科研機構知識管理常見風險分析

黃紀民

【摘 要】知識管理對科研機構在知識經濟時代的競爭中保持優勢有重要意義。文章簡要闡述科研機構實施知識管理的必要性，分析科研機構實施知識管理存在的風險因素，并探討科研機構實施知識管理的風險管理措施。

【關鍵詞】知識管理；科研機構；風險

【中圖分類號】G322 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2016）10-0016-03

隨著社會和經濟的發展，實務產品和無形服務的價值逐漸開始由其中所含有的知識決定。由此，人們認識到知識已經成為一種重要的資產和生產力，社會進入了以知識競爭為核心的知識經濟時代。無法管理好知識，不能管理好知識資產，沒有知識生產、流通、使用的機制，就不能利用知識來創造更高的價值，就無法獲得更強的競爭能力。因此，21世紀的組織管理必須將知識管理作為重要內容納入其中。

知識管理是指組織進行知識的創造、分類、儲存、分享、利用與創新，實現組織知識價值的最大化，并為組織創造業務價值，形成競爭優勢的過程。雖然知識管理理論體系尚未發展得非常成熟和系統化，但因其適應知識經濟的發展，有利于知識創新，目前已經廣泛地應用于國外跨國公司、研發機構和知識密集型企業的管理。

科研機構作為主要從事知識產品生產的組織，知識管理對于科研機構的意義更加突出。本文將簡要分析科研院所知識管理中的風險管理問題，期望能夠為科研機構更有效地開展知識管理提供決策參考。

1 科研院所實施知識管理的必要性

1.1 知識管理有利于科研機構快速獲取大量的知識，提高科研效率

科研機構的研究工作主要是對未知問題進行探索，一般先利用已經掌握的知識對問題進行分析和比對，看問題是否符合相關特征，如果符合，就可以采用已經擁有的技術手段去解決，若不符合已掌握原理的特征，則需要科研人員采用新的知識去重復以上過程，直到問題解決。

可見，科研的特點決定了科研機構必須能夠大量獲取新的知識來維持生存。然而，由于科研機構工作人員的時間和精力都很有限，科研人員希望能夠直接地獲取一般性的知識，這樣可以極大地提高他們的認知速度，在相同的時間內獲得更大量的知識。通過知識管理，科研人員可以更好地共享研究成果，從而都把自己有限的時間和精力用于探索和發現關鍵的新知識，這有助于提高科研的效率。

1.2 知識管理有利于增強科研機構的技術創新能力

當前，信息技術日新月異，知識數量急劇增加，知識傳播速度和更新周期急速加快，知識創新方式多種多樣。技術創新從產生新的思想開始，要經過多個環節和過程才能最終實現技術成果。在這其中，通過知識管理，可以使研發團隊的成員之間信息流通與反饋渠道順暢，增強成員知識分享的能動性，提高創新的效率。

在技術創新的過程中，存在許多無法預測的不確定因素。這種風險主要取決于市場環境的不確定性、新產品開發的難易程度和創新成員的能力大小。通過知識管理，研發團隊可以與客戶互動溝通，可以及時地收集市場與企業的需求信息，使技術創新獲得有效的依據和參考，并且可根據市場信息的反饋，及時調整創新方案，減少技術創新成本，提高技術創新的成功率，降低技術創新方案中的風險。

1.3 知識管理有利于科研機構的穩定發展

知識是科研機構賴以生存與發展的核心競爭力。知識分為顯性知識和隱性知識，顯性知識是可以表達的、有物質載體的知識，如各種書籍資料中記載的信息；而所謂隱性知識是個人或組織經過長期實踐積累而得到的難以用語言表達的知識，存在于工作人員的大腦中，不能或難以傳播給別人，但通常這些隱性知識卻正是科研機構得以生存與發展的關鍵。若掌握關鍵隱性知識的科研人員離開單位，這些無法通過有形記載留下的知識就會被一并帶走，會給科研單位造成重大的損失。科研機構通過知識管理，將顯性知識和隱性知識進行良性的轉化，將可以在目前人員流動越來越頻繁的情況下，增強科研機構的知識積累，為今后的可持續發展提供重要保證。

2 科研機構知識管理的風險分析

2.1 不注重知識來源建設的風險

很多科研機構只注重項目進展如何、經費是否足夠、項目考核指標最終能否實現，對于完成項目研究所需的知識是否具備，如果不具備所需知識如何獲取，組織很少關心，完全是由項目的具體承擔人員自行解決。

