檔案管理中條碼技術的運用分析

范暉

【摘要】在現代化的檔案管理中，一些先進的管理方法逐漸得到了廣泛的應用，不過這些技術的使用也存在一些問題需要進一步改善，檔案管理機構的計算機管理系統對檔案的后臺數據處理水平比較高，為檔案部門的發展提供了更多有價值的數據信息，但是在管理系統的前端，對數據的采集、整理以及利用方面的手段還比較落后，造成了人力、物力的浪費，也降低了數據的精準性，條碼技術的運用可以較好地解決這一問題。

【關鍵詞】檔案管理；條碼技術；運用

條碼技術的應用在數據標識以及數據的自動輸入工作中屬于一種有效的手段，條碼是一組根據編碼規則排列的條、空的符號組合，以此來表示特定的字符、數字與符號組成形成的信息。檔案管理工作需要適應時代的發展特點，不斷引進新技術、新理念去實現與時俱進，對檔案管理中存在的問題與矛盾進行解決，條碼技術就是一項新型技術，在檔案管理中有較大的應用前景。

一、條碼技術的特點分析

條形碼技術包括條形碼編制規則、條形碼譯碼技術、數據通信技術等，屬于一門綜合技術，任何條形碼都是依據預先規定的條形碼編碼規則及技術標準，由條和空構成的。條碼中條與空組合之后能夠傳達特定的信息，用相應的設備對其進行讀取，然后轉變為可以與計算機兼容的二進制或者十進制的信息內容。

在條碼技術的應用中主要具備幾個方面的特點，第一就是準確性特點，使用鍵盤輸入每三百個字符就會產生一個錯誤，但是使用條碼輸入每一萬五千個字符才會出現一個錯誤，大大降低了信息輸入的出錯率。第二就是提高了輸入速度，根據調查發現使用條碼輸入比鍵盤輸入速度快5倍之多。第三就是應用的實惠性，條碼技術的應用與推廣比其他類型的自動識別技術的費用更加低，能夠起到節省資金的效果。第四是靈活性特點，對條碼符號可以進行獨立的識別，也可以與其他設備系統進行連接達到自動化的識別，也能夠與相應的控制設施相結合形成系統化的自動管理。第五是自由度大，條碼標簽與識別設備的相對位置具有較大的自由度，比OCR使用方便，如果條碼出現缺損還可以使用相同的條碼完成信息輸入。并且識別條碼的相關設備具有比較簡單的結構，操作方便，不需要進行專門的培訓，條碼標簽能夠直接進行印刷，制作過程非常簡便。

二、檔案管理中條碼技術應用的問題

條碼在檔案管理領域應用的時間還不長，一部分工作還處于起步與摸索的階段，其具備的功效也還沒有完全顯現出來，從實際工作來看主要存在3個方面的不足：第一就是條碼技術的相關軟件應用不規范，在檔案管理中對一維條碼技術進行的數據檢索以及制作有著嚴格的要求，條碼技術的使用單位具備較為明確的規范，在檔案術語中也能夠統一的管理數據項，但是在實際檔案管理中，會因為軟件開發主體以及主體具備實力的差別，再加上檔案管理人員參與度的不同，會使得軟件產品在項目設置以及文件標識設置等方面存在很大的差異。

第二就是檔案對著錄信息的管理缺乏標準化與精準化，條碼技術應用的價值主要體現在它存儲的重要數據信息上，在文件查詢或者檔案檢索工作中，實行的組合檢索方式，其標題與主題詞是最常使用的檢索項，比如有的單位在設計機關公文一維條碼系統時，可能會將文件標題這一檢索項設置為“可選項”，在實際的檔案管理中可選項通常是不被著錄的內容，進而就會對其進行忽略，最終這部分的信息就會存在著錄不全或者著錄困難的問題。

三、檔案管理中條碼技術應用的改進策略

為了提高檔案管理中條碼技術的應用水平，需要注意實施幾個方面的改進策略：其一就是形成正確的軟件開發標準，用戶會根據自身的需求去要求計算機程序設計人員開發相關的應用軟件，如果在設計中存在溝通不充分的情況，就會降低軟件的實用性及先進性特點，使得用戶得到滿意度比較低的產品，所以在檔案管理中需要做好相關技術的設計溝通，還應該重視用戶的反饋以及軟件的實際性能。

其二需要對條碼的制作中涉及到的數據項的著錄進行嚴格的管理，在檔案管理工作中，檔案每年的收集數量都是以千為單位計數的，登記其中的一項就會占據管理人員大量的工作時間，如果出現數據項不完整的情況還會額外增加登記工作的難度。有效的檔案信息對于檔案的查找以及統計等工作是非常有利的，要想使條碼技術的作用得到充分的發揮，就需要形成對檔案信息的規范、精準的管理。在檔案管理中應用條碼技術還需要強化介入意識，對檔案形成階段的條碼制作工作進行嚴格的把關，一維條碼有著一次錄入、多次輸出的性質，使用這一條碼技術能夠顯著減少檔案流轉環節錄入的工作量，對實現檔案管理的數字化發展是非常有利的。所以，在日常的檔案管理中應該不斷增強管理人員的責任意識，加強對檔案形成階段的制作條碼的相關工作，使得條碼技術能夠為檔案管理工作的完善作出更大的貢獻。

四、結束語

在檔案管理中人們對現代化的管理手段更加關注，條碼技術的不斷推廣應用也對檔案管理改革提供了技術上的支持，條碼的類型比較多樣化，具備不同的特點，在實際的條碼技術的應用中需要依照條碼在檔案管理中發揮的作用以及經費等狀況去進行條碼類型的挑選，促進檔案管理的規范化、現代化的發展，使得檔案的自動化管理更上一層樓。

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