于加強檔案工作社會化的幾點思考

宋淑巧

摘 要：長久以來，我們往往感嘆社會的檔案意識不高，影響了檔案工作的發展，卻很少反思一下自身的社會意識如何。其實，社會的檔案意識與檔案界的社會意識是兩個互相依存，互相制約且處于互動狀態的事物。但從檔案與檔案工作的角度看，似乎其自身社會意識的提高更具先導作用。只有將檔案融入到社會之中，千方百計讓檔案看得見、摸得著、用得上，成為公眾生活中不可或缺的信息資源，檔案才能真正發揮作用，實現其價值，才能完成自己的使命，社會各界才能具體體驗并認識到檔案的深刻社會意義與價值，真正感受到檔案工作的重要社會功能。

關鍵詞：檔案；社會化；核心；保障

一、檔案工作在信息服務社會化進程中的定位

檔案是在社會實踐活動中直接形成的人類認識世界與改造世界的歷史記錄，是寶貴的歷史文化財富。它匯集了浩瀚的知識和豐富的信息，是社會信息資源的重要組成部分，是取之不盡、用之不竭的信息源。然而眾所周知，一份檔案若只被盡善盡美地保管著而得不到開發和利用，那么雖然它“活”著，我們也稱其為“死檔”。檔案工作最主要的目的就是要有效地開發檔案信息資源，變檔案潛在價值為現實價值，實現社會共享，最大限度地服務于社會。今后，隨著信息技術和社會信息化的發展，檔案工作所具有的信息管理和信息服務屬性將會日益增強，檔案信息也將不斷地由靜態向動態轉變，成為重要的信息資源之一，在社會信息服務系統中起著不可替代的作用。

由此看來，我們可以把檔案工作定位于一種社會信息服務工作，它與其他各種信息服務工作如圖書、情報工作雖然在管理內容和管理手段上有各自的分工和重點，但在服務思想、服務目標、服務手段上存在著相同或類似之處。都是為了實現信息資源共享，都是整個社會信息服務系統的組成部分。不管是檔案館，還是圖書館，甚至是博物館、科技館、文化藝術館，都應當是可以讓公眾方便地獲取信息的地方。

二、豐富的館藏是檔案工作社會化堅實的基礎

俗話說得好，“巧婦難為無米之炊”。擁有齊全完整、內容豐富的館藏是檔案工作社會化的堅實基礎。現實中，由于檔案館長期以來一直把各級黨政機關文書檔案作為收集保存的重點，而受環境和條件的制約，對于那些有特色的專業檔案，特別是一些名人檔案，重要活動檔案沒有及時收集進館。因此，可供開放檔案或者說人們喜聞樂見的東西微乎其微。這種館藏結構單一的限制，是檔案社會化工作滯后的重要原因。

作為國家綜合檔案館，應該有的檔案資料，要盡量擁有，不能只存貯黨政機關的文書檔案，還要有各個方面、多種類型、不同載體的檔案及資料。根據目前社會組織和個人，特別是公眾對利用檔案取向趨勢的分析，應該加大專門檔案，名、優、特等體現當地優勢和特色的檔案及資料的收集，如重要人物、重大活動、珍貴物產、高新科技、歷史變遷、名城舊事等。同時，我們還必須注意防止重數量擴充，輕質量效益的不良傾向，以寶貴的時間和經費保存真正有價值的檔案。因此，必須有齊全完整、內容豐富、能夠反映歷史全貌的館藏，才能滿足社會的不同需求。

三、開放和利用工作是檔案信息服務社會化的核心

不可否認，我們檔案開放的服務工作是十分滯后的。社會公眾長期接觸的公開出版物為圖書、報刊，因此，對檔案知之甚少也就在情理之中。加之長期以來我們在處理保管保護和開放利用這一對矛盾中，思想上被“開放危險、保密保險”這一無形的繩索所禁錮。由于檔案事業同圖書館、博物館相比，是一種相對特殊的事業，政治性、機要性比較強，因此，政治約束力、安全責任感成了我們思考問題、處理問題的出發點和思維定勢。總認為在檔案部門工作，保密保險任何時候都不會出差錯，而開放檔案，卻要擔很大的政治風險。殊不知，離開檔案開放和利用這一目的去保管、保護、保密，實際上是對實現目的的扭曲。

《檔案法》明確規定，“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年”，《檔案法實施辦法》進一步明確，“經濟、科學、技術、文化等類檔案可以隨時向社會開放”。 當然，檔案開放也不是絕對的，對于涉及到國家機密、個人隱私等內容的檔案一定要控制利用。在對檔案信息資源進行細致劃分，設定檔案內容的級別，確保涉及國家安全機密和個人秘密的檔案得到有效控制的前提下，對于符合開放條件的檔案，我們應積極提供利用，千方百計讓利用者獲得需要的檔案信息。因為檔案的價值主要就體現在利用上，凡屬于非秘密或已解密的檔案都應通過各種形式的社會開放，為全體公民服務，達到檔案“藏以致用”的目的。