一方面，機構不注重提供便于獲取外部知識的渠道來幫助科研人員更好地獲取和收集外部知識資源，如不提供便捷的渠道以查詢國內外各大科學情報數據庫、不愿意出資購買有償的信息服務等；另一方面，對于科研機構自身在知識創造過程中獲得的內部知識資產與知識資源，也不注重收集積累與歸納沉淀，放任這些知識無序、碎片和凌亂地儲存在組織內部，隨著時間和人員的流逝，這些信息和知識也最終消失。

2.2 忽視隱性知識管理的風險

有些科研機構能夠較好地收集各類內部和外部知識資源，但這些知識都是顯性知識，即可以固化物質介質中的那一部分知識。

知識管理認為，隱性知識比顯性知識更完善、更能創造價值，是組織的核心知識和組織競爭力的關鍵來源，能否對隱性知識進行有效地挖掘和利用，將成為個人和組織學習成功與否的關鍵。

隱性知識是高度個人化和難以標準化描述的知識，它與每個人的經驗、直覺、洞察力和價值觀念密切相關，是個人或組織經過長期實踐而積累產生的，通常是難以用物質媒介進行表達或傳播的。顯性知識就如同“海面上的冰山”，而隱性知識則是隱藏在水面以下的部分，它們難以發覺，卻是知識的精華和個人能力的決定性因素。由于知識尤其是隱性知識不能獨立于工作人員的大腦而存在，若掌握關鍵隱性知識的科研人員離開單位，其所擁有的這些隱性知識就必然會被同時帶走，科研單位將會遭受巨大的損失。

2.3 忽視顯性與隱性知識相互轉化的風險

目前，科研機構在知識管理上，大多只是注重知識的收集，忽視知識在團隊內的傳遞共享和轉化。

知識轉化通常有4種形式：①社會化，指某個人的隱性知識通過觀察、交流和模仿，被其他人所接收，成為其他人的隱性知識。例如，傳統的學徒制就是社會化應用的例子。②外在化，指隱性知識向顯性知識的轉化。它是用概念和語言清晰表達隱性知識的過程，轉化手法有隱喻、類比和范例等。這是知識創造過程中最重要的環節。③組合化，指將顯性知識的獨立成分組合成顯性知識系統的過程。通過篩選、添加、組合和分類等手法，創造出新知識。④內在化，指個人通過邊干邊學的實踐，將顯性知識吸收轉化為隱性知識的過程。個人通過內在化不斷積累知識，通過社會化與他人共享，引發知識創造的新一輪螺旋上升。

2.4 不注重對知識進行評估管理的風險

由于長期以來科研機構缺少對知識進行全面、及時的收集與更新管理，因此很多科研機構對于知識管理的理解主要是完善知識的獲取，缺少對知識管理效果的評估與管理，沒有根據項目需求和研發團隊的自身情況進行知識的收集、共享、開發與利用，存在費效比低、知識泛濫的情況。

2.5 忽視知識的泄密風險

知識是科研機構的核心競爭力，是科研機構賴以生存與發展的基礎，也與科研人員的職業發展、薪酬待遇密切相關。由于擔心泄密和個人利益受到影響，科研人員往往不愿意共享知識技能，也抗拒與排斥對他人的意見與建議。

只有做好防范知識泄密、成果被盜的風險及影響個人發展的顧慮，科研人員才愿意參與知識管理，貢獻自己的聰明才智，并得到他人的真知灼見，從而實現知識的增值。

3 科研機構實施知識管理的風險管理措施

3.1 領導重視知識管理

領導重視知識管理，要親自過問并參與相關工作。要實現知識管理的高效運作，往往涉及組織文化、規章架構、設備購置、動員參與、團隊建設及維護評估等多個環節，沒有單位領導的重視和參與，很難實現以上要求。

3.2 成立獨立的知識管理部門

科研機構實施知識管理，需成立獨立的知識管理部門，由其主導推動整個機構參與知識管理。知識管理部門需配備專職或兼職人員，其主要任務和職能如下：了解科研機構內部的知識現狀和需求；建立促進知識學習的共享環境；制定知識政策；及時更新知識庫的信息并確保運轉正常；促進知識的集成和共享。

