淺談電子會計檔案的實施和應用

摘 要：會計檔案是會計基礎工作的重要內容，是會計活動的產物，是記錄和反映經濟活動的重要史料和證據。以往會計檔案都是以紙質形式歸檔，然而隨著企業經營規模的發展，紙質會計檔案的數量和范圍不斷增加，需要投入大量的人力和物力處理檔案工作，嚴重耗費了社會資源。本文通過借鑒最新《會計檔案管理辦法》，嘗試探討如何實施會計檔案電子化歸檔，以及對企業管理提升帶來的影響。

關鍵詞：電子會計檔案；實施；應用

為規范和提高會計檔案的現代化管理水平，財政部、國家檔案局于2015年12月發布了新的《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號） （以下簡稱：新辦法），首次肯定了電子會計檔案的法律效力，會計檔案的獲得、歸檔、保管均可以通過電子化形式管理。本文通過引用新辦法中電子化檔案內容，對比目前會計檔案管理現狀，分析電子會計檔案在企業落地實施方案，以及對企業管理產生的影響。

一、目前會計檔案現狀。

1）歸檔工作不能實時處理，一般在財務年度工作結束后立卷和歸檔。

2）檔案查詢受保管地點的限制，無法隨時、隨地查詢。

3）歸檔范圍擴大、保管期限延長等因素，造成企業保管成本不斷增加。

4）重復打印裝訂系統內賬務信息和表單，增加了企業辦公成本。

5）各級檔案機構自行歸檔，集團公司無法直接監管檔案管理情況。

二、電子會計檔案系統的搭建

電子會計檔案系統應以新辦法中電子歸檔的七點要求為前提，以財務信息系統為基礎，與各業務系統搭建數據接口，確保檔案的真實、完整、可用、安全，具備數據收集、整理、查詢、分析等功能。

（一）實施前提條件。

1）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；2）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；3）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；4）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；5）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；6）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；7）電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。

（二）初始架構設置。

收集和整理各級檔案部門的單位名稱、財務系統標準化編碼、檔案內容、用戶等基礎信息，然后對照檔案系統和財務信息系統編碼關系，分配用戶組數據和功能權限。同時，在系統中初始維護檔案保管期限、保密級別等內容。

（三）標準化信息導入。

將各類檔案的封皮、啟用頁、目錄等表格樣式導入系統，歸檔單位、日期、冊數、頁數等基礎信息由系統自動生成，同時通過電子簽名方式完成歸檔審批。

（四）檔案內容設置

1）會計記賬憑證。記賬憑證自動從財務信息系統中電子化存檔。根據系統融合情況，開發與ERP等生產集成系統、集中報銷系統、合同系統接口，將系統內表單自動與記賬憑證形成關聯，保證電子檔案數據完整性。

2）會計賬簿。為規范會計賬簿存檔標準，電子會計檔案應當實行頂層設計，采用通配符方式配置標準的賬簿打印格式。

3）財務報告。通過維護財務報告性質，系統自動篩選需要打印的報表，自動生成報表目錄，對于沒有數據的空表在報表目錄備注欄自動標注“空表”，不參與報表頁數的排序。

4）檔案數據的準確性。通過系統設置歸檔檢查功能，保證電子會計檔案與財務信息系統中實際數據相一致，避免數據修改和重復存檔等問題，其中會計憑證必須在記賬后存檔，會計賬簿在次年財務決算后存檔，會計報表在關閉上一會計期間后存檔。

5）檔案數據的完整性。開發數據檢查功能，通過提取財務信息系統中記賬憑證、賬簿、報告數據源信息，分析應存檔數據量，然后與已存檔信息進行比較，生成檔案工作報告，統計和分析歸檔進度。

6）檔案查詢。完善數據權限設置，電子檔案移交后，同時終止在財務信息系統中相關數據的查詢權限，必須通過提交查閱申請，經過系統內審批后查詢，保證了檔案工作的保密性要求。

三、電子會計檔案系統的應用。

通過應用會計檔案電子化歸檔，一方面降低了企業成本，另一方面提升了企業管理水平。

1）節約成本。會計檔案電子化后將節省大量的辦公用紙和辦公設備消耗，減少了成本費用負擔，特別是幫助財務人員從瑣碎的檔案管理工作中抽離出來，集中精力處理會計核算和財務管理工作，減少人力資源成本的浪費。

2）查詢便捷。從會計記賬憑證到原始憑證，再到會計賬簿，最后到財務報告，將整個財務核算過程進行融合處理，對原有分散化的檔案信息進行再加工處理，建立數據庫信息結構，所需信息可以直接讀取。同時，打破查檔地域限制，通過“互聯網+”方式實時查詢信息。

3）數據集成。按照財務管理的發展方向，財務共享和核算集中是未來財務工作的必然趨勢，但是現有集中核算存在核算要素無法提取，原始憑證傳遞困難，系統信息無法整合等因素的制約。通過借助電子會計檔案系統的數據集成功能，可以實現自動提取核算信息，原始憑證通過系統接口或影像掃描與憑證進行關聯，實現會計核算集中處理。

4）管理分析。在全球經濟復蘇緩慢的背景下，財務部門必須轉變角色，由決策執行者向決策支撐者轉變。通過借助電子會計檔案系統的數據集成功能，從各個生產系統中直接提取各項經營活動的基礎數據，然后進行整合，形成“大數據”分析建模體系，從業務源頭發現增加企業價值的渠道，更好地為企業提供切實可行的發展建議。

5）財務監管。會計檔案電子化具有流程化、系統化、規范化等特點，實現集團公司自上而下對各級單位的賬務核算、財務報賬、基礎工作等內容的直接監管，有效防范財務風險。

四、結語

電子會計檔案是對財務管理基礎工作的創新，實現了對會計檔案信息的實時更新、實時查詢、信息共享等功能，有利于檔案業務的規范進行，滿足了互聯網形勢下企業信息化水平和精細化管理需要，為公司提供多維度決策信息，將會帶來一次企業管理和財務工作的變革和提升。

作者簡介：

王策 （1980-）， 男，回族，遼寧遼陽人， 管理學學士，會計師， 研究方向：財務共享和管理會計發展趨勢。