重大固定資產投資項目歸檔控制策略

張建銘 徐敏 楊禮兵

【摘要】本文根據項目歸檔管理經驗，從明確歸檔責任制、恰當控制歸檔節點、制定歸檔計劃、加強業務指導促進歸檔幾個方面闡述了重大固定資產投資項目歸檔控制的一些方法和策略。

【關鍵詞】固定資產； 項目歸檔；控制策略

從2010-2015年，我所承擔的多項國家重大固定資產投資項目進入密集驗收階段，針對項目實施周期過長，工藝設備組成復雜的項目，我們采用了分年度、分階段、分子項、分系統等多種做法結合的方式控制項目文件及時歸檔，避免了突擊歸檔帶來的一系列人力、物力不足影響質量問題，保障了項目順利通過國家竣工驗收，本文對分段控制歸檔的一些具體做法和策略進行了闡述和總結。

一、明確收集和歸檔控制責任制

按國家重大項目建設規定，項目檔案包括工程準備階段文件、施工文件、監理文件、竣工圖和竣工驗收各階段文件。根據我院和我所情況，項目各階段由不同的單位、部門來實施管理，文件產生錯綜復雜。因此，根據項目管理、實施及文件產生情況，明確檔案工作牽頭責任單位及文件的收集歸檔責任是做好項目歸檔控制的首要任務。首先，所統一構建檔案工作體系，明確檔案管理組織機構及職責。從領導決策層、管理機構層、任務承擔單位幾個層面明確了相應的職責，管理部門間明確分工、密切合作。同時，各部門明確設置專、兼職的檔案管理員，從事具體的日常收集和歸檔移交管理，做到了專人負責、統一管理，從計劃、收集、歸檔幾個執行層面保障了檔案的管理工作的常態化運行。其次，完善制度、明確歸檔范圍。根據國家和院固定資產投資管理相關辦法，所辦先后組織編制了《流體物理研究所科學技術研究課題文件歸檔管理實施細則》《流體物理研究所重大科學儀器專項文件歸檔管理實施細則》《流體物理研究所檔案綜合管理實施細則》等制度，明確了我所固定資產投資項目和科研課題從立項、實施、竣工各階段產生的資料的收集、整理、歸檔范圍及具體管理。最后，項目檔案進行統一管理，項目一旦立項，檔案管理部門即指定項目檔案管理員，制定歸檔計劃，按項目進度分段、分項收集整理，及時檢查檔案質量和完整性情況，并依據歸檔要求和合同進行追溯或考評，確保項目檔案的完整性。

二、 恰當控制歸檔時間節點

正確選擇歸檔時間，對于維護項目檔案的完整與安全，確保管理部門和實施單位正常的工作次序具有重要的實際意義。歸檔時間過早，會影響管理部門和實施單位對文件的使用；后續文件的頻繁補充歸檔，影響項目檔案的成套性和系統性，也影響檔案部門正常的業務開展。歸檔時間過晚，文件長期滯留在單位或個人手中，容易散失、損壞，還會對文件形成部門造成負擔；突擊歸檔會增加檔案部門對文件接收整理的困難，影響項目檔案的質量。熟悉項目管理的全過程，掌握從立項審批、項目管理、基建施工、設備采購、竣工驗收全流程的各項工作的重點，恰當利用招投標完成、子項驗收、年度考評、成果鑒定、項目驗收等時間節點組織歸檔，可保障項目歸檔工作有序進行，提高項目檔案收集的質量和效率。

（一）招投標完成后收集工程準備階段文件。根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28）和《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328）的要求，工程準備階段文件包括：立項文件、建設用地征地拆遷文件、勘察測繪和設計文件、招投標文件和相關的管理（計劃、財務、審批和單位）文件。該階段文件涉及到的單位、管理部門多，產生的文件跨度時間長，類型復雜，使用頻繁，文件的保密性也很強，是項目檔案收集中的難點，適時控制收集時間是關鍵。

在項目招投標完成后是收集工程準備階段文件的較好機會。第一，通常情況下，招投標前已完成各種審批，具備施工條件，建議書、可研、勘察、設計、拆遷各階段文件已基本成套，較為齊全完整。第二，招投標完成后，招標、評標、投標文件齊全、完整。此時，除中標單位文件外，其他文件較少使用，招標代理單位可及時整理移交建設單位，如不及時收集歸檔，極易造成文件缺失。第三，此時即將進入施工階段，與施工單位簽訂合同，項目重點移到現場的施工、監理管理，管理部門可對整個項目進行梳理，便于工程準備階段文件的歸檔整理。

（二）子項工程竣工驗收后收集施工文件、監理文件和竣工圖。重大項目的基建施工通常按子項進行施工、驗收和交付使用。目前基建施工單位多數采用項目負責制方式組織施工，有項目時組建，項目完成后即解散。通常在驗收階段，相關行政管理部門、行業對城建檔案整理規范和歸檔責任有明確要求（如：建設工程文件歸檔規范GB/T50328）。對于涉及子項較多的項目，建設單位需抓住項目驗收節點收集各子項的施工文件、監理文件和竣工圖，按子項收集可提高項目檔案管理的效率和質量。

