鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑探討

鄧婷芳

摘 要：檔案管理是鄉鎮政府日常管理工作的重要組成部分，隨著信息技術的迅猛發展，鄉鎮政府的檔案管理工作也逐漸走上了信息化建設與發展之路。文章結合鄉鎮政府檔案管理信息化建設的意義，揭示了鄉鎮政府檔案管理信息化建設的必要性，然后結合鄉鎮政府檔案信息化管理存在的問題，就如何解決這些問題提出了幾點建議，希望能為鄉鎮政府檔案管理信息化建設提供參考理論。

關鍵詞：鄉鎮政府；檔案管理；信息化建設

檔案管理信息化指以現代信息技術為支撐，對檔案信息資源進行信息化加工、存儲和管理的信息化管理狀態。檔案管理信息化的本質是檔案管理重心由實體檔案向電子信息的轉變。但是，檔案管理信息化又不同于檔案資料數字化，它需要在有關部門的統一規劃和組織下來進行，也要體現檔案信息化管理在傳輸、形式、利用方面的特點和優勢。鄉鎮政府檔案管理工作是基層組織管理工作的重要環節，在信息化背景下，加強檔案管理信息化建設，也成為鄉鎮政府檔案管理工作努力的新方向。

一、鄉鎮政府檔案管理信息化建設的必要性

鄉鎮政府檔案管理信息化的主要內容有：檔案資源的信息化轉變；對檔案資源信息的信息化接收、管理、整理、存儲和使用；信息化電子檔案體系建設，信息化檔案共享。檔案信息化管理具有以下優勢：（一）與傳統的以檔案實物管理為主的檔案管理相比，信息化檔案更加易于保存和管理，借助信息設備和信息化環境，檔案信息可以長時間保存，信息搜索、利用也較之前更加方便。（二）檔案信息化管理改變了鄉鎮政府檔案管理環境和管理模式，優化了鄉鎮政府檔案管理流程和本質，在信息化環境下，檔案管理重心也由檔案保存向檔案利用不斷轉變。檔案管理方式的變化，給檔案管理環境和管理隊伍都提出了新的要求，以信息技術應用為核心，提高檔案管理隊伍的信息化管理水平，也成為鄉鎮政府檔案管理工作的重中之重。對于鄉鎮政府來說，隨著經濟發展，鄉鎮政府在經濟管理、新農村建設、“和諧鄉鎮”建設方面形成的檔案也會越來越多，鄉鎮政府只有走檔案管理信息化建設之路，才能完善檔案管理工作機制，才能切實提高檔案管理能力和檔案工作服務水平。因此，從某種程度來說，鄉鎮政府檔案信息化建設，是社會發展的必然結果，也是提高鄉鎮政府檔案管理水平的客觀需要。

二、鄉鎮政府檔案管理信息化建設存在的問題

（一）設備不足，方式落后

在城鄉二元經濟體制下，我國鄉鎮經濟發展水平普遍落后于城市。受經濟條件影響，許多鄉鎮在檔案管理方面的投入非常少，一些鄉鎮政府雖然建立了專門的檔案室，也在檔案管理方面引進了信息化管理方法，但是，許多設備都是好多年前一次性購買來的，設備配置低，信息化系統嚴重老化，管理系統覆蓋面窄，檔案信息化管理環境非常差，這也給政府檔案信息化管理帶來了極大的不便。在檔案信息管理上，許多鄉鎮采用的都是傳統的“重要檔案由主要領導主管、各部門負責各自的檔案管理工作”的管理模式，檔案管理體系建設缺少層次化，檔案信息化管理發展動力不足。

（二）檔案開發利用率較低

長期以來，在檔案管理中，鄉鎮政府的管理對象始終以各級政府下發的紅頭文件為主，檔案門類不全，內容單一，加上這些檔案具有較強的保密性，所以，許多檔案都不能被公眾所知，檔案利用率也較低。在信息技術被用到政府檔案管理工作中后，鄉鎮政府檔案利用率低這一現象有所改善，但是，與新農村建設有關的檔案仍舊是非常少，檔案利用率低、檔案管理無法滿足基層工作需求等問題始終存在。此外，由于物力、財力、人力不足，一些鄉鎮的檔案管理信息化程度非常低，檔案信息化管理僅限于用信息技術對檔案信息的加工、存儲和利用，檔案信息統籌管理、共享程度較低。

