淺析新形勢下高校人事檔案管理工作面臨的問題及對策

陳錦元 山東中醫藥高等專科學校

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淺析新形勢下高校人事檔案管理工作面臨的問題及對策

陳錦元 山東中醫藥高等?？茖W校

摘 要：在高校全面工作中，人事檔案管理工作是人才引進及培養過程中至關重要的一環，然而隨著國家政治體制改革和人事制度改革的不斷深化，高校人事檔案工作開始面臨一系列的新情況和新問題，也暴露出一些不符合當前形勢的工作方法，這些問題的出現需要檔案管理工作者及時創新，提高自身素質，改進工作方法，實現人事檔案管理工作的與時俱進、創新發展。

關鍵詞：人事檔案 新形勢 改革 制度化 信息化

本文為山東省職業教育教學改革研究項目“心理彈性視角下職業院校青年教師心理檔案構建研究”（編號：2015168）研究成果。

一、人事檔案管理目前面臨的新問題

1.廣大干部職工檔案意識有所淡化。個人的人事檔案在其職業生涯和事業發展中都發揮著非常重要的作用，尤其是對高校干部職工來說，無論是職稱晉升、學歷提升，還是職位升遷、辦理各種證明，都需要對檔案進行調取查閱，然而長期以來，檔案作為一項機密材料，很少提供給普通人員查閱，也很少有普通教職工受過專門的檔案管理培訓，隨著人事制度改革的不斷深化，人員崗位流動加快，相當一部分社會用人單位在聘用人才前沒有翻閱檔案的意識，這就導致了大部分干部職工對檔案工作缺乏足夠的重視。而檔案意識的缺失就引發了檔案管理制度不完善、檔案材料短缺、檔案存放混亂等一系列的問題。

2.檔案管理制度有待進一步完善。檔案管理是一項相當嚴肅的工作，對于材料的質量、真實性、客觀性有著非常高的要求，無論是靜態的存放還是動態的管理都應當有一個明確的詳細的制度規范，使檔案管理有章可循。然而目前很多高校人事檔案的管理辦法仍然是沿用多年以前的，對于當前出現的新形勢新問題沒有涉及，只能靠多年形成的習慣經驗來處理新出現的問題，導致檔案管理混亂，部分檔案材料缺失。另外，檔案所用的材料應當高度標準一致，但不少人事檔案仍存在紙張不一致、材料填寫不規范等現象。

3.檔案管理人員能力亟待提高。隨著人事制度改革的不斷發展，部門、單位合并組合頻繁，人員的流動量增大，客觀上造成了材料入檔、整理檔案任務繁重的結果，而各部門、各單位檔案管理往往人員不足，而且調動頻繁，隊伍不夠穩定，多數管理人員并不是檔案管理相關專業畢業的，只是參加工作后逐漸學習，單純依靠繼承工作前輩們的經驗，管理手段較為單一，無法適應信息化的要求，往往被動等待服務對象前來辦理各種檔案業務，沒有主動工作的意識，難以提高檔案工作的質量。

4.檔案管理信息化進展緩慢。目前，高校已經開始采取電子檔案的方式對人員進行管理，但是在人事檔案信息化的過程中，仍然存在一些問題。首先，目前檔案管理的重點仍然是實體管理，大部分材料需要手寫，并且都是紙質材料，統計過程繁瑣，容易損毀丟失；其次，部分高校建立的人事檔案信息庫無法很好地與其他軟件及平臺兼容，造成使用上的不便；再次，當前檔案管理信息平臺呈現出種類多、分工細的特點，相互之間無法交互操作，造成了網絡資源的重復和浪費。

二、改善人事檔案管理現狀的有效對策

1.提高全員檔案意識。以全員培訓的方式，幫助干部職工了解人事檔案的重要性，并熟悉人事檔案的內容、各項手續辦理的基本程序等，從根本上扭轉當前對檔案重視不夠的錯誤觀念，做到人人了解檔案工作、人人會做檔案工作，能夠主動地配合檔案材料的填寫和上交，杜絕檔案缺失、材料填寫不準確等現象。利用各種方式如校園網、宣傳欄等對檔案工作大力進行宣傳，使全體員工了解檔案是維護自身利益、提升自身待遇的重要憑證，是組織對個人進行考察的重要依據。

2.加強檔案管理工作制度化。將檔案管理納入制度化的軌道，針對新形勢、新情況的產生，建立健全檔案管理制度，使檔案管理做到有章可循；要遵照法律法規和規章制度，嚴格按照程序辦事，工作人員要加強對檔案的審核檢查，杜絕錯誤的信息裝入檔案，確保檔案得到妥善保管，避免遺失；要建立檔案聯絡員制度，各部門安排專人負責檔案管理，定期收集，及時移交；應適時擴大檔案存放內容，力求使檔案涵蓋的范圍更廣。

3.打造高水平的檔案管理工作隊伍。高校人事檔案需要高素質的管理團隊來進行管理，定期開展培訓，增強工作人員的事業心、責任心，提高其業務能力和專業化水平，培養其高尚的道德情操，樹立起勤奮務實的工作作風；要以健全的渠道機制引進專業人才，并注重加強對其的培養和鍛煉；經常性的開展討論活動，互相交流先進的工作經驗，實現整體隊伍的共同提高；制定科學的檔案管理人才培養體系，用以老帶新的方式，帶動新進人員盡快熟悉工作崗位。

4.加快進行人事檔案管理信息化建設。人事檔案管理的信息化，就是由傳統的以實體檔案為重心的檔案管理制度，向以虛擬的電子檔案為重心的檔案管理制度轉變。要想順利實現信息化，就要使用統一平臺的人事檔案管理系統，對不同的群體規定不同的操作權限，加強數據庫和計算機網絡建設，對紙質的檔案材料進行統一整合，確保向數據庫移植的過程中不會出現錯漏之處，引進專門的技術人才進行人事檔案網絡系統的維護，并對廣大干部職工進行相關培訓，使其能夠掌握提交檔案材料和進行檔案檢索的基本技能。

總之，人事檔案管理是一項繁瑣復雜而又需要創新的工作，在全面深化改革的今天，為適應科學化和信息化的要求，更好地使檔案管理工作為高校服務、為群眾服務，對傳統的檔案管理模式進行整改，把人事檔案管理與人力資源利用充分結合起來，發揮人事檔案應有的作用，已成為全體高校檔案管理工作者努力的方向。

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