秘書工作的三個“四”

陸平 中國船舶重工集團公司第七二四研究所

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秘書工作的三個“四”

陸平 中國船舶重工集團公司第七二四研究所

摘 要：所辦公室是所領導日常工作的辦事機構，負責所領導的秘書性工作，承擔著對內、對外綜合協調的重要職責。所辦公室秘書工作點多、面寬、量大，如何切實做好新形勢下的辦公室秘書工作，拙文就此問題試做探討。

關鍵詞：所辦公室 秘書 特點 要求

秘書是協助領導處理日常事務和各種辦公室繁雜事務的專業人士。秘書崗位與領導崗位相伴而生，有了領導才有秘書的存在。當今社會的秘書，在本質上是領導人工作的助手，既不能缺位無所作為，也不能越權胡作非為。筆者作為科研院所的一名秘書，淺談一下對秘書工作的理解。

一、所辦公室秘書工作的特點

要做好所辦公室的工作，首先就要了解辦公室工作的特點，個人認為有以下四個特點：

（一）綜合性。所辦公室承擔全所行政、外事、通訊、公文、印章管理等工作；負責所領導的服務保障工作及其他單位領導來所的接待工作；組織協調有關部門之間的工作。事情多而雜，對口聯系的部門也很多，內容涉及方方面面，具有很強的綜合性。

（二）樞紐性。所辦公室是上情下達、下情上達的中轉站。一方面，所領導的有關指示要通過辦公室秘書傳達到有關部門；另一方面，有關部門和人員的意見、報告又通過辦公室秘書上達到所領導。由此可見，辦公室秘書具有明顯的樞紐性。

（三）時效性。辦公室的工作主要是辦文、辦會、辦事，時限要求很強。做事要條理分明，按時按點完成。所辦無小事，拖延可能會誤大事，一定要及時認真完成。

（四）服務性。所辦對內要服務所領導以及各機關、基層部門，對外要負責外來單位的接待，可以說是一個窗口部門。由于工作接觸面廣，辦公室秘書的工作作風和工作態度能體現一個部門、一個單位的精神面貌。因此，辦公室秘書要把服務意識深烙心中，盡力為領導、來賓提供優質的服務。

了解了所辦公室秘書工作的特點，就需要秘書人員針對工作特點，加強自身業務修養，鍛煉提高相應工作能力，這對秘書做好本職工作有重要意義。

二、做好秘書工作要樹立“四心”意識

態度決定成敗。本人以為秘書人員要具備“四心”才能把工作做好。

（一）責任心。責任心，是開展好工作的立足之本。一個人的責任心如何，決定著他在工作中的態度，決定著其工作的好壞和成敗。人若是沒有熱情，他將一事無成，而熱情的基點正是責任心。有了責任心，才會認真地思考、勤奮地工作、細致踏實、實事求是；才會按時、按質、按量完成任務，圓滿解決問題；才能主動處理好分內與分外的相關工作。

（二）細心。細節決定成敗。習總書記在同中央辦公廳領導干部座談時提出要牢記“天下大事必作于細”、“慎易以避難，敬細以遠大”的道理，無論辦文辦會辦事，都要一絲不茍、嚴謹細致、精益求精，于細微之處見精神，在細節之間顯水平。秘書從事的工作有的事雖細小，卻關聯全局，有的一個延誤或做得不周到會造成難以補救的后果。要認識到領導身邊無小事，事事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意。“腦筋要多動，嘴巴要少用”，尤其在我們秘書崗位，做事情更是要事事細致，處處踏實，多思考，確保事情圓滿完成。

（三）耐心。耐心體現在對內、對外兩方面。對內，部門之間的協調溝通要耐心，有誤會要心平氣和解釋清楚，消除誤解和曲解；對外，要耐心接待外來賓客，體現自己良好的職業道德素質，維護單位和部門的形象。耐心還體現于對瑣碎、繁雜事務和重復性事務的認真踏實而一絲一茍的工作態度。

（四）熱心。所謂熱心就是要對工作投入熱情，做事情如果沒有熱情，那么效率就會很低。如果我們充滿激情去完成一件事情，事情也將完成的更出色。不管工作還是生活，都應該熱心去做，不能事不關己一推了事或一躲了之。

三、做好秘書應練就四種能力

能力決定水平。有了正確的工作態度還不夠，秘書人員還要具備相應的職業素養，學習并掌握過硬的工作技能，提高自身的工作能力，促進工作成效和水平的提升。本人認為秘書人員應練就以下四種能力：

（一）組織能力。秘書工作的綜合性很強，本質上是領導人工作的助手，因此秘書要有較強的組織能力，要用系統的觀點統籌安排工作，要為各種會議和活動作計劃并落實安排，避免出現有手忙腳亂的情況。

（二）溝通能力。秘書需要根據領導的指示和要求，進行內外上下之間的工作關系協調，并忠實地體現領導的意志，同時對班子成員間的關系中也起著非常重要的作用。秘書有時還需要代表領導與客戶打交道，并要處理好與同事的關系，因此，要具備善于協調單位內外部關系的能力。溝通過程中要懂得原則和靈活相結合，這樣處理事情才會事半功倍。

（三）學習能力。人的一生就是一個不間斷的學習和實踐的過程。要做到博學之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之。秘書人員一方面要通曉辦事的程序和流程，提高辦事效率，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和領導是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面，要具備扎實的文字功底，要加強寫作實踐，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。

（四）團隊合作能力。企業辦公室實際上是一個秘書團隊，相互間的密切配合和協作對于充分履行好辦公室的職能發揮著極其重要的作用。有時秘書還要參加到許多實際項目中去，而這些項目都需要一個團隊而不是單個人不完成，因此良好的團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。

總之，所辦公室秘書承擔著協調、服務、督辦、信息傳遞等基本職能，簡單概括就是“辦文、辦會、辦事”。作為辦公室秘書，要緊緊圍繞中心任務，把握“四個”特點，樹立“四心”意識，提高“四種”能力，與時俱進，開拓創新，將辦公室秘書工作做得更好。

參考文獻：

[1]王英.淺談秘書工作與企業發展之間的關系.東方青年教師.2012

[2]楊珣艷.淺談企業的秘書工作.企業技術開發.2009.28