現(xiàn)與社會、其他高校、省人社廳、省教育廳和社保機(jī)構(gòu)的互動。在人事管理信息工作中，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為一種趨勢。人事管理信息工作應(yīng)實現(xiàn)與社會公眾網(wǎng)的連接，使之成為一個多方交流溝通的橋梁。充分利用社會公眾網(wǎng)的優(yōu)勢，及時將可公開的信息資源上網(wǎng)發(fā)布，不僅有利于人事系統(tǒng)政務(wù)公開，接受社會監(jiān)督，而且有利于地方高校人力資源的社會共享，提供社會服務(wù)。在人事管理信息橫向互動方面，可以充分利用高校的數(shù)字化校園網(wǎng)，實現(xiàn)與其他高校、省人社廳、省教育廳、社保局的遠(yuǎn)程通訊和電子政務(wù)，盡量避免公文的實體郵件傳遞，提高公文的交換效率，從而提高工作效率、實現(xiàn)信息良性互動。

4.以人事管理信息服務(wù)于學(xué)校的人才決策。基于人事管理信息中的師資隊伍信息，綜合教務(wù)處掌握的學(xué)生人數(shù)，依據(jù)德爾菲法，可以進(jìn)行師資隊伍預(yù)測。通過對現(xiàn)有教職工的數(shù)量以及學(xué)歷學(xué)位、職稱、年齡結(jié)構(gòu)和在各職位上的分布狀態(tài)的核查，可以了解學(xué)校師資隊伍擁有量及其利用潛力。根據(jù)歷年人事管理信息中的師資隊伍信息，可以找出人事變動規(guī)律，并利用馬爾科夫分析法制定校院兩級人員調(diào)配圖。[2]因此，人事管理信息中師資隊伍的統(tǒng)計分析可以用于學(xué)校的招聘、選人用人決策。人事管理信息中師資隊伍的歷年統(tǒng)計分析以及所揭示的人員甄選效度，可以用于指導(dǎo)學(xué)校進(jìn)行人才引進(jìn)、選人用人制度的調(diào)整。利用人事管理信息，建立師資隊伍培養(yǎng)檔案和優(yōu)秀教職工的成長追蹤檔案，可以從中找出年輕教師成長的規(guī)律。依據(jù)學(xué)校的戰(zhàn)略目標(biāo)以及師資隊伍建設(shè)重點，結(jié)合人事管理信息分析結(jié)果，可以適時調(diào)整與之相關(guān)的招聘策略、績效改進(jìn)、績效考核評價、績效分配方案等，從而使人才決策有利于學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

5.以人事管理信息幫助學(xué)校改進(jìn)工作評價、聘期考核、績效考核。借助人事管理信息，學(xué)校能夠在深入分析高校負(fù)擔(dān)能力、辦學(xué)實際、發(fā)展戰(zhàn)略、師資隊伍培養(yǎng)的指向性和導(dǎo)向性，以及同類地方高校和社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境的基礎(chǔ)上，結(jié)合歷年來績效工資政策實施的分析和人員經(jīng)費的預(yù)決算，實行有效的工作分析評價、聘期考核、績效考核，制定更為合理的績效工資分配方案。有效的績效方案不僅能鼓勵杰出、提高優(yōu)秀教師留置率[3]，而且能有效控制總量。績效獎勵發(fā)放不僅激勵教職工，而且也傳達(dá)了高校辦學(xué)中心任務(wù)和目標(biāo)的信息。績效獎勵是人事管理中的一個手段。依據(jù)人員經(jīng)費的統(tǒng)計分析和高校重心工作的調(diào)整，可以設(shè)計出與地方高校發(fā)展相匹配的績效工資方案，從而讓績效管理成為一個好的管理工具。

[參考文獻(xiàn)]

[1]黃含其,謝陶.論高校人事管理信息化建設(shè)[J].湖南商學(xué)院學(xué)報,2008, 15(6):47.

[2]人力資源和社會保障部人事考試中心.人力資源管理專業(yè)知識與實務(wù)[M].北京：中國人事出版社，2013：61

[3]格哈特，瑞納什.薪酬管理——理論、證據(jù)與戰(zhàn)略意義[M].朱舟，譯.上海：上海財經(jīng)大學(xué)出版社,2005：62

(責(zé)任編輯：張曉軍)

The Information Work Based on the Personnel Management at Local Universities

Chen Jinghong, Zhu Xiaoyan, Huang Chen

(OfficeofPersonnel,HubeiEngineeringUniversity,Xiaogan,Hubei432000,China)

Abstract：The personnel information resources are strategic resources of the personnel department at universities, and the development and utilization of the resources is an important part of the personnel management work. As a result of the application of modern information technology, the personnel management information work at local universities has made some evident achievements. Nevertheless, with the development of higher education and the reform of personnel system, the personnel management information work have fallen behind slightly. To strengthen information work of personnel management ,there is need to create professional information work team, develop the personnel information management modules,establish interaction mechanism with respect to personnel management information, and improve the level of information service for the decision-making of university .

Key Words：universities; personnel management；information work

中圖分類號：G472.3

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：2095-4824(2016)01-0092-03

作者簡介：陳靜紅(1976-)，女，湖北應(yīng)城人，湖北工程學(xué)院人事處經(jīng)濟(jì)師。

基金項目：湖北工程學(xué)院科學(xué)研究項目(201547)；湖北工程學(xué)院大學(xué)發(fā)展與改革研究中心開放項目(HGFGZX2015K02)

收稿日期：2015-12-03