淺談房地產租賃與收款循環(huán)內控制度

方明

摘要：內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內容，銷售與收款循環(huán)在經營管理中占有極其重要的地位，它與企業(yè)的生存和發(fā)展息息相關，直接決定或影響企業(yè)的資金效率和利潤水平。企業(yè)只有建立安全有效的銷售與收款內控制度，才能實現(xiàn)企業(yè)完成價值實現(xiàn)過程，實現(xiàn)價值增值。

關鍵詞：內部控制；租賃收款；授權審批

一、內部控制的基本概念

內部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經理層和全體員工共同實施的旨在實現(xiàn)控制目標的過程。內部控制目標是合理保證企業(yè)經營管理合法合規(guī)、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)現(xiàn)戰(zhàn)略。內部控制制度是現(xiàn)在企業(yè)管理的一個重要組成部分，企業(yè)要生存和發(fā)展，就必須建立強有力的內部控制制度，制約或減少企業(yè)不必要的損失，提高企業(yè)的整體效益。

二、內控制度的建立

公司設立了健全的組織結構，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和企業(yè)章程，建立規(guī)范的公司治理結構和議事規(guī)則，明確董事會、監(jiān)事會和經理層在決策、執(zhí)行、監(jiān)督等方面的職責權限，形成了科學有效的職責分工和制衡機制。董事會負責內控制度的建立健全和有效實施，監(jiān)事會對董事會建立與實施內部控制進行監(jiān)督，經理層負責組織領導企業(yè)內控制度的日常運行。公司內部設有專門的內部審計機構，內部審計部門直接對審計委員會負責，對于發(fā)現(xiàn)的重大缺失或者高級管理人員的舞弊行為，可直接向其審計委員會或者監(jiān)事會報告，保證了內審工作的獨立性。

三、內部控制流程

本文是針對房地產商鋪對外出租業(yè)務進行闡述，銷售租賃與收款業(yè)務循環(huán)主要包含四個子作業(yè)：出租簽約作業(yè)；收款作業(yè)；退租作業(yè)；租金催繳作業(yè)。

1. 出租簽約作業(yè)

市場招商部通過市場調查、分析、商討商鋪租賃價格并制定定價表，以內部簽呈形式呈報并審批；若租賃價格未被核準，則須重新定價并審批，定價表作為招商之價格依據(jù)，副本送客服部，據(jù)以建立系統(tǒng)。在簽訂租賃協(xié)議前，要求商戶出示必要之法定文件，包含客戶的營業(yè)執(zhí)照、法人身份證和相關的資質證明，對客戶資質進行分析評估。在與其洽談過程中，可能因營銷策略等原因，給予商戶優(yōu)惠條件、決定收款方式、押金金額等，應以內部簽呈說明，并經適當核準，核準后的簽呈正本留存招商部，據(jù)以核對相關資料，副本送客服部，據(jù)以錄入系統(tǒng)之租賃合約的依據(jù)，場地租賃協(xié)議依據(jù)定價表決定租賃價格，若與定價表不同的要有已經核準的定價簽呈，定價表的核準要簽核到董事長，招商部、客服部與商戶簽訂新租、續(xù)租之租賃協(xié)議簽定后，由客服部填制用印申請，經核準后蓋章，合同生效。客服部留存一份歸檔，返回商戶一份。

2. 收款作業(yè)

商戶持單繳費，收費人員對現(xiàn)金、支票或刷卡金額核對無誤后開具發(fā)票，若商戶以匯款方式繳費，需出示匯款憑證，收費人員每日收款后，需將收款信息錄入系統(tǒng)，并由系統(tǒng)打印當日收款明細，與實收款核對，以確保收款準確無誤。收費人員將所收款項交予出納存放保險箱，并于次日交存銀行。出納將相關繳款憑證交由會計入賬。會計核對發(fā)票及收款無誤后填制傳票，編制收入明細表，核對租金起始日期，按期間拆分收入，分期予以實現(xiàn)認列。月底將拆分出的預收收入轉入預收賬款，將前期收取的本期收入由預收賬款轉入收入，分別填制傳票。

3. 租金催繳作業(yè)

客服部于租金繳費期滿后，由系統(tǒng)打印欠款商戶明細，并于繳費期滿10日填制第一次催繳告知函，由市場部發(fā)給欠款商戶，若商戶依然未繳費，客服部于繳費期滿20日填制第二次催繳告知函發(fā)給商戶，若商戶仍無意還款，則將進行協(xié)議或解除合同清退。市場部填制解除合同告知函，會簽客服部和招商部再次復核內容，用印后發(fā)給商戶，與商戶解除合同，辦理退租。若業(yè)務部綜合考慮認為不予解除合同，解除合同告知函暫緩發(fā)放，并在用印申請中以會簽的形式提出解決辦法，經適當核準后，則可繼續(xù)承租。商戶晚于正常繳費期繳費，需繳納超過繳費期的滯納金，免除滯納金需由適當核準確認。招商部每月確認當月應收未收賬款之情形，并與財務部核對確認是否有誤，并持續(xù)催帳或有其它處置須依權責核準辦理。每月確認后之情形須會簽財務部門判斷是否涉及帳務處理。

4. 退租作業(yè)