此階段由于施工產生的文件資料較多，案卷內文件的整理工作多在施工單位和監理單位，由當地建設行業或檔案主管部門規定，一些具體要求，如審批流程、原件存址、歸檔范圍、卷內文件排序、保管期限等各地稍有不同，施工單位和監理單位之間有交叉或職責不同之處。此時進行施工階段文件的歸檔工作便于各方之間的溝通交流，落實具體文件規范性整理工作，如文件的有效性、施工圖的制作、驗收會議資料整理、單項審計資料歸檔、缺失文件的追溯等，保障子項施工文件的齊全完整。

（三）年度考評和成果鑒定階段收集科技文件。我所承擔的國家固定資產建設項目還有一塊投資比例較重的部分是主工藝設備的研制，涉及到各項子系統，其研制方式包括自主研制、委托研制、進口代理、物資采購等多種，涉及面廣，程序多，通常由所屬科研領域（研究室）按課題來執行。該部分內容按課題、系統、單臺套設備進行收集整理，可利用年度考評、成果鑒定時間節點收集歸檔。

2012年開始，我所制定了《流體物理研究所科學技術研究課題文件歸檔管理實施細則》《流體物理研究所重大科學儀器專項文件歸檔管理實施細則》，對按課題管理的設備研制項目文件歸檔考核辦法做了相關規定，每年的第一季度結束，科研技術處提供上一年度的年度科研課題計劃歸檔清單，所辦公室制定歸檔時間計劃進度，各領域（研究室）按照時間進度組織科技文件材料歸檔。課題負責人要對全套材料進行把關，并按要求初步整理成卷，填報歸檔文件清單，匯總并經相關負責人審查通過后，移交檔案室。原則上要求每年第三季度前完成上一年度的科研課題的歸檔工作，歸檔完成情況納入年度目標考核、成果鑒定及科研人員職稱申報。

（四）驗收結論下達實時歸檔。項目驗收前，由檔案部門對項目檔案進行單項驗收，保障了項目檔案的規范性、齊全性和完整性。此時，可抓緊補充變更、調整、整改、單項驗收等文件，管理部門完成環評、職業安全衛生、審計、檔案等單項自查情況報告、單項驗收申請及相關驗收總結。驗收會上，還會產生技術總結報告、項目管理總結報告、專題影像片、會議驗收結論等文件，此時應加強與管理部門溝通，實時歸檔，文件成形或處理完畢后即歸檔，可保障項目檔案的完整性，利于后評價管理工作。

三、 制定歸檔計劃、業務指導歸檔進程

根據以上歸檔時間節點和項目工作計劃，檔案管理部門及時制定項目的歸檔及驗收計劃，對歸檔單位進行及時的業務指導，通過前、中、后期工作的介入，減少了整改的反復次數，從整體上提升歸檔文件的完整性，保障項目檔案管理工作的有序進行，提高了工作效率。

（一）前期：通過完善規章制度、簽訂合同時明確歸檔要求、加強檔案人員業務能力培訓等幾個方面介入項目檔案管理工作。

（二）中期：主要是加強與相關業務部門的溝通，掌握項目進展情況，對承擔單位進行收集指導，對科研、基建、設備、軟件等進行分類收集指導工作，通過這些方法，及時有效地解決了收集過程中出現的問題，掌握了項目資料收集狀況，避免不清楚是否該歸檔、保存不好等原因造成階段性缺失文件。

（三）后期：主要是通過制定驗收計劃，參加驗收，歸檔過程中加強重要、關鍵檔案的質量檢查、請檔案館幫助預驗收檢查等方面加強了監督檢查工作，督促完成歸檔，保障了歸檔文件的規范、齊全和完整。

四、總結

通過以上辦法的靈活運用，四年時間，我所完成了13個（總投資20多億元）固定資產投資項目的檔案的歸檔和驗收工作。總之，要提高項目檔案管理質量，檔案人員必須跟蹤項目，從源頭開始，明確歸檔職責，抓住各個有利時機，制定計劃，加強業務指導管理，靈活運用各種策略。只有將檔案工作控制到文件產生的各個環節，具體到每一份文件的掌控，每一次合同的交付，每一項驗收中資料的審查，才能從根本上提高項目檔案的整體質量，確保項目檔案收集的高效、系統和完整，確保順利通過驗收。

【參考文獻】

[1]王傳飛、張斌主編 科技檔案管理學（第三版）.中國人民大學出版社， 2012.4

[2]姬廣鵬.電力企業跨區線路工程項目檔案收集工作的實踐.中國檔案， 2013（11）：66-67.

[3]么甜甜.淺談企業日常積累科技檔案的重要性.中國檔案， 2013（9）：62-63.