夷陵區財政檔案管理現狀及對策建議

唐西春　余宗樺

摘 要：檔案管理是一項長期性、系統性的綜合工程。近年來，宜昌市夷陵區財政系統的檔案工作按照檔案工作規范化、制度化、科學化的要求，本著“依法治檔、強化基礎、管理創優、利用創效”的檔案工作目標，緊緊圍繞保增長、保民生、保穩定的要求，在人力、財力和物力上不斷加大投入，夯實基礎，實施精細管理，為服務地方經濟發展做出了積極努力，較好地實現了檔案工作為財政中心工作服務的宗旨。

關鍵詞：財政檔案；問題；對策建議

近年來，夷陵區財政檔案工作在局黨組的高度重視下，以“依法治檔、強化基礎、管理創優、利用創效”為目標，按照檔案工作規范化、制度化、科學化的要求，在人力、財力和物力上加大投入，夯實基礎，實施精細化管理，檔案工作上了新臺階。

1 財政檔案的管理現狀

據初步統計，局機關及各鄉鎮共有文書類檔案41645件，科技檔案366件，會計檔案39833件，聲像檔案3272件，電子檔案805件，實物檔案1472件，專業檔案11083件。組建工作專班，成立了以局長為組長，分管局長為副組長的檔案工作領導小組，領導小組下設辦公室，由辦公室主任具體負責檔案工作目標管理省特級復查工作。建立了以綜合檔案室為中心，以機關各業務股室、二級單位和鄉鎮（街道）財政所、開發區財政局為網點的檔案管理網絡，配有30歲以下專職檔案員，學歷高，并能熟練操作計算機，聘請33名兼職檔案員，工作責任心強，具有較高的政治素質和業務素質，保證了事事有人管，層層有人抓。

2 存在的主要問題及原因分析

檔案工作逐步走向標準化、規范化、科學化的軌道，但由于諸多因素的影響，目前檔案工作還存在不容忽視的問題，具體表現在：

（一）思想認識不足

部分領導對檔案法律法規缺乏了解，檔案意識淡薄，認為檔案工作就是收存資料、抄抄寫寫、裝訂成冊、一般保管等事務性工作，對單位的主流工作來說是無關緊要的，只要保證不丟失能應對查檔就行了。沒有利用足夠時間從事檔案工作，認真研究檔案規律不夠深入，“需要時重要，不需要時次要”，不能及時保障保管檔案最基本的庫房和開支。

（二）管理機制不全

從管理現狀看，在檔案移交過程中，各科室對檔案的規范整理水平還參差不齊，文件材料的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，檔案管理在立卷、歸檔、保管、利用等方面缺乏有效制約機制，檔案收集的完整性和材料整理的規范性、及時性等方面還需進一步優化。有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

（三）服務范圍不廣

財政檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會價值和經濟價值缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（四）財政檔案管理信息化水平不高

當前是信息化全面發展時代，對檔案管理同樣提出了新的要求，目前檔案管理信息化水平比較落后，電子檔案的錄入比例不高，大部分以紙質檔案為主，不便于管理與查閱，檔案信息化管理系統不健全，不能滿足工作需要。

3 主要對策和建議

檔案管理工作是一項牽涉內容廣、面臨任務重的系統工程，規范化、科學化、現代化是衡量檔案管理工作質量高低的根本標準。對于財政檔案管理中存在的問題，必須以更高的站位加以認識，務必引起高度重視，并采取得力措施加以整改、規范提升，為檔案事業的發展創造更為良好的條件，提供更為有力的保障。

（一）健全管理機制，完善管理制度。

在實際工作中，應將檔案納入重要議事日程，做到與其他業務工作同部署、同檢查；納入年度目標管理，同考核、同獎懲；檔案管理工作經費納入財政預算，同計劃、同安排。同時根據相關要求，修訂和完善相關管理制度。檔案管理人員要根據《檔案法》和檔案工作管理考評辦法等相關要求，結合財政部門實際，不斷修改和完善原有制度，補充制定新的制度，形成統一的立卷歸檔、檔案利用、檔案統計、檔案保密、檔案保管、檔案鑒定、檔案人員崗位職責規章制度。并根據形勢發展要求，及時修訂文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表，使全系統檔案管理工作有法可依，有章可循。

（二）切實加強領導，強化工作培訓。

切實加強對檔案工作的領導，明確目標任務，強化督促檢查，及時解決工作中的重大問題，將檔案管理指標納入各項工作和有關人員的考核體系，為檔案工作的順利開展提供便利條件。選配好各級檔案工作的領導班子，鼓勵和支持優秀人才到檔案部門工作，加大對檔案人員的培養力度，專門安排時間不定期開展檔案知識講座，邀請有關專家就檔案工作形勢、強化檔案管理的重要意義以及檔案業務知識等進行專門培訓。同時，根據新時期檔案管理要求，鼓勵檔案管理人員參與多學科、多角度的培訓，學習電子檔案管理知識和財會專業知識，增強現代化檔案管理技能，適應新時期下的檔案工作。

（三）拓寬服務領域，提高利用價值。

只有檔案被充分利用，才能體現出檔案的價值所在。因此，檔案工作要以財政中心服務、為領導決策服務、為基層服務為己任，不斷拓寬服務領域，優化服務方式，加大檔案資料的收集力度，有效整合檔案資源，才能進一步拓寬服務面，提高工作效率，使檔案管理煥發新的活力。理順了內部關系，完善了各個過程、環節之間的對接，并嚴格按照質量體系文件規定履行職責。消除了過去各部門之間相互推諉、扯皮現象，解決了管理缺位、協調不暢的問題。從檔案形成的起點抓起，從事件、工作的初始階段進行全程跟蹤，及時提醒兼職檔案人員對資料的收集和整理，加大了收集的廣度和深度。在此基礎上，充分發揮局域網的優勢，實現了文書檔案的迅速查閱和快速傳遞，為各業務科室開展工作大大節約了時間，提高了辦事效率。

（四）提升財政檔案信息化建設水平

要實現財政檔案管理信息化，必須加強對檔案信息化電子系統開發與使用，對檔案的錄入、查閱、檢索等功能，實現高效化和無紙化，提高工作人員對電子檔案的管理水平，掌握先進的管理技能和信息使用能力。