加強部門預算檔案管理的思考

李良春

摘要：隨著改革的不斷深入，財務總監管理中心的各項工作不斷完善，其中預算管理工作進一步細化。在針對預算項目進行編制的過程中，就會產生大量的文件資料，而且這些資料都是以電子化的形式存在。但是，在預算檔案管理上，很多的部門并沒有建立專業的檔案管理人員，導致檔案管理不夠規范，甚至出現了檔案資料丟失的現象。本文針對加強部門預算檔案管理工作進行研究。

關鍵詞：預算；檔案管理；思考

財務總監管理中心的部門預算是重要的工作內容。作為相對獨立管理部門，主要承擔各項預算工作，也因此而產生各種檔案資料。雖然部門預算所產生的資料會有資料管理人員統一管理，但是，由于這些管理人員并不是專業的檔案管理人員，所以對于預算檔案資料的管理缺乏科學性，使得這些資料的服務功能難以充分地發揮出來。為了強化部門預算大難管理工作，就要針對部門預算檔案管理的重要性充分認識，針對預算檔案管理中所存在的問題進行研究，并具有針對性地提出有效對策。

一、加強部門預算檔案管理的重要性

（一）做好部門預算檔案管理工作有助于預算工作的順利展開

預算管理工作內容復雜，多于財務管理有關。由于預算部門內部的每一名員工都有本職工作，包括銷售預算、采購預算、生產預算等等，所以，幾乎每年的預算管理目標都是由管理層決定，然后將目標下派到相應的部門進行預算編制工作。在預算的一系列工作中，會產生各種資料作為預算管理流程的憑證。如果這些資料丟失，就會對預算工作的順利展開造成不良影響。因此，預算部門要做好檔案管理工作。當預算工作進入到執行階段的時候，很有可能存在預算與實際差距。這就需要對預算作出調整，并對實際運行成本采取有效的控制措施，由此而達到成本控制管理的目的。

（二）做好部門預算檔案管理工作有助于預算目標的實現

預算不是簡單地將預算作為財務金額的反映，而是對資源進行有效分配，做到有計劃地投入，最大限度地產出，因此，預算關乎資源分配的計劃性和有效性。通過編制預算，以使得各項收支得到有效控制。做好預算檔案管理工作，各項資料都規范整理。當進行預算管理的時候，就可以查閱相關檔案資料對預算管理工作做出調整，以促使預算目標實現。

（三）做好部門預算檔案管理工作可以提高預算工作的成效

在編制預算的過程中，要將預算目標具體化，就需要分解預算指標，并將預算指標落實到個人，做到責任到位。當進入到實際行動中，預算編制就成為了成本控制標準，通過有效地控制成本達到預算目標，其中，做好預算檔案管理工作是關鍵的內容。當預算編制工作進入到執行環節，需要控制的內容有很多，包括材料的采購、銷售等等，都屬于預算范疇，可以對各項工作運行中所產生的出來變化呈現出來。因此，要做好部門預算檔案管理工作，使得預算工作效率有所提高。

二、部門預算檔案管理工作中所存在的問題及做法

（一）對預算檔案管理工作沒有給予高度重視

如果在預算檔案管理工作中沒得到單位領導的支持，就會在人財物上難以調配導致預算檔案管理工作中存在很多問題。即便是預算檔案管理人員有心提高工作質量，但是，財力不足，設備運行不良或者面對量大而繁瑣的預算檔案管理工作而人員不足，就會影響預算檔案管理質量和管理效率。

（二）沒有按照制度要求執行預算檔案管理工作

預算檔案管理工作中，由于沒有完善的管理制度，所以，檔案管理人員在履行職責的過程中，就不會嚴格要求自己。雖然一些單位已經將預算檔案管理制度構建起來，但是，在具體的執行中，就不會嚴格按照制度完成檔案管理工作，而是將制度虛設。比如，在預算檔案管理工作中，對預算檔案資料沒有及時地收集、分類整理，沒有及時而規范地對預算檔案資料進行立卷和裝訂。在檔案資料的保管中、資料的移交中，都沒有認真履行程序，在借閱檔案預算檔案資料和銷毀檔案資料的時候，沒有在專門的管理人員的監督下執行，導致預算檔案資料丟失。特別是預算檔案管理工作中進行人員調動的時候，就會出現檔案隨著人員的調走而流失的現象，或者部分預算檔案資料出現隨意打開封裝袋或者損壞的問題。

