淺析建設項目檔案管理存在的問題及改進對策

黃思梅

摘 要：當前我國部分建設項目檔案管理過程中存在著“檔案管理與項目建設發展水平相脫離”的問題，筆者認為之所以會出現這樣的問題，一是由于相關項目建設負責人對于檔案管理的重要性缺乏準確的認知，二是缺乏專業的檔案管理人才。對此，本文將針對這兩方面原因以及由此生成的問題與現象，分別從四個角度提出針對性的解決措施，望能促使建設項目中的檔案管理人員充分認識到自身工作的重要性之所在，從細微之處做起，提升檔案管理能力和工作水平。

關鍵詞：建設項目檔案管理；信息化建設；檔案管理進程

隨著我國當前社會經濟水平的不斷提升以及市場經濟體制的不斷完善，傳統建設項目在投資、開發、管理以及建設等方面也出現了一系列的變化，而這些變化也促使相應環節當中的檔案管理工作也必須面對社會現狀，有所調整和變革，有所發展與創新。

1 脫離項目發展客觀實際的問題呈現

（一）缺乏高水平的專屬項目檔案管理人才

當前我國從事建設項目檔案管理工作的人員當中，普遍存在著整體素質不高的現象。因為很多項目領導層對于檔案管理工作缺乏清晰和準確的認知，片面認為其只是簡單的收集資料、歸納整理類的行政工作，誤以為任何人都可以勝任，導致該崗位真正意義上對于建筑學、工程學甚至造價成本管理有所理解的寥寥無幾。所以現有的檔案管理工作并不能真正意義上服務于項目建設，以至于項目前期開發備案、工程施工、后期竣工驗收、試生產使用等環節所產生的大量檔案文件，并不能得到很好而系統的歸納和分類，造成后期查找利用的困難；加上有的基層單位檔案人員變動頻繁，項目資料缺乏持續有效的管理，于是很多項目在最終完成交工的時候，檔案資源七零八落、難以收拾，完整性也較差。

（二）檔案管理重視程度不足

建設項目管理人員對于檔案工作重視程度的缺乏除了表現在人才選擇和引入方面，還有在投入和管理方面的不以為然和無所作為。檔案管理作為建設項目過程中從頭相伴到尾的一項工作內容，環環相扣、關聯性極強，竣工驗收環節必然會影響到日后的銷售或生產使用、項目用地規劃必然會影響到后期的建筑規劃，土地開發必然會影響到之后的用地規劃，如果前一個環節投入的精力不足，那么后續工作必然將會以更加復雜、更加繁瑣的狀態展開，從而造成難以想象的成本消耗與浪費。例如企業年檢或者資質辦理時，需要用到大量的建設項目批復、規劃許可等文件，如果前期做好掃描件備份，那么后期整理報送材料即便可省時省力，否則臨時調檔，各種復印、資料收集，繁瑣且耗時。

另外，大部分項目從土地批復開始，整個建設期呈現出戰線之長，涉及施工隊伍之多、人口流動頻繁的特點，這就導致了項目建設過程中，檔案資料的交接、轉移，管理人員直接的交接溝通，時常處于混亂無序的狀態，尤其是在沒有明確檔案管理交接轉移流程制度或者相關規定的時候，建設工程中項目對接人員的變動、施工用料、設計圖紙和其它用料技術的變化不能夠實現快速準確的對接，故而項目建設過程中，因為檔案管理權責不明確所引發的大量的工程變動與更改失誤，一旦發生，將給整個項目造成巨大的損失。

2 針對建設項目檔案管理的改進策略

（一）創新檔案專業人才管理機制，加強建設項目檔案管理人才的引進與培養。

項目檔案管理工作質量如何歸根結底要由人來決定。要整體提高現有項目檔案隊伍的業務水平，可采取“培養現有人才，引進專業人才”的方法。首要環節是加大檔案人才的培養力度，努力提高重點建設項目檔案工作人員的素質。對現有的檔案人員，可以通過培訓學習提高檔案人員的敬業精神，不斷拓寬知識面，優化知識結構，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和業務技能。同時引進與培養相結合，要加強引進檔案專業中高級人才，既要引進有深厚檔案理論功底的科班出身的專業人員，也要考慮有項目檔案管理實踐經驗的專門人才。只有這樣，才能使企業檔案管理部門具有合理的人才結構，以滿足新時期檔案工作的需要，為項目建設服務。此外，項目檔案的管理具有時間跨度較長、連續性較強、專業性要求較高等特點，應制定合理的競爭機制和激勵機制，適當提高項目檔案從業人才的待遇，吸引人才，留住人才，保證檔案從業人員的相對穩定。

