高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理

王小雪

摘 要 高職院校教學(xué)改革工作中的一項(xiàng)重要工作就是學(xué)校教務(wù)處教學(xué)檔案的管理和保存。尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景之下，如何在有效管理教務(wù)處的檔案之余，又能充分提高檔案的利用價(jià)值是一個(gè)值得深思的問題。

關(guān)鍵詞 高職院校 教務(wù)處 教學(xué)檔案管理

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.03.009

Abstract Teaching reform of higher vocational colleges which is an important task， and reference material is the management school dean of teaching archives and save. Especially in the context of the era of big data， Dean of records management How can fully enhance the value of archives in the remainder of the effective management of both is a question worth pondering.

Key words vocational college； office of academic affairs； teaching files management

1 教務(wù)處教學(xué)檔案建立和管理的重要性

高職院校教務(wù)處是學(xué)校教學(xué)核心的管理部門，同時(shí)也是學(xué)校教學(xué)檔案的存儲部門。教務(wù)處的一般正常職責(zé)是負(fù)責(zé)學(xué)校教學(xué)管理文件和教學(xué)管理規(guī)章制度的建設(shè)工作。根據(jù)專業(yè)人才培養(yǎng)方案，負(fù)責(zé)全校的教學(xué)運(yùn)行與管理工作。負(fù)責(zé)學(xué)校教學(xué)水平評估和年度教學(xué)工作報(bào)告的起草工作。負(fù)責(zé)教師教學(xué)工作量的審核工作。負(fù)責(zé)全校課程建設(shè)及與課程建設(shè)相關(guān)的項(xiàng)目建設(shè)與管理工作。負(fù)責(zé)教改與教研工作的組織與管理。負(fù)責(zé)各級教學(xué)成果獎(jiǎng)的組織、評選、推薦和成果認(rèn)定工作。負(fù)責(zé)全校教材建設(shè)與管理工作。負(fù)責(zé)學(xué)校實(shí)踐教學(xué)基地建設(shè)整體規(guī)劃的制定工作。負(fù)責(zé)學(xué)校實(shí)踐教學(xué)基地建設(shè)與管理工作。負(fù)責(zé)校級以上各類與教學(xué)相關(guān)的競賽組織與管理工作。負(fù)責(zé)學(xué)校教學(xué)管理委員會(huì)日常工作。建立和保持與本部門工作業(yè)務(wù)相關(guān)的學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、研究會(huì)的聯(lián)系與溝通。完成上級主管部門和學(xué)校交辦的其他工作。

這么多的教學(xué)工作，教學(xué)檔案同樣是門類非常多，非常復(fù)雜。而且各個(gè)二級學(xué)院的教學(xué)檔案最終都會(huì)匯總到教務(wù)處，需要教務(wù)處對這些教學(xué)檔案加以科學(xué)的、分門別類的管理，以備日后隨時(shí)查詢。教務(wù)處的科室比較多，其中教學(xué)檔案的種類也相應(yīng)地復(fù)雜一些。比如教務(wù)處的教務(wù)科，主要負(fù)責(zé)學(xué)生校內(nèi)期末考試、校外的大學(xué)英語四六級考試、教師的調(diào)課等，這些教學(xué)檔案都是學(xué)生非常關(guān)心也是必須隨時(shí)查詢的，所以更加要分門別類地整理好。再比如教研科主要針對的是教師，比如教師的教學(xué)工作量、教學(xué)計(jì)劃、各類教學(xué)成果的評審檔案，這些重要的教學(xué)檔案用于探究教學(xué)改革的有效方案和學(xué)校將來的評估。不管是教研科、教材科、教務(wù)科，還是教務(wù)處的其他科室，都有利用檔案資料的需求，因此，進(jìn)行科學(xué)合理的檔案建立，能夠方便各科室利用所需資料，所以說教務(wù)處教學(xué)檔案的建立與管理具有重要意義。

2 教務(wù)處教學(xué)檔案建立的規(guī)則和意義

高職院校教務(wù)處的建立，不論對于教務(wù)處自身，還是各二級學(xué)院，甚至于學(xué)校都有著重要的意義。然而這些重要意義的背后還有著檔案建立自身需要遵守的規(guī)則。

