獨立院校行政秘書的角色定位和專業化途徑

陳玥

【摘 要】本文結合獨立院校的特點，從行政秘書的概念界定入手，對當前獨立院校行政秘書的角色定位進行綜合分析，并以此為基礎，探尋實現行政秘書專業化的途徑。

【關鍵詞】獨立院校 行政秘書 角色定位 專業化

一、行政秘書的概念界定

秘書的國際通用定義是聯合國關于“秘書是單位主管的特殊助手，掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，并且在所給予的權力范圍內做出決定”這一定義。

我國于1998年頒布的《秘書職業國家職業標準》中對“秘書”一職做出如下規定：“秘書職業主要從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員?！彪S著社會對秘書服務需求的不斷產生，秘書行業的分工也在不斷地細化，分為行政秘書、外事秘書、機要秘書、私人秘書、商務秘書以及生活秘書等。其中，行政秘書的崗位規范主要體現在行政管理之中。

二、獨立院校行政秘書的角色定位

經由秘書概念界定得知，行政秘書既具有承上啟下溝通領導與群眾之間關系的職責，也有處理日常行政事務的職責，還有為領導決策提供第一手調研資料的職責。其職業特點，決定行政秘書對自己的工作角色要有一個正確的定位。

（一）有為與有位的定位

如何正確對待有為與有位的關系，是行政秘書所必須面對的現實問題。以獨立院校的行政秘書來說，身處知識圈內，行在領導之側，看似風光無限，其實未必如此：與教學一線的老師們相比，人家有職稱，有學術，有桃李滿天下的風光；與后勤部門的同事相比，人家有實權，有待遇，有無責一身輕的瀟灑。唯獨這行政秘書：辦會辦事還得會辦事，寫文寫字須得懂文字。年齡小，思想活躍，體會不到領導的沉穩與老道，領導不滿意；年齡老，思想保守，體悟不到領導的開拓與探索，領導也不滿意。曾有人對行政秘書的“為”與“位”有過精辟總結：干得好，領導舍不得你走，不提拔；干得不好，卻因為是領導身邊的人，一舉一動容易被放大，領導想提拔也不好提拔。話雖調侃，卻也道出了行政秘書的不易：外表風光與實際辛苦、個人付出與實際得到有時并不是成正比的。也正是如此，行政秘書對職業的認識就要有比別人更深刻的領悟，對于個人的得失就要有更清醒的認識。

（二）行為與規范的定位

從獨立院校行政秘書的崗位規范來看，負有“參與政務、掌管事務、搞好服務”的職責。因此，到位而不越位，是行政秘書對自己角色的第二個正確定位。

所謂到位，指的是獨立院校的行政秘書除快速準確地完成領導交辦的事務之外，還要注意處理好為院校教職工服務的職責，既要保證工作效率，提升工作質量；也要深入教學一線，提高服務能力。

所謂不越位，指的是要遵守職業操守，做領導的“耳朵”，不做領導的“嘴巴”。做“耳朵”指的是深入到學院的教職員工之中，廣納賢言，及時掌握他們的意見和建議，為領導決策提供真實可信的第一手資料；不做“嘴巴”指的是不能以領導代言人的身份自居，口大氣粗，頤指氣使，口無遮攔，以避免陷入少知而大言、無知而亂言的困境。

（三）權力與操守的定位

在2015年12月29日召開的中央政治局主題民主生活會上，習近平總書記再次告誡：“要嚴管家屬子女和身邊的工作人員”，對他們要“嚴格教育、嚴格管理、嚴格監督，發現問題及時提醒、堅決糾正”。獨立院校的行政秘書作為領導身邊的工作人員，因有著與領導得天獨厚的親密關系，身處利益鏈之中，因此也易成為某些別有用心之人刻意接近、示好的對象。對此，獨立院校的行政秘書要持有高度警戒之心，只有小心謹慎，沉著應對，抱定守一，防微杜漸，才能避免“針尖大的眼兒漏進斗大的風”，以良好的道德風尚和人格力量當好表率，以良好的行為品行和職業操守為領導服好務，做好領導身邊建良言、行正事的合格秘書。

三、獨立院校行政秘書的專業化途徑

（一）行政秘書專業的發展趨勢

從目前我國行政秘書專業化發展趨勢來看，主要體現在以下三個方面：一是身份職業化；二是職能專門化；三是知識專業化。同時，隨著信息化時代的到來，還需要充分利用計算機技術管理縱橫交錯、紛繁復雜的行政事務，從而不斷優化和配套，形成清晰、完整、科學、數據化的工作管理體系。

（二）行政秘書專業化的實現途徑

1.專業培訓

專業培訓分在校教育和在職培訓兩種。對獨立院校行政秘書來說，主要采用的是在職培訓。其具體培訓手段分別為：一是依托獨立院校自身的資源優勢，自行組織適應性、實用性強的上崗培訓；但本院校又不具備培訓條件的，可采用委托培訓的方式，委托專業培訓機構進行崗外培訓。

2.職業鑒定

我國目前秘書聘任準入條件較低，職業鑒定并沒有納入秘書評聘的必要條件之中，因此，有不少獨立院校的行政秘書并非由具有專業秘書資格的人員所擔任，而這種專業知識缺失所直接導致的就是系統化知識的缺失，在工作中，往往是先實踐，再理論；先上崗，再學習。這種邊干邊學、邊學邊干，靠經驗的逐漸積累提升掌握工作的方式，往往給工作質量和工作速度帶來影響。因此，要嚴格規范行政秘書上崗制度，對新聘任的行政秘書執行執證上崗標準，對已經在工作崗位而沒有專業資質的，按照《秘書職業資格鑒定工作方案》進行職業鑒定，通過職業鑒定這種方式倒逼其專業知識能力的強化。

綜上所述，獨立院校的行政秘書是我國教育體系中的一個重要職位，正確定位職業角色，努力提升專業知識，不僅對于提升行政秘書自身的工作能力極有裨益，對提升獨立院校的整體工作水平也有著積極的現實意義。

【參考文獻】

[1]成琳.淺析獨立院校院系行政秘書工作[J].新西部（理論版），2014（14）：121-144.

[2]白泰華.淺談如何做好院系行政秘書工作[J].職業教育，2014（24）：60-62.

[3]侯麗娟.獨立學院教學秘書隊伍建設中的問題及對策[J].山西煤炭管理干部學院學報，2015，28（01）：111-113.