（二）提高對于檔案管理的重視程度，管理好與檔案產生的每一個項目環節的收、歸工作

建設項目檔案管理工作貫徹項目建設的始終，因此對于項目管理者而言，要充分重視對其的管理工作，充分把握好項目“從無到有，從有到終”過程中所生成的所有重要文件的管理工作。而對于具體的管理人員而言，要基于建設項目的具體特征，根據其建設的固有規律，對整個建設過程做好統一、完整的規劃，對于能夠預料到的資料、文件及時收集、妥善管理；對于建設過程中非正常流程所形成的檔案，也要盡可能地收集、做好分類保管，因為這些“始料未及”的資料很有可能會成為日后項目驗收或者項目改擴建的重要資源，且與后續項目流程亦存在一定的關聯性。從細節來說，檔案管理工作者首先要從項目建設的初始階段介入到工程的各個方面，對項目文件進行全生命周期的管理，做到“四同步”；其次，應在合同中明確各方在基建檔案管理中的責任，以便其能夠準確予以配合；再次，由于施工與檢查同步、收集與管理并存，檔案資料的收集是一個不斷豐富、不斷補充的過程，因此管理人員必須隨時隨地做好盤點整理、定期進行抽查檢驗，保持檔案的完整性、及時性和快速更新，以備不時之需。

（三）制定檔案管理制度，對項目進程中各個環節的檔案生成與管理進行有效規定

以筆者所在的石油化工行業的項目為例，其整個建設過程涉及到項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘察、設計、施工、調試、生產準備、竣工、竣工驗收、試生產使用等多個環節的工作過程，而且多數情況下這些工作流程分屬于不同的團隊，整個建設過程中，用料的更換、設計圖紙的調整、方案的選擇與實施，都不是僅靠一個團隊就能決定或選擇的，而當不同的團隊共同來進行一項內容的變更和選擇時，就會產生新舊檔案之間的交替，在這個過程中就需要制定完善的檔案管理制度，將交接人、經手人、接收者進行明確的安排以及工作內容的說明，將檔案產生以及交接過程中所涉及到的方方面面進行嚴格而明確的規定以及權責的落實。例如在項目檔案管理當中，勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、監理單位應根據城建檔案管理機構的要求，對歸檔文件完整、準確、系統情況和案卷質量進行審查。由于項目建設活動具有動態性，項目檔案就要相應的進行不斷的修改和補充，設計、施工及監理單位要建立有效的控制措施，以確保在工程建設過程中文件版本的有效性。這樣做一來是保證對于項目建設的嚴謹負責，二來是避免個人決策失誤為項目建設帶來難以預估的損失。

（四）加強檔案管理的信息化進程，提升工作效率和質量

隨著當前項目建設節奏頻率的不斷提升，檔案管理必須隨時保持一種便捷高效的狀態才能適應快速發展的建設工程需求，加強檔案管理的信息化建設成為了順勢之舉。傳統紙質檔案管理最不便捷之處在于存儲需要占據大量的空間，以及查找使用時的不便，鑒于此筆者認為，當前建設項目的檔案存儲可以充分引入電子介質，廣泛采用電子檔案、數字存儲、多媒體記錄、網絡查詢以及電子調閱等。比如國外諸多發達國家，項目建設的電子化檔案管理已經成為一種全面普及和使用的管理方法，我國的建設項目可以與此進行充分借鑒，在保障檔案信息安全的情況下，逐步實現信息化進程，推動項目建設的后勤后備工作更加快速、便捷地開展。

3 結論

綜上所述，項目檔案管理工作是輔助日后各項生產活動展開的重要基礎，而為了使其能夠更好地服務于項目建設工作，檔案管理人員必須充分認知其重要性，認真跟蹤項目建設的每一個環節，讓不同步驟的檔案環環相扣、有效統一，依托現代化的科學技術以及網絡設備，逐步推行檔案管理的現代化與信息化，在不斷推行和落實檔案管理制度的過程中，讓其真正意義上成為推動項目建設的有力保障。

參考文獻

[1]王燕.基本建設項目檔案管理創新體系建設初探[J].北京建筑工程學院學， 2011，27（2）：77-80.

[2]陶巖.淺析重大建設項目檔案管理工作[J].神華科技， 2011， 09（4）：11-13.

[3]王玉梅，王鳳軍.企業建設項目檔案管理的思考[J].辦公室業務， 2013（3）.

[4]劉海波.重大建設項目檔案驗收準備工作[J].河南科技月刊， 2010（14）：93-94.

[5]解連枝.論加強檔案人才隊伍的建設[J].山西大同大學（社會科學版），2011，25（03）.