檔案信息化建設是提升檔案管理水平的需要

袁秀云

【摘要】隨著信息化快速發展，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。信息技術在企業檔案管理中的應用，提高了工作效率，促進了檔案管理的規范化，為企業的持續發展提供更好的信息資源。

【關鍵詞】檔案；信息化；提升；需要

信息化，就是在檔案管理部門的組織下，對企業形成的各門類的紙質檔案進行數字化加工，同時對檔案信息資源進行管理。檔案資源只有通過信息化，才能真正發揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數據真實可靠，提高服務企業和社會的必然要求。

一、明確檔案信息化建設的三個原則

（一）規范性原則。檔案工作現代化的需要，是提高檔案工作質量和效率的需要。實現室藏紙質檔案信息化，需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，是通過室藏數字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持規范性原則，制定相應的規定。

（二）安全性原則。目前數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，必須加強網絡安全技術防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。

（三）效益性原則。檔案信息化建設涉及到多學科知識，多專業配合，需要投入相當的人力、物力、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進行數字化，為企業的生產經營提供服務。

二、加強檔案信息網絡化的管理

隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，一是檔案管理部門都配備有現代辦公室設備（計算機、打印機、掃描儀等），確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設進行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統的手工操作走向現代化管理積累了經驗，給予檔案管理工作強有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規陸續頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進行系統的整理，為檔案的現代化管理奠定了基礎。四是數字化帶動了傳統載體檔案的數字化，加快了數字化檔案的建設步伐，完善了電子文件的規范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。

三、加強檔案信息資源整合力度

檔案是重要的信息資源，檔案部門的重要職責就是服務，檔案人員是檔案信息的管理者，也是企業和社會公眾提供檔案信息的服務者。人們對檔案信息需求量不斷增長，原有檔案管理模式已經很難適應企業和社會公眾對檔案工作需求，檔案管理體制機制存在的問題凸顯，例如：社會檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會各項事業不深，檔案人員考核激勵機制不健全，檔案現代化管理相對滯后等問題。在檔案信息化過程中，通過服務觀念的更新、服務領域的拓展、規范服務行為，提升為企業和社會公眾服務的能力。

四、建立企業檔案信息管理制度

（一）企業應根據國家有關檔案信息化建設的規范和標準，建立健全數字化檔案的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。執行相關技術標準，規范數據格式，實現數字化檔案的全程管理。

（二）企業應保證數字化檔案的真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的數字化檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關數字化檔案與紙質檔案的一致性。

（三）統一檔案管理標準和規范是檔案信息化建設的重要基礎之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統一的標準去做，那么檔案信息無法進行數據交換，資源共享也就難以實現。

五、建立企業檔案信息管理系統

（一）建立檔案信息管理系統的設計、用戶需求調研、應用軟件的研發機制。檔案管理應用系統（E6檔案系統、聲像檔案系統、地質檔案系統）與企業有關應用系統相銜接，確保檔案部門對本企業所形成各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。

（二）依據國家有關檔案信息化建設的總體方案、具有網絡檢索功能。能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、統計報表、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。

六、做好企業檔案信息化保密工作

企業檔案信息含有涉密信息，它是企業的的核心秘密，涉及企業的商業安全，直接關系到企業的未來發展。保障檔案數字化安全是檔案工作者的重要責任，明確小組成員的職責和任務，從源頭上對檔案信息化工作進行規范。檔案人員必須保持警惕，避免檔案的丟失和泄露，盡職盡責保證檔案資料的安全，為企業檔案管理工作規范化打下良好的基礎。

檔案是歷史記錄，它對于人們目前或未來的工作有借鑒參考的作用，我們要重視檔案管理信息化建設，充分利用檔案資源的優勢，從而實現檔案利用價值。因此，作為檔案管理人員應樹立較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。