論檔案保密與文書管理的堅守

吳榮麗

摘 要：檔案保密和文書管理工作是企業非常重要的一項工作，能夠間接反映企業的管理水平，監督企業工作的進展情況。本文主要分析了檔案保密工作與文書管理工作存在的問題，重點闡述了提高檔案保密和文書管理工作的措施，希望可以有關人士提供一些借鑒意義和思路。

關鍵詞：檔案保密；文書管理；存在問題；解決措施

隨著我國經濟的快速發展，企業面臨的挑戰也越來越多，檔案保密和文書管理就是其中的一項挑戰，加強檔案保密和文書管理工作能夠有效保證文書檔案的保密性、完整性和真實性，對企業的影響重大。然而檔案保密和文書管理不能直接產生經濟效益，導致企業領導不夠重視，所以檔案保密和文書管理工作存在很多問題亟待解決。

一、檔案保密與文書管理中存在的問題

（一）檔案保密中存在的問題

1.檔案保密意識淡薄，保密觀念模糊

縱觀我國的檔案保密工作，可以分為兩個時期，這兩個時期又以改革開放為分水嶺，在改革開放之前和之后，呈現兩種不同的保密工作局面。在改革開放之前，對于保密工作，我國有很多嚴格的規定，檔案的管理工作也相對比較封閉，人們很難接觸到有關檔案的東西。在改革開放之后，人們在工作中需要進行大量的交流，而在檔案的管理上，也采取更加開放的策略，人們查閱檔案和利用檔案也更加的方便，在這種情況長期進行的過程中，人們的觀念逐漸也發生了變化，特別是檔案的相關管理人員的保密意識也變得很薄弱，認為檔案既然公開了，那么就沒有保密的必要，在檔案管理中沒有做好保密工作，對企業造成了一定的影響。

2.檔案保密管理技術落后，與科技信息的迅猛發展矛盾突出

目前信息技術十分的發達，在檔案管理中也應用了很多的信息技術來提高檔案管理的效率，但是檔案管理人員對于信息技術的了解并沒有那么透徹，比如網絡病毒、木馬，加密技術等在信息時代都會對檔案的安全性造成影響，但是很多檔案工作人員對于信息技術的了解和掌握并沒有跟上時代的發展，導致檔案在管理過程中保密工作存在一定的缺陷。

（二）文書管理中存在的問題

1.管理人員數量不足，且綜合素質相對較差

多數企業的文書檔案人員都是從企業其他部門調過來的，或者是由辦公室人員兼任，使其不僅無法將工作的精力投入到檔案管理中，而且專業技術不足，導致管理效率較低，必然無法實現有效管理。

2.對文書檔案管理重視不夠

目前，很多企業對文書檔案管理工作的認識不足，認為其只是簡單的文書整理、歸納，定位不夠準確，影響工作的落實。因此，導致多數企業的文書檔案管理工作沒有落到實處，工作部門及人員的地位較低。

二、加強檔案保密與文書管理的措施

（一）加強檔案保密工作的措施

1.檔案信息保密等級確定，有針對性地保密

在《檔案法》以及《保密法》中明確劃分了檔案信息的保密程度。對于不同的檔案信息所采用的保密措施也不一樣，這樣可以做到有針對性的保密，集中優勢力量進行保密工作，確保資源有效利用。對于一些絕密檔案信息，必須要有專人進行保密工作的制定和落實。必要的保險柜、保險鎖、防盜器等，甚至是其他的高科技設備的使用都是為了保密工作而服務的，切不可將保密工作兒戲化、疏忽化。如果發現有泄密的隱患或風險，要第一時間上報組織，安排可靠的專業人士進行檢查和維護，防止更嚴重的泄密發生。此外對于絕密的檔案信息，必須要控制經手人數，無關人員不得靠近檔案管理區域。確保檔案從源頭上做好保密措施，提高檔案信息的安全，保證企業綜合治理平安建設的有序開展。

2.完善現有保密制度，提高保密工作者素質

許多企業對于檔案保密工作沒能建立有效的保密制度，最終導致檔案信息的泄露，造成巨大的損失，所以在檔案信息保密工作開展要遵循以下步驟：第一，建立完善的檔案保密制度。對于檔案保密要有負責人管理，專人實施保密工作的開展，有人監督保密工作的進展情況。第二，對于檔案信息保密工作者的素質要加強培養。第三，培養保密工作者與查閱者的保密意識，重視檔案信息安全，對信息做到守口如瓶，不亂傳。最后，對保密者自身的職業道德要加強培養，幫助他們認識到檔案信息安全的重要性以及泄密的嚴重后果，加強保密工作者面對誘惑時的毅力和決心。

（二）提高文書管理的措施

1.提升檔案管理人員的素質

在文書檔案管理中，最重要的就是文書檔案管理人員的整體素質，人員的素質也是企業文書檔案質量的最直接因素。因此，企業應積極地建設起一支高素質的文書檔案管理隊伍。首先，應加強對文書檔案管理人員的培訓，定期進行專業培訓或再教育，讓工作人員能夠清楚地了解到當下最先進的管理模式和方法，并重視對管理人員綜合素質的提升，調動起文書檔案管理人員的工作熱情和積極性。此外，企業也可以適當引進有較高素質和專業能力的人才入職，從整體上提升檔案管理人員的素質。隨著信息化的逐漸深入，企業應加強人員的信息化水平，讓工作人員積極地進行計算機學習，提升文書電子檔案的管理水平，并努力培養出檔案管理的高素質人才。

2.健全文書檔案管理制度

企業要建立起完善、有效的管理機制，讓檔案管理有依據可循。也就是說企業應對文書檔案管理工作在制度上進行完善，并嚴格按照制度來對公文進行處理。此外，檔案管理的規定和程序應盡量簡潔化，要富有一定的可操作性，并在執行中嚴格履行公文中的規定，確保文件的準確性和整體性。

三、結束語

檔案保密與文書管理工作不是一蹴而就的工作，需要一個長期的整理和規范的過程，在這個過程中企業各部門需要相互配合、相互理解，不斷增加檔案保密和文書管理的工作效率，增加企業經濟效益。

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