其一，教務(wù)處檔案是學(xué)校各個(gè)部門匯總的集合，來源非常廣泛，不僅包括教務(wù)處自身的教學(xué)檔案，還有各個(gè)二級學(xué)院的教學(xué)檔案，其他行政職能部門的文件，涉及到教師、學(xué)生各個(gè)方面，可以說囊括了學(xué)校的各個(gè)層次，這些檔案如果缺乏有效的分類、保存，可想而知學(xué)校的教學(xué)會(huì)變得多么的混亂。

其二，教學(xué)檔案的時(shí)間也有其自身的特點(diǎn)。即階段性和不穩(wěn)定性。所謂的階段性是指教學(xué)檔案不是每天每時(shí)每刻都有新的檔案進(jìn)入到教務(wù)處，而是集中在特定的某一個(gè)階段。比如學(xué)生期末考試的成績會(huì)在學(xué)期末大量進(jìn)入，學(xué)生大學(xué)英語四六級考試成績會(huì)在特定的時(shí)間進(jìn)入。如果教務(wù)處沒有對這些檔案進(jìn)行規(guī)范化的保存，那么檔案很可能會(huì)丟失，造成損失和教學(xué)事故。①教學(xué)檔案的不穩(wěn)定性指的是教學(xué)檔案的時(shí)間不是一成不變的、確定的，而是可變的、不穩(wěn)定的、流動(dòng)的，所以一旦教學(xué)檔案進(jìn)入教務(wù)處，就需要檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行整理，以便更好地管理教學(xué)檔案。

其三，高職院校的教學(xué)檔案具有鮮明的專業(yè)特色。高職院校專業(yè)眾多、特色鮮明，各專業(yè)的教學(xué)檔案都有其自身的特點(diǎn)和價(jià)值，對學(xué)校的教學(xué)改革具有重要作用。基于此，這些教學(xué)檔案要按照專業(yè)和類別進(jìn)行整理，這樣才能為各二級學(xué)院提供了解本專業(yè)自身特點(diǎn)的研究材料。基于以上三點(diǎn)，教務(wù)處教學(xué)檔案的建立有其自身的特點(diǎn)和規(guī)則，不僅僅因?yàn)榻虒W(xué)檔案本身的繁雜多樣化，更重要的是因?yàn)檫@些教學(xué)檔案在一定的時(shí)間之內(nèi)或者很長的一段時(shí)間之內(nèi)具有非常重要的價(jià)值，對于學(xué)校的教學(xué)改革同樣有著重要的參考價(jià)值。

3 信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代的到來，為檔案管理提供了新的契機(jī)。教務(wù)處的檔案不再用以往陳舊的、落后的方式來管理，取而代之的是從信息化、自動(dòng)化的角度來管理檔案，不但節(jié)省時(shí)間，而且大大提高教務(wù)處檔案管理人員的工作效率，使其從繁雜的檔案管理中解放出來。②

數(shù)據(jù)的爆炸式增長超乎人們的想象。據(jù)預(yù)計(jì)，2020年全球以電子形式存儲的數(shù)據(jù)量將達(dá)35ZB，是2009年全球存儲量的40倍。而在2010 年年底，根據(jù)IDC 的統(tǒng)計(jì)，全球數(shù)據(jù)量已經(jīng)達(dá)到了120萬PB。③這個(gè)龐大數(shù)據(jù)要求現(xiàn)代高職院校教務(wù)處的教學(xué)檔案管理從業(yè)人員需要更新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、信息化的轉(zhuǎn)變與發(fā)展。