（三）預算檔案管理工作中存在設備落后的現象

一些單位雖然執行了預算檔案管理，但是沒有建立專業的資料庫，檔案管理設備更是落后，導致檔案管理工作無法按照規定展開。部門預算檔案資料甚至存儲在預算部門，而沒有存儲在檔案櫥柜中。

三、部門預算檔案管理工作的思路及對策

針對部門預算檔案管理工作所存在的問題，就需要采取集中管理辦法，包括相關的管理制度、檔案管理設備以及檔案管理人員都需要強化管理。

（一）完善檔案管理設施以部門做好預算檔案安全管理工作

部門預算管理部門有必要將專門的檔案管理部門設立起來，建立預算檔案管理庫房，根據預算工作以及檔案管理工作實際將專門的檔案管理機構構建起來，并完善管理制度。首先，要將預算檔案票據管理部門建立起來，設置兩個編制人員對預算檔案資料實施專業化管理，除了對會計資料進行管理之外，還要對相關的檔案資料和各種空白票據進行管理。其次，需要將專門的預算檔案資料庫房構建起來。庫房的各種安全設施要齊全以保證檔案資料的安全。所需要配置的安全設施包括防火設施、防潮設施、防塵設施、防盜設施，還要做好防蟲、防鼠管理工作。為了避免預算檔案資料在庫房中遭到損壞，還要安裝現代化的檔案管理設備，諸如空調設備、密集架設備、除濕機以及計算機等等。

（二）完善檔案管理制度以對部門預算檔案管理工作形成約束

完善檔案管理制度，就是要將預算檔案管理各個環節的工作都制度化，形成約束機制，包括預算檔案的移交、立卷、歸檔；檔案資料的保管、調閱；檔案資料的銷毀等等，都要按照具體的制度執行，同時還要做好檔案保密工作。針對檔案管理制度是否落實到位的問題，不要有關管理人員定期考核，作為工作崗位責任是否履行到位的依據，并將考核的結果指標化。對預算檔案管理工作要采用現代化管理措施，實施信息化管理，應用計算機網絡技術實施預算檔案管理，包括預算檔案資料的目錄以及資料檢索工具等等，都可以在網絡上運行，實現預算檔案自理哦的共享。有關部門和個人登錄到指定的檔案管理平臺，就可以對所需要的預算檔案資料進行檢索，并履行監督職能。

（三）嚴格執行檔案管理流程強化檔案管理控制工作

檔案管理工作中，檔案資料的移交是嚴格重要的環節。預算檔案需要移交到檔案管理部門，預算部門就要按照相關規定在“檔案移交清冊”中做好記錄，按照規定填寫并有管理部門審查并蓋章后才可以向檔案管理部門移交。預算檔案的調閱手續要嚴格管理。預算檔案要做好財政歸口管理工作。當進行調閱預算檔案的時候，要求預算管理人員必須陪同，提供單位提供的借閱證明才能夠準許調閱。預算檔案中，除了規定長期保存的檔案資料之后，其他的預算檔案資料都是有期限的。預算檔案資料的保留期限到期后，就要進行銷毀工作。由于檔案資料關乎預算工作的歷史，對后續的工作具有重要的參考價值。在進行“檔案銷毀清冊”的時候，要嚴格按照規定執行，填制檔案銷毀清冊并報歸口管理部門，經過審查蓋章后才可以進行銷毀處理。在預算檔案資料銷毀的時候，要按照規定在有關人員的監督下銷毀。

總結

綜上所述，預算檔案管理中，由于預算檔案管理設施不足，加之有關管理人員對預算檔案管理沒有基于高度的重視，特別是沒有專業的預算檔案管理人員執行相關的工作，導致預算檔案管理工作中存在一些問題。具有針對性地提出有效策略，以強化部門預算檔案管理工作，卻倒預算工作順利展開并獲得成效。

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