市場部及招商部若發(fā)現(xiàn)商戶從事不法或不當經營，將主動提前終止租賃合同要求商戶辦理清退。商戶租賃期滿正常退租，客服部會同市場部、工程部與商戶共同點交，確認房屋狀況，計算裝修恢復費，填制退租確認表。若商戶租賃期未滿提前解約退租，需提出申請，業(yè)務部經協(xié)商后確定退租日期，繳納的押金，應以簽呈呈報經適當核準后，走正常退租手續(xù)。未被核準，則重新協(xié)商。退租確認表經商戶、工程部及市場部簽字確認后，交由財務部財務組審核，財務組通過核對系統(tǒng)，填列押金、應收、應退款項，確定押金應退金額。審核后由客服部會簽業(yè)務部。若退租確認表注明欠租金或物業(yè)費等，則應由業(yè)務部協(xié)同相關部門先期進行押金沖抵欠費的工作，客服部繼續(xù)執(zhí)行退租流程。并及時辦理營業(yè)執(zhí)照的遷出、注銷及完稅手續(xù)，交客服人員查驗，由經辦客服人員在退租確認表上簽字確認。退租確認表中所列示各項應收金額如要減免，需經適當核準方可減免。客服部根據(jù)退租確認表退租日期錄入系統(tǒng)，終止合約。客服部根據(jù)審核后的退租確認表填制請款核準單，請款核準單經會計審核后，履行請款審核程序，通知商戶退款日期，至財務部出納處退款。

五、內控控制重點

1. 企業(yè)應該加強市場調查，合理確定定價機制，定價表須經適當核準并抄送相關部門。 場地租賃協(xié)議依定價表決定租賃價格，與訂價表不同者已取得經核準之簽呈。簽訂租賃協(xié)議前須取得客戶必要法定文件。系統(tǒng)僅有權限之人才可更改并留有軌跡。

2. 財務部門辦理資金結算并監(jiān)督款項回收，每日收帳應核對無誤后存放保險箱，并次日存入銀行，租金收入應正確記載并已檢附完備單據(jù)，并有適當核準，定期編制銀行調節(jié)表并交由非經手現(xiàn)金人員審核。

3. 銷售部門應負責應收賬款的催收，催收記錄應妥善保存，若有減免應經適當核準。經催繳未繳款之客戶已取得核準之其他解決協(xié)議，或依規(guī)定解除合同。

4. 提前解約之租戶已取得適當核準，并由相關部門處理退租事宜且會同簽核，并核算是否有應退還客戶之款項。退租確認表應由相關部門落實工作并由相關人員簽核，涉及金額減免應說明狀況并經適當核準。商戶退租后應及時清理商鋪，使其盡快回復可供下戶租用狀態(tài)。已退租商戶應于退租確認表中載定退租日期并更新于系統(tǒng)。請款核準單應由會計審核并檢視相關核準是否完成。

六、租賃及收款業(yè)務尚需完善的問題及建議

1. 租金定價尚未制定統(tǒng)一的標準，也未成立定價小組，招商部門可能為了提高商鋪出租率，大幅降低租賃價格，未對出租房屋與同類市場進行租金評估，未能在租金定價決策時充分考慮出租房屋的機會成本，租金定價隨意性大，可能造成舞弊行為的發(fā)生，企業(yè)應當加強授權審批控制制度，做到租金單價和出租交易實行集體決策及聯(lián)簽制度。

2. 由于商戶的原因，尚未簽訂合約，但有提前入住手續(xù)，一直尚未繳納租金的租戶 ，造成收入減少，影響企業(yè)利潤的現(xiàn)象，應該加強市場部門的監(jiān)督管理，對于提前入住的，要有提前入住通知及相關部門的聯(lián)絡函，及時上報商鋪的使用情況并做好資料的存檔工作。

3. 續(xù)租中免租期沒有統(tǒng)一的規(guī)定，有免租七天、十五天、一個月甚至兩個月的，決策層不可能知悉每個商鋪的使用狀況，所以在簽核審批時可能會流于形式。企業(yè)應當依據(jù)鋪位需要裝修情況及出租狀況，分類做出免租期限的規(guī)定。

4. 各部門信息溝通不及時，尚未量化相應當關部門的工作時限、完成進度及信息的準確度，造成簽約資料的變更、收款信息不對稱，影響系統(tǒng)資料的正確性，企業(yè)應當設置相應的監(jiān)督機制及獎懲措施。

5. 尚未建立綜合的業(yè)績考核體系，避免單純僅以銷售為導向作為考核員工工作業(yè)績的依據(jù)，從而增加企業(yè)管理層的壓力，形成風險意識，逐步完善量化考核，將企業(yè)內部控制的建立以及是否有效實施等列入每年管理層及員工績效考核的指標，從而帶動及激勵全體員工對內部控制制度的理解及自覺遵守。

七、建立缺失追蹤機制

在內部審計過程中，對于發(fā)現(xiàn)稽核缺失，及時與相關的責任人溝通，及時防范或發(fā)現(xiàn)偏離控制目標的情形，對于認定的內部控制缺陷，應提出整改建議，要求責任單位及時整改，并跟蹤整改落實情況，已經造成損失和負面影響的，應當追究相關人員的責任。對于重大缺失應對其完善和修正建立追蹤機制，制定日后的改進措施及其效果進行后續(xù)跟蹤報告。

總之，內控制度不僅是為了維護公眾利益和投資者利益的需要，也是加強企業(yè)管理，參與國際競爭的需要，只有建立完善的內控制度，才能提高企業(yè)的管理和效益，才能增強國際競爭力，也能更好的防范企業(yè)的風險，贏得消費者和投資者對企業(yè)的信任。

（作者單位：北京鼎固鼎好實業(yè)有限公司）