3.1 改變思想觀念

教務(wù)處本身是學(xué)校的一線“生產(chǎn)”部門，其職責(zé)就是為學(xué)校的教師和學(xué)生服務(wù)的，而以前高職院校教務(wù)處的檔案管理更加看重的是如何管理，基本沒有涉及到服務(wù)這個(gè)概念。信息時(shí)代的到來對于檔案管理也是一個(gè)重要的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇。要想讓這些教學(xué)檔案更快更好地得到保存和處理，就必須使得信息有效快速傳播出去，這樣才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的價(jià)值。教學(xué)檔案的管理需要從“重管理、輕服務(wù)”轉(zhuǎn)變成“服務(wù)與管理并重”，這樣才能適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)的需求。有了這樣的理念，教務(wù)處檔案管理可以從服務(wù)范圍和服務(wù)措施來著手。所謂服務(wù)范圍，既包括學(xué)校各個(gè)部門，又要包括學(xué)生和學(xué)生的家長。所謂的服務(wù)措施指的是教學(xué)檔案可以實(shí)現(xiàn)多樣化的操作，比如教務(wù)處可以在教務(wù)處網(wǎng)站的首頁上建立教學(xué)檔案室，這樣教師、學(xué)生可以從中獲取自己想要查詢的檔案，這樣節(jié)省了雙方的時(shí)間。④另外還可以在某一個(gè)時(shí)間段中開通教務(wù)處教學(xué)檔案網(wǎng)上在線解答功能，教師、學(xué)生需要的檔案不用再到教務(wù)處進(jìn)行復(fù)印，而是可以在線提問，教務(wù)處檔案管理人員在線解答，網(wǎng)上服務(wù)可以有效解決教師和學(xué)生的檔案要求，對想要的信息提交申請，就可以足不出戶得到想要的資料，十分方便。

3.2 完善檔案管理的規(guī)章制度

教務(wù)處教學(xué)檔案管理需要得到學(xué)校自上而下的重視，學(xué)校也應(yīng)該配套完善的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度來確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和合理化。教學(xué)檔案規(guī)章制度的擬定需要教務(wù)處人員的全程參與，根據(jù)教務(wù)處工作的特點(diǎn)來制定相應(yīng)的規(guī)章制度。經(jīng)過學(xué)校初步擬定后，形成一個(gè)操作性和實(shí)用性強(qiáng)的對學(xué)校發(fā)展有利的教學(xué)檔案管理制度。反之如果沒有學(xué)校規(guī)章制度作為后盾，教務(wù)處檔案人員對相關(guān)工作就不會(huì)予以充分的重視，那么教學(xué)檔案管理同樣也得不到很好的發(fā)展。因此，健全規(guī)章制度對于有效管理教學(xué)檔案發(fā)揮重要的作用。在規(guī)章制度的保障下，教學(xué)檔案的建立和管理工作中出現(xiàn)的紕漏將會(huì)大大減少，確保教學(xué)檔案管理工作得以高質(zhì)量的完成。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案管理者的角色

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高職院校的迅猛發(fā)展，對于教學(xué)檔案工作來說挑戰(zhàn)和機(jī)遇是并存的。對于高職院校來說，如何培養(yǎng)出一批專業(yè)性強(qiáng)的教學(xué)檔案管理人員，是一個(gè)不可忽視的課題。⑤對于教學(xué)檔案管理者自身來說，要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就要不斷地更新自己的知識體系，以備在教學(xué)檔案管理工作中，以與時(shí)俱進(jìn)的思想來為教學(xué)工作服務(wù)。

4 結(jié)語

通過以上的論述可以看出，在現(xiàn)代高職院校中，教務(wù)處教學(xué)檔案有著舉足輕重的作用，教務(wù)處教學(xué)檔案管理的科學(xué)化、信息化具有重要意義。教學(xué)檔案管理對于學(xué)校的教學(xué)工作有著深遠(yuǎn)的影響，同時(shí)也是促進(jìn)學(xué)校教學(xué)順利進(jìn)行的重要保障。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，教學(xué)檔案管理工作也要有所創(chuàng)新，要與時(shí)俱進(jìn)，變得更加人性化，不斷提高教務(wù)處教學(xué)檔案管理的地位，更好地為高職院校的師生服務(wù)。

注釋

①③石冬梅.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].現(xiàn)代商業(yè).

② 施永利.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].商界論壇.

④ 張曉陽高校教學(xué)檔案管理和利用工作的幾點(diǎn)設(shè)想[J].陜西檔案，2009（3）：37.

⑤ 張瑩.關(guān)于檔案信息化建設(shè)若干問題的思考[J].黑龍江史志，2013.17.