機(jī)關(guān)檔案收集工作的實(shí)踐與思考

范慶華

摘 要：檔案工作是一項(xiàng)印記歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、著眼未來(lái)的崇高事業(yè)。檔案收集是檔案工作中極為重要的基礎(chǔ)性工作，是貫徹落實(shí)機(jī)關(guān)檔案集中統(tǒng)一管理原則的首要舉措和重點(diǎn)環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供現(xiàn)實(shí)的管理服務(wù)對(duì)象，是整個(gè)檔案工作的起點(diǎn)。因此，必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，切實(shí)轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)檔案收集工作理念，忠實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全，強(qiáng)化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案有效利用的目標(biāo)，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)檔案收集管理工作現(xiàn)狀、問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出進(jìn)一步改善機(jī)關(guān)檔案收集管理工作的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案；收集；重要性；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2016）21-0191-02

一、檔案收集工作的重要性

檔案收集是機(jī)關(guān)單位管理的首要環(huán)節(jié)。檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可乘之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門(mén)自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無(wú)法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無(wú)法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開(kāi)的、未申請(qǐng)專(zhuān)利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案資料的收集工作，可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

二、檔案收集工作中存在的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)五十多年的全面建設(shè)，我國(guó)已初步構(gòu)建起門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系。但據(jù)筆者了解，有許多單位甚至有些是歷年的檔案工作先進(jìn)單位，都沒(méi)有將本單位應(yīng)歸檔的文件材料完整地收集到檔案室進(jìn)行立卷歸檔，使之處于到處分散狀況，若干年以后這些材料便丟失不見(jiàn)了，要利用無(wú)處可尋，讓各項(xiàng)工作變得被動(dòng)。收集質(zhì)量差、收集工作難，仍然是困繞機(jī)關(guān)檔案工作人員的兩個(gè)難題。具體表現(xiàn)為：一是許多應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集不齊全，達(dá)不到檔案完整率的要求；二是一些應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料不能及時(shí)收集歸檔，直接影響著檔案整理工作其他環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行；三是不少收集歸檔的文件材料、技術(shù)資料不符合要求，使檔案收集質(zhì)量大打折扣。究其原因，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，只重視上級(jí)發(fā)來(lái)的文件，而對(duì)本單位形成的各種文件材料，如會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各類(lèi)名冊(cè)、工作制度、與外單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書(shū)、人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)材料、財(cái)務(wù)預(yù)決算等不重視，不收集歸檔。從法制的角度講，這是一種違反《檔案法》的行為，必須堅(jiān)決糾正；從如實(shí)反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)面貌的角度看，本機(jī)關(guān)形成的這些文件材料比上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件更重要，更能反映本機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)，更應(yīng)收集齊全。

第二，只重視“紅頭”文件的正件、印件、轉(zhuǎn)發(fā)件的收集歸檔，不重視同一文件的附件、定稿、被轉(zhuǎn)發(fā)件（原件）、電報(bào)等收集歸檔。實(shí)際上有許多文件后者比前者更重要，兩者應(yīng)一同收集歸檔，不得分散保存。

第三，只重視經(jīng)過(guò)收發(fā)登記的文件，而忽視未經(jīng)收發(fā)登記的各種文件材料的收歸檔，如到上級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)會(huì)帶回的文件、本單位開(kāi)會(huì)形成的文件、機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件，到基層的調(diào)查報(bào)告、訪(fǎng)問(wèn)記錄、黨團(tuán)組織關(guān)系、職工調(diào)動(dòng)介紹信等。只要是屬于歸檔范圍的經(jīng)過(guò)收發(fā)登記或未經(jīng)收發(fā)登記的文件材料，都應(yīng)徹底收集，確保歸檔文件的齊全完整。

三、改善機(jī)關(guān)檔案收集工作的對(duì)策

具體而言，檔案的收集就是把分散保存在各個(gè)機(jī)關(guān)、部門(mén)、個(gè)人手中和散存在其他部門(mén)的檔案，有組織、有計(jì)劃地分別集中到綜合檔案室的活動(dòng)。收集工作的質(zhì)量，直接影響著其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展，決定著其他業(yè)務(wù)工作的優(yōu)劣。因而，檔案的收集工作在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個(gè)關(guān)鍵性的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)。為此，我們必須采取必要的措施，保證機(jī)關(guān)檔案的齊全完整。

