與時俱進(jìn)，重塑檔案人員新角色

林少嵐

摘 要：隨著數(shù)字時代的到來，給檔案工作提出了新的要求，一切都在變化，檔案載體變了，檔案管理方法變了，檔案服務(wù)方式變了，檔案人員也不是過去單一的“保管員”了。為了適應(yīng)時代的需求，檔案人員需要提升自我素質(zhì)，培養(yǎng)各方面能力，重塑檔案人員新角色！

關(guān)鍵詞：檔案人員；素質(zhì)；提升

檔案人員素質(zhì)是檔案人員的道德品質(zhì)、能力和條件的總稱，其素質(zhì)高低直接影響著檔案工作的質(zhì)量和水平。數(shù)字時代借由電子文件的廣泛使用給人類文明的保存與延續(xù)提出了新的挑戰(zhàn)，檔案人員如何在數(shù)字浪潮中站穩(wěn)腳跟？對于如何提升企業(yè)檔案人員素質(zhì)，筆者做了以下思考。

1 增強自信，重塑新角色

檔案人員傳統(tǒng)角色整體上趨于保守和消極。美國檔案學(xué)者杰拉爾德·漢姆形象地稱這種保守和消極的工作方法為“傳統(tǒng)被動的問答式工作方法”。檔案職業(yè)在發(fā)展過程中不斷強化著邊界意識，檔案人員忽略參與的重要性，逐漸成為社會邊緣人。

隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案人員工作內(nèi)容發(fā)生重大變化，檔案人員不再是單一的保管員，而轉(zhuǎn)為多種嶄新角色。檔案人員是企業(yè)記憶的塑造者，檔案人員雖不能創(chuàng)造歷史，卻收集、保存好企業(yè)檔案，企業(yè)檔案反映企業(yè)活動真實的歷史面貌；檔案人員是知識的提供者，加拿大檔案學(xué)者特里·庫克提出，“如果我們這些信息工作者能夠引導(dǎo)利用者從泛濫的具體的信息過程過渡到知識甚至于智慧，我們在新時代的工作地位就會得到保證”，在知識社會中，檔案人員由提供信息轉(zhuǎn)到提供知識，繼續(xù)實現(xiàn)檔案的價值；檔案人員是文檔系統(tǒng)的監(jiān)督者，隨著電子文件的出現(xiàn)，文檔一體化管理是必然要求，這就需要檔案人員擔(dān)當(dāng)整個文檔系統(tǒng)的監(jiān)督者，保證文檔信息的客觀、準(zhǔn)確、完整，促進(jìn)文檔系統(tǒng)的建設(shè)與完善。

2015年，《中華人民共和國職業(yè)分類大典》在1999年版的基礎(chǔ)上將“檔案業(yè)務(wù)人員”更名為“檔案專業(yè)人員”，對“檔案專業(yè)人員”有了新定位，體現(xiàn)了國家對檔案行業(yè)專業(yè)化的強調(diào)和考量。檔案人員應(yīng)認(rèn)識到檔案工作的重要性與專業(yè)性，轉(zhuǎn)變檔案人員角色，重拾信心，履行崗位賦予我們的職責(zé)。

2 培養(yǎng)管理學(xué)思維模式

自1997年國家對檔案學(xué)學(xué)科類屬進(jìn)行調(diào)整，檔案學(xué)由歷史學(xué)的輔助學(xué)科正式被劃歸為管理學(xué)這個大門類以后，檔案學(xué)教育也打上了管理學(xué)的烙印。檔案管理的存在是為了提高組織的運行效率。馮惠玲教授說，“成功的專業(yè)教育應(yīng)該是學(xué)生形成全面的檔案專業(yè)素養(yǎng)，理解檔案的本質(zhì)和精髓，掌握檔案管理的方法論，能夠在管理對象和管理手段的變化中策劃和設(shè)計科學(xué)的管理體系，實施正確的管理方法。檔案專業(yè)的培養(yǎng)方案應(yīng)該以此為目標(biāo)。”

檔案工作實踐性很強，檔案人員除了掌握檔案學(xué)知識外，還應(yīng)加強宏觀管理知識學(xué)習(xí)，培養(yǎng)管理學(xué)思維方式，全面的知識結(jié)構(gòu)才能適應(yīng)現(xiàn)代社會市場經(jīng)濟(jì)對人才的要求。

