應用型本科二級學院院辦管理信息化研究

趙浩婕　王慶喜

摘 要： 針對應用型本科二級學院院辦管理存在的問題，提出二級學院院辦管理和服務的信息化思路。設計了院辦管理和服務的信息系統，主要包括信息發(fā)布與反饋系統、文檔提交與檢查系統、培養(yǎng)方案管理與教材征訂系統、會議室管理系統、教師進修與崗位鍛煉管理系統、科研與教研管理與統計系統等。該系統對于推進院辦信息化，進而提升院辦管理水平和服務質量，提高學院的宣傳效果起著良好作用。

關鍵詞： 應用型本科； 院辦管理； 信息化； 信息發(fā)布； 信息系統

中圖分類號：G462 文獻標志碼：A 文章編號：1006-8228（2016）06-83-03

Abstract： Aiming at the problems existing in the management of the applied undergraduate secondary college office， the idea of the information management and service for the secondary college office is put forward. The management and service information system of secondary college office is designed， which includes information release and feedback system， document submission and checking system， training project management and of textbook ordering system， meeting room management system， teachers learning and job training management system， and scientific research， teaching research management and statistical system etc. The system has played a good role in promoting the office informationization to improve the offices management level and service quality， improve the college's propaganda effect.

Key words： applied undergraduate； college office management； informationization； information release； information system

0 引言

應用型本科院校的二級學院辦公室作為承上啟下和協調內外的基層行政單位，是學院黨務和行政的綜合管理機構[1]，是溝通學校和教師之間的橋梁[2]，也是學院全體師生的服務中心[3]，二級學院院辦集管理與服務于一體，在高校管理中起著十分重要并且不可替代的作用。

近年來現代信息技術[4]被廣泛應用于各個領域，并且在高校中應用也十分廣泛。如何利用信息化技術提升二級學院院辦的管理和服務水平，做到更好地為學院管理層決策服務，為學院教師的教學和科研服務，為學院學生學習和活動服務，促進學院各項活動的順利開展和教育事業(yè)的高速發(fā)展，這是學院辦公室需要思索、嘗試和實施的一個重大問題[5]。

1 院辦信息化存在的問題

應用型本科院校大多是新進本科，不少是地方性高等院校。相對于學術性高校，應用型本科院校存在基礎薄弱和資金缺乏等問題。而應用型本科院校的二級學院在辦公室信息化方面也存在共性問題。

1.1 信息傳遞效率低，并缺乏反饋

二級學院院辦日常工作和任務十分繁重，當遇到布置較遲的或是突擊性的任務和工作時[6]，總是由于信息傳遞無法及時和完整達到而造成后續(xù)工作十分被動，任務完成質量不高[7]，無法滿足領導的要求等情況是有發(fā)生。并且由于信息傳遞效率低，會形成相互扯皮甚至產生矛盾等。

院辦傳遞信息時，還有一個單向的特點[9]，即院辦向師生傳遞信息，而師生無法通過有效的信息化方式向院辦傳遞信息，致使信息單項傳遞，院辦無法得到師生的反饋，無法掌握信息傳遞的及時性和完整性。

1.2 學院信息宣傳力度較低

信息對外發(fā)布和宣傳的重要性已經被公認[8]。學院的信息宣傳有助于師生教學，有助于校企合作，有助于科研及其推廣，有助于招生就業(yè)，有助于科技創(chuàng)新等。但是，目前學院大多還認為對外宣傳是學校的職責，學院不需要做什么具體工作，造成外界無法更多了解到學院的信息，浪費了宣傳的機會。

1.3 信息化制約管理和服務水平

隨著高校連續(xù)多年的擴招，高校師生人數大幅增加，傳統的人為管理和服務無法適應時代要求，已經制約著管理水平和服務質量的提高[10]，問題和矛盾也越來越突出，已經到了必須解決的地步，而院辦須采用信息化手段和方式才能實現管理和服務需求。

2 學院辦公信息化措施

2.1 管理方式優(yōu)化，促進職能發(fā)揮

學院辦公室圍繞人才隊伍建設和教學科研等展開管理和服務，因此需要全面掌握學院的基本情況，尤其是教職工關心的問題和學院的發(fā)展趨勢等問題，提高工作質量和效率，促進辦公室職能發(fā)揮。須要從三個方面優(yōu)化管理：①制定方針政策；②統籌規(guī)劃；③管理標準化和規(guī)范化。

2.2 以制度保證信息化的進行

信息化建設需要制度保證，學院信息化建設需要建立多種管理制度，主要包括：審查制度和審批程序；信息安全制度；宣傳和教育制度。制度建設確保學院信息化穩(wěn)定和高效進行。

2.3 提高人才隊伍水平

采用宣傳動員和培訓的方式更新師生觀念和提升計算機應用水平，為院辦信息化的推進提供條件。更新觀念主要目的是消除顧慮及抵觸情緒；同時加強技能培訓，掃清技術上和操作上存在的障礙。

3 院辦管理信息化總體設計

3.1 架構和流程設計

信息化規(guī)劃要從學院院辦管理和服務實際出發(fā)，首先確定解決哪些問題；其次確定總體目標；再次確定藍圖及實施策略。架構設計包括：應用架構、組織架構和技術體系架構的設計。流程設計包括：規(guī)劃管理流程、需求管理流程和項目建設管理流程設計。

3.2 信息發(fā)布與反饋

信息系統集成多種信息發(fā)布平臺，比如系統信息發(fā)布平臺以及手機或者QQ和微信等即時通訊工具，還可以使用辦公郵箱或者公共郵箱等。系統信息發(fā)布平臺通過學院服務器發(fā)布教學和科研以及學生活動等方面的信息。對于需要及時發(fā)布的信息須通過手機短信、QQ或者微信的方式發(fā)布。

3.3 信息系統設計

購買或自主開發(fā)二級學院辦公室管理和服務的信息系統，并整合已有系統，提升院辦管理的信息化、網絡化和智能化，提升管理水平和服務質量以及師生滿意度。信息系統管理和維護要有專人負責，并進行管理員必要的培訓，提升信息系統的使用效率。

二級學院院辦需要的系統包括：信息發(fā)布與反饋系統、文檔提交與檢查系統、培養(yǎng)方案管理與教材征訂系統、會議室管理系統、教師進修與崗位鍛煉管理系統、科研與教研管理與統計系統等。不同高校的學院在管理上有不同之處，因此信息系統的建設不能照搬硬套，而是根據學院情況進行設計。

3.4 學院宣傳

通過網絡網站以及新的信息技術等多種方式宣傳學院，宣傳內容主要包括：招生就業(yè)信息、教學信息、科研信息、實驗室信息、學院特色等。

4 結束語

二級學院辦公室通過信息化建設，可以改善學院辦公室管理水平和服務質量，實際效果明顯。①采用信息技術替代人為處理，效率大大提高，失誤率大幅降低。②通過購買或自主開發(fā)院辦管理系統，在信息傳達、宣傳、教材征訂、檢查等方面都可借助系統完成，提高了院辦管理的信息化水平。③信息技術提供了信息發(fā)布和反饋的功能，提升了信息的管理，并且通過在系統平臺上宣傳學院的教學科研等信息，有效地提升了學院形象。

在院辦信息化進程中，需要多個信息化系統，而這些系統之間往往相互隔離，需要登錄多個系統，形成數據和信息孤島，造成了不必要的麻煩，因此下一步將研究系統數據整合和單點登錄。

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