四、良好的服務意識是檔案工作社會化順利進行最有力的保障

一個吸引人的檔案館不僅在于館藏檔案所蘊含的信息量，還在于有一個好的氛圍，讓利用者消除陌生感，感到親切方便。這就需要我們有“用戶至上”的思想，處處為利用者著想，實現檔案利用的“無障礙”。怎樣才能做到“無障礙”呢？不妨從下面幾個方面入手：

（一）簡化利用手續。普通公民只要持有身份證、介紹信等合法證明，就可以直接利用檔案館已開放的檔案。

（二）深化檢索。檔案館開放的檔案，必須經過系統整理，并編有供利用者自行檢索的開放目錄。要建立健全科學的檔案檢索體系，對檔案信息的著錄、標引要有一定的深度和廣度，不僅要揭示檔案題名中反映的顯性主題，還要注意檔案內容中涉及的隱性主題，盡可能多角度地反映有關檢索信息。

（三）拓展服務方式，實行多種服務。除了向用戶提供日常“門市”查檔服務外，還應積極開展咨詢服務、跟蹤服務、定向服務等多樣化的服務方式。對于不能直接到檔案館查用檔案（一般為電話詢問、信函索取）的，檔案館工作人員則代查、寄送用戶所需的信息，從而在一定程度上節省用戶利用檢索工具或為此進一步查找檔案原件所花費的時間。就是直接來檔案館查檔的，也有許多人對“全宗號”、“目錄號”一頭霧水，不會檢索，工作人員應熱情提供幫助。針對利用檔案信息比較集中的部門和單位，可以實行定向重點服務，以提高服務水平和服務效果。

（四）提供便利的復制手段。對于利用者需要的檔案資料，只要制度允許，可以復印、摘抄。

五、高科技知識與手段的運用是檔案工作社會化的必由之路

檔案工作社會化不僅表現在檔案工作對社會的意義，也表現在社會發展對檔案工作的扶持上。日新月異的科技力量給檔案工作以強有力的支持。現代通信技術、網絡技術、計算機技術、多媒體技術在檔案工作中有廣泛的用武之地，為檔案信息服務社會化提供了最佳的技術手段和實現途徑。檔案館實現計算機自動化檢索、上網建網站之后，就可以利用網絡公布館藏、發布信息，并通過異地查詢來滿足利用者的利用需求，提高檔案的利用率，使檔案發揮其應有的社會效用。

六、做好宣傳工作，吸引廣泛的用戶群

檔案部門除了要千方百計地做好推廣服務工作，直接服務于用戶之外，還應通過多種途徑強化宣傳工作，不斷增強社會的檔案利用意識，讓更多的“顧客”光顧檔案館。一方面，可采用舉辦陳列展覽或利用報紙、電視、廣播等大眾傳媒擴大檔案工作的社會影響，增加檔案部門的知名度，使人們對檔案工作有感性的認識。比如重大活動、紀念日等都是舉辦檔案展覽很好的題材，可以定期不定期地舉辦各種專題的檔案展覽。檔案館還可以成為愛國主義教育的基地。另一方面，要加強對館藏內容的揭示和報道，如編輯出版或公布《檔案館指南》、《檔案要覽》、《全宗介紹》、《珍貴檔案資料目錄》等，讓社會盡可能多的了解館藏內容、成分以及查檔的途徑和方法。這樣，當人們出現利用需求時，就會自然想到去檔案館查閱檔案。

七、提高檔案工作者的素質

要做好工作，人是關鍵的因素。檔案工作社會化對檔案工作者的要求是很高的，目前檔案人員無論是在觀念、意識，還是在經驗、能力以及知識結構上都存在一定的差距，尤其是在知識素質、信息意識和分析判斷能力上亟需充實和提高。檔案部門應在內部引入競爭機制，制造濃厚的學習風氣和尊重知識、尊重人才、人人向上的良好氛圍，檔案工作者要增強危機意識和緊迫感，努力優化自己的知識結構，在鉆研檔案學理論的同時，進一步擴大自己的知識面，學習外語、計算機以及各種專業知識和技能，使自己成為一專多能的復合型人才。只有這樣，才能在檔案工作社會化的進程中贏得主動。良好的心理素質是做好工作的前提。檔案工作是一項艱苦清貧的職業。隨著商品經濟的飛速發展，金錢觀念、名利思想等一些負面影響沖擊著各個領域，有些人認為檔案只有付出，沒有收獲，對“無私奉獻”的價值產生懷疑，對“默默無聞”也漸生不滿，由此導致檔案人員更換頻繁，檔案人員隊伍出現不穩定現象，在某種程度上影響了檔案事業的發展。這就要求檔案工作人員要調整好自己的心態，要自信而不自卑，堅定所從事的事業是功在當代、利在千秋的偉大事業，并為所從事的事業感到自豪。只有這樣，才能全心全意地做好檔案工作。