3 兼?zhèn)湫畔⑺仞B(yǎng)和信息技能

檔案從產(chǎn)生開始，就不斷對載體進(jìn)行選擇，從最早的甲骨檔案開始，先后經(jīng)歷了金文檔案、石刻檔案、簡牘檔案等載體形式的變遷，最后直到紙質(zhì)檔案產(chǎn)生后，檔案信息才找到了適合它的載體的所在。從歷史變遷中，我們發(fā)現(xiàn)，檔案信息對于載體的選擇是有著內(nèi)在的規(guī)律性的——載體逐漸地向儲藏量大、輕便、壽命越來越長的方向發(fā)展。隨著電子時代的到來，人類的信息量以幾何倍數(shù)增長，管理對象的數(shù)字化、管理過程的無紙化和社會節(jié)奏的高效化要求檔案人員不僅要具備較高的信息素養(yǎng)和信息意識，更應(yīng)該具備熟練的信息技術(shù)與技能。從實體管理到信息管理再到知識管理的跨越，技術(shù)對于檔案管理的意義重大，未來的檔案管理對信息技術(shù)的依賴性越來越高。

4 提升攝影技術(shù)水平

按下快門，留下企業(yè)真實清晰的歷史影像！企業(yè)發(fā)展的重要歷史時刻、重要來賓到訪、所獲榮譽獎項、各類豐富的企業(yè)文化活動……這些，都是企業(yè)成長的印記。檔案人員應(yīng)該提高攝影水平，記錄下企業(yè)的每一個發(fā)展變化。

5 提高檔案宣傳能力

檔案人員應(yīng)活躍起來，通過多種宣傳方式讓檔案“活”起來，我們可以學(xué)習(xí)一下珠海市檔案館的做法。2014年《中國檔案報》刊發(fā)“最美檔案館”相關(guān)報道，其中珠海檔案館因凸顯檔案文化特色及珠海特區(qū)開拓發(fā)展的時代氣息，受到好評。近年來，珠海市檔案館以“大宣傳”理念為指導(dǎo)，跳出檔案看檔案，不斷創(chuàng)新宣傳工作思路，充分利用豐富的館藏檔案資源，開展多種形式的主題宣傳活動，如組織學(xué)生開展“知我珠海，愛我珠海”主題實踐活動，舉辦多期具有檔案特色的“明德講堂”，將每個月第二個星期五設(shè)為“公眾開放日”，增強檔案工作的親和力。 “市檔案館展覽很好，是了解珠海、引導(dǎo)人們愛珠海的好課堂。”參觀者說。

6 改進(jìn)工作方法

主動爭取各項資源。國家檔案局中央檔案館關(guān)于認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》上說，在加大對檔案工作的支持保障力度方面，要求各地區(qū)各部門各單位切實把檔案工作納入本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展規(guī)劃，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等保障。

隨著企業(yè)的發(fā)展，形成的檔案數(shù)量越來越多，過去檔案人員埋頭苦干，工作量大且效率低。一些簡單、量大的基礎(chǔ)性的工作，可以適當(dāng)放權(quán)請他人完成，前提是在每處細(xì)節(jié)提出明確要求并做好保密工作。這樣可以大大節(jié)約時間，把大精力花在重要的地方。

2.將崗位職責(zé)改變成為一種管理體系。在文件材料的形成與歸檔過程中，預(yù)先設(shè)置，全程管控，將“后道”工作思維轉(zhuǎn)變?yōu)椤扒暗馈惫ぷ魉季S。檔案工作制度的制定，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、業(yè)務(wù)部門提供指導(dǎo)，保證企業(yè)檔案正常、有序、規(guī)范地開展；檔管理系統(tǒng)的設(shè)計和運行實現(xiàn)文件形成工作和保管工作的有序化、系統(tǒng)化。檔案系統(tǒng)反映檔案制度相關(guān)規(guī)定、流程。規(guī)范的檔案管理制度與高效的檔案管理系統(tǒng)為檔案管理工作提供重要依據(jù)。

3.加強溝通，抓重點，多留心。加強與同行間的交流，了解最近的檔案法規(guī)知識、檔案行業(yè)的動態(tài)，共同探討更好的檔案管理方法；加強與跨行業(yè)、跨部門之間的溝通，積極成為工作團(tuán)隊中的一員，及時了解各項目情況，使之文檔脈絡(luò)清晰完整。提高對文檔重要性識別度及敏感度，一般利用率高、具備核心價值內(nèi)容的文檔，在日常工作中隨時收集保存以便快速提供利用。

綜上所述，檔案人員應(yīng)與時俱進(jìn)，除了夯實檔案理論知識外，在實踐中多思考、多感悟，不斷提升各項能力，具備創(chuàng)造性、主動性，樹立責(zé)任心和使命感，為檔案工作呼告奔走，努力成為檔案專家能手！

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