淺議文書檔案工作的意義和實施

蘇榮清

【摘要】文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。作為檔案工作者不僅對文書檔案要進(jìn)行比較全面、系統(tǒng)、完整的鑒定，更要花費(fèi)大量的人力物力，進(jìn)行分類、歸檔，使其具有保存及利用價值。本文通過分析文書檔案價值的重要性，以及對文書檔案管理采取哪些措施，以便今后檔案工作者能夠更好地對文書檔案進(jìn)行管理。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；意義；實施

一、文書檔案的意義

文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書檔案主要是一些辦理完畢而且具有一定保存價值的文書。其中所提到的“具有保存價值”，說明了有一部分的文書可以成為文書檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價值。這就需要管理者對文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題要掌握精準(zhǔn)。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書檔案歸檔的范圍。這對檔案人員的素質(zhì)要求比較高。檔案人員要明確掌握文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的規(guī)則，一定要認(rèn)真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書剔除掉，保留有參考價值的文書，保證文書檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。

二、文書檔案管理存在一定的問題

（一）文書與檔案工作的銜接問題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。但在實際的工作中，文書和檔案往往是不同的人員負(fù)責(zé)管理，這就會使得文書工作與檔案工作在某種程度上脫節(jié)。實際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學(xué)的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當(dāng)前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規(guī)范的，不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

（二）對檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手管理文書檔案，這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在很大的差距。在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是檔案知識陳舊，很少有人參加檔案培訓(xùn)的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認(rèn)識和了解，并不能及時的更新檔案管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使單位檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高。從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把歸檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便不肯上交，時間長了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時已晚。

三、提高文書檔案管理水平所采取的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對文書檔案的重視。作為單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視是做好文書檔案工作的前提，文書檔案的管理人員要積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的一些法律法規(guī)常識，讓單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作有所認(rèn)識，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書檔案管理人員也要不斷地學(xué)習(xí)新知識，積極主動地學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。

（二）規(guī)范銜接文書與檔案的工作。整理文件是檔案管理的根本，而文件質(zhì)量問題直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，想要提高檔案的規(guī)范性，必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)。例如，必須使用規(guī)定的筆進(jìn)行修改和批閱文件材料。對文件的處理要及時準(zhǔn)確，對文件的收發(fā)要登記清楚，發(fā)現(xiàn)文件有殘缺或丟失，要及時查找。對領(lǐng)導(dǎo)開會時的講話記錄及外出等賬外資料，要及時整理收集并記錄詳盡，確保文件材料的完整。

（三）各部門之間要加強(qiáng)合作，做好文件的收集工作。檔案管理人員要主動地了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反映細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。

（四）完善管理機(jī)制。對于檔案管理的規(guī)定和程序，要盡可能的細(xì)化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴(yán)格的執(zhí)行公文的規(guī)則，嚴(yán)格進(jìn)行審核和簽發(fā)，堅決避免濫發(fā)文件和發(fā)無效的文件現(xiàn)象。在公文正式印刷之前要認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規(guī)范，在印刷以后發(fā)送之前工作人員還需要進(jìn)行再一次的復(fù)核。如果需要修改實質(zhì)性的內(nèi)容，則需要按照程序進(jìn)行復(fù)審。對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴(yán)格得的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行。

四、總結(jié)

總之，文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理直接關(guān)系檔案資料的完整性。提高文書管理工作的地位，加強(qiáng)文書工作和檔案管理工作的銜接，增強(qiáng)部門合作，完善工作程序和管理機(jī)制，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識，做好檔案資料的收集工作，提高檔案資料的利用率，保證單位的健康發(fā)展。