三、鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑

（一）更新理念，樹立信息化管理意識

早在2002年，中共中央就提出了“加強基層管理信息化建設”的要求，其宗旨就是利用信息化建設提高基層管理水平。在中央精神引領下，基層政府要提高檔案信息化、現代化管理意識，以檔案信息化建設為目標，深入挖掘檔案信息化資源，加快檔案管理信息化建設步伐。這就要求鄉鎮政府以黨和政府工作重心為核心，以基層百姓需求為準繩，制定檔案管理信息化建設目標，加大檔案信息化建設投入，成立專門的檔案信息化管理機構和檔案管理隊伍，加強檔案信息化建設管理，以確保檔案管理信息化建設目標順利實現。在此基礎上，鄉鎮政府各部門要順應時代發展要求，突出檔案信息化建設的重要地位，并做好檔案登記、歸檔工作，將那些有價值的檔案納入政府檔案信息化建設整體布局。

（二）健全檔案信息管理制度

檔案管理信息化，給檔案管理環境和管理方法都提出了新的要求，也必然會促使檔案管理方法、管理模式發生新的改變。完善的檔案管理制度，是檔案管理信息化順利實現的基礎保障。在檔案信息化建設過程中，檔案管理部門要將檔案信息化管理制度建設當做一項重要工作來抓，結合檔案信息化管理特點和規律，完善檔案管理規章制度，建立健全檔案信息化管理制度、崗位責任制、考核制度、激勵機制和監督機制，明確各部門、相關人員在檔案信息化建設中的職責和作用，制定檔案管理信息化標準和要求，以促使檔案管理工作朝著信息化方向不斷前進。在制度建設完備的基礎上，有關部門還要狠抓制度落實，同時結合形勢變化，對制度進行修繕和補充，以確保檔案信息化管理制度的科學性、先進性，切實發揮檔案在政府管理中的積極作用。

（三）完善檔案信息化配套設施

在信息化背景下，鄉鎮政府應積極響應黨中央的號召，加大檔案信息化管理投入，建設鄉鎮政府檔案館、檔案室，并購置更多先進的檔案信息化配套設備，如掃描儀、除濕器、復印機等，升級檔案信息化管理系統，然后將所有紙質檔案全部進行信息化轉化與歸檔，并將相關類型的檔案進行分類處理，以提升檔案資料的價值和管理水平，為政府部門的資料查閱和分析需求工作提供更加到位的檔案信息服務。在此基礎上，鄉鎮政府檔案管理機構要盡快建立健全檔案網絡化管理體系，建立內部檔案管理局域網，提高檔案管理系統的安全系數，實現內部檔案信息共享，同時在上級檔案部門幫助下，做好檔案信息擴建和補充工作，開發更高效的檔案信息檢索工具，以提高檔案信息利用率。

（四）引進和培養專業人才

人才是最重要的資源，缺少了專業人才，鄉鎮政府檔案管理信息化也無從說起。因此，鄉鎮政府要加大檔案管理信息化專業人才引進，引進一批既有檔案管理經驗又懂信息管理的人才，以滿足鄉鎮政府檔案管理信息化需求。在此基礎上，鄉鎮政府要重視檔案管理工作隊伍培訓與管理，針對檔案管理隊伍開展信息技術培訓和職業素養教育，要求檔案管理人員做好自我管理，積極開展自主學習，加強知識和經驗積累，牢固樹立服務意識，不斷提高檔案管理工作服務質量。為了避免人才流失，檔案管理部門還要用加強檔案管理隊伍日常管理，積極利用在職培訓、進修學習、薪酬提升、崗位晉升等激勵手段進行隊伍管理，目的是讓檔案管理人員切實看到，檔案管理工作是非常重要的，檔案管理崗位也是很有前途、很有價值的， 以激發檔案管理人員的工作熱情和責任意識，營造積極向上的檔案信息化管理環境。

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