知識管理部門定期在內部的知識平臺上發布信息（包括舉辦有獎評選等），督促內部的人員使用知識管理平臺，鼓勵科研人員將個人才智（包括專業經驗、案例資料、專家渠道等）貢獻到機構知識庫中共享、交流；并根據用戶反饋和實際需求，不斷完善知識管理系統的內容和功能。這也是將隱性知識轉化為顯性知識的過程。知識管理部門能否實施有效的引導與協調，將直接影響到科研機構知識管理的成敗。

3.3 注重知識積累

注重知識積累，這是知識管理的首要步驟。知識的有效積累是科研機構生存和發展的基礎，沒有知識的收集與沉淀，就無法進行后續的交流分享，創新的知識成果如果不進行收集，也就無法實現知識的增值。因此，既要注重收集機構外的知識，也要注重對機構內部自身知識的收集。

3.4 建設以便于共享和交流為原則的知識管理信息系統

互聯網是全球最大的信息庫，科研機構應該提供便捷的接入方式；而內部網絡為科研機構提供了知識共享與交流的平臺，科研人員可以獲取和學習相關的知識，并把有用的知識添加到知識平臺，以供他人共享。這種知識交流平臺包括內部論壇、公告板、留言板、E-mail 通知等。加強內部知識網絡的建設，可以有效地促進職工的學習和交流，充分利用組織內部的知識，獲取對工作有價值的信息。

網絡系統應建有視覺的、互動的交流體系，可以同時傳播聲音、圖像和文本資料的視頻知識網絡將更具直觀性，使得科研人員更容易進行隱性知識的傳播和共享；而即時的、交互的交流有利于進行學術研討和學術爭鳴。

3.5 在組織、制度及文化上營造利于知識管理的氛圍

科研機構知識管理的組織建設主要是構建扁平化、開放化的學習型組織，消除妨礙知識共享和交流的組織等級制度；建立知識學習小組，培養組織的學習氛圍，向外界學習和進行知識吸收，增強組織自身能力；要注重對內部成員進行培養和開發人力資源，給成員培訓和學習的機會；爭取建立一些獲取行業內特有知識的專門渠道，定期邀請行業內權威人士交流，可以高效地掌握行業最新、最關鍵的知識；與企業和其他科研團隊訂立合作項目等。

要想調動科研人員分享和學習知識的能動性，必須注重在科研機構實施知識管理的文化建設，包括人生觀、世界觀、價值取向、管理思維等方面，其重點是創建團隊文化和學習文化，建立知識共享的激勵機制，培養員工良好的職業道德、集體榮譽感和團隊精神等。此外，鼓勵員工進行人生規劃，減小核心成員的流失對團隊產生的不利影響。單純的激勵作用是有限的，還要在職業發展方面制定相應的人事管理與考核制度，提供一個團隊成員能夠設計自己生涯規劃的場所，讓其感受到通過知識共享能夠獲得安全有前景的職業發展，才可以有效地激發他們的知識分享和學習的能動性。

3.6 注意知識交流的網絡安全，制定保密和保護知識產權的規則

知識網絡屬于半開放性質，所有進入系統的員工都要實行實名制，根據知識的涉密程度進行分類管理，對于不涉密的可以適當放寬準入門檻，對于重要的涉密知識，必須經過嚴格的審查并被授權才能夠使用網絡。為防患于未然，這個系統更多的是用于知識交流和知識傳播，應盡量避免那些涉及機密或者核心技術的內容在網絡上出現。

4 小結

知識管理對科研機構在知識經濟時代的競爭中保持優勢有重要意義，實施知識管理需要注重對隱性知識的管理，并要從組織、制度、硬件、團隊、文化等多個方面進行配合。因此，科研機構的領導要重視和參與，還要設立相應的知識管理部門并設置專人來推動和實施，才能夠避免知識管理效果低的風險。

參 考 文 獻

[1]王明明，李艷紅，戴鴻軼.基于知識創新的科研團隊知識管理系統研究[J].情報雜志，2006（9）.

[2]陳啟愉.科研機構知識管理[J].科技進步與對策，2003（10）.

[3]徐修德.知識管理在科研項目管理中的應用[J].現代管理科學，2003（10）.

[4]周志田，楊多貴.科研機構知識管理體系初探[J].中國科技信息，2008（13）.

[5]賀玲，黃堅，皮佑國.科研團隊知識管理系統研究[J].科技管理研究，2010（4）.

[責任編輯：鄧進利]