第一，深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任心和使命感。各級(jí)機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，按照相關(guān)規(guī)定要求專(zhuān)門(mén)成立機(jī)關(guān)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，選拔講政治、責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高的同志擔(dān)任檔案管理工作人員，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作系統(tǒng)進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，不斷提高檔案管理工作水平。

第二，利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)行信息化管理，促進(jìn)檔案收集整理工作規(guī)范有序。加大檔案工作信息化建設(shè)力度，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。利用計(jì)算機(jī)管理以減少檔案的有效空間，方便簡(jiǎn)單保存信息，同時(shí)增加檔案保密度。力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。更好地對(duì)信息資料進(jìn)行妥善整理及保存；對(duì)收集的每份材料逐件進(jìn)行審查，不合格的當(dāng)即退回，整理合格后歸檔，保證每份檔案的歸檔材料的質(zhì)量。同時(shí)，建立規(guī)范的規(guī)章制度，確保檔案技術(shù)安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案。按照《檔案法》要求，自覺(jué)接受檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，嚴(yán)格遵守保密制度，在不違背保密原則的前提下充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，查閱、借閱檔案嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，確保檔案在政治上的安全。

第三，提高檔案管理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力和檔案意識(shí)。造成材料不齊全完整的一個(gè)重要原因就是機(jī)關(guān)少數(shù)檔案人員業(yè)務(wù)不精，面對(duì)一部分文件資料不確定是否整理歸檔、集中保管，意識(shí)淡薄，棄之不用。而作為新時(shí)期的檔案管理人員，不僅要懂得檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)的使用。通過(guò)形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要采取有效措施，加大檔案工作人員培訓(xùn)力度，提高檔案管理工作效率。一是舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。講授檔案工作的基本知識(shí)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；大力推廣計(jì)算機(jī)技術(shù)，科學(xué)利用信息化手段，充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。二是建立嚴(yán)格的管理制度。從技術(shù)和管理層面確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，采用“雙軌制”整理方法，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件編為一致的檔號(hào)和著錄信息，方便查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。三是嚴(yán)格執(zhí)法檢查。深入機(jī)關(guān)各單位，現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)。把執(zhí)法的時(shí)機(jī)變成主動(dòng)服務(wù)的過(guò)程，幫助機(jī)關(guān)單位制定規(guī)范的檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類(lèi)方案，現(xiàn)場(chǎng)為各單位檔案工作人員培訓(xùn)上課，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案工作步入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

檔案是人類(lèi)社會(huì)的原始記錄。它在人們的現(xiàn)實(shí)生活中具有重要的憑證參考作用，對(duì)于維護(hù)人類(lèi)社會(huì)的歷史真實(shí)面貌具有重要意義。同時(shí)，檔案是開(kāi)展檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的必要條件。有了檔案，檔案室的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用才具備物質(zhì)對(duì)象；離開(kāi)檔案，檔案工作就是“無(wú)米之炊”，平時(shí)收集機(jī)關(guān)檔案的關(guān)鍵，是要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，善于多想辦法，才能做出成效?？梢圆扇∵@樣一些具體辦法：一是抓住各種檢查、內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等機(jī)會(huì)，幫助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)，對(duì)文件材料進(jìn)行全面清理，發(fā)現(xiàn)和收集散失在個(gè)人手中的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。二是主動(dòng)上門(mén)，收集整理機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)人員外出開(kāi)會(huì)或執(zhí)行任務(wù)帶回的文件材料。三是掌握各階段中心工作，及時(shí)收集整理階段性活動(dòng)形成的完整文件材料。如全局性改革工作，及時(shí)收集整理相關(guān)實(shí)施方案、配套細(xì)則、措施，以及工作路徑圖及時(shí)間節(jié)點(diǎn)、活動(dòng)圖片等寶貴資料。四是為了使應(yīng)歸檔的文件收集得完整，要嚴(yán)格把好登記關(guān)（建立收發(fā)文登記簿）、打印關(guān)、印章關(guān)、傳閱關(guān)和借閱關(guān)。

機(jī)關(guān)檔案收集工作辦法很多，并不僅僅局限于上述幾種，廣大檔案工作者要勇于創(chuàng)新，開(kāi)拓思路，在工作中不斷探索總結(jié)出更多更好更有效的辦法，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

[責(zé)任編輯 李曉群]