鑒于煤炭協同辦公系統的開發與應用

摘 要 隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的高速發展，企業無紙化辦公是一個趨勢，它的有效使用有助于推動企業的發展，基于WEB形式的自動化辦公系統，它不再局限于過去的辦公室，它的出現，使企業各個部門員工之間即使相隔萬里，依然可以自由辦公，這無形中為企業的發展提供了一個發展的機會。可以說，自動化辦公系統的合理使用，能使企業的發展進入一個新的高度。隨著Internet飛躍性的發展而不斷成長的WEB應用技術在全球信息化的浪潮中已經脫穎而出，而如今誰擁有了先進的信息化技術，誰就擁有了絕對的競爭力。無論是軍事、教育還是國有生產性企業，都已經進入了數字化和信息化時代。本文介紹了煤礦辦公自動化系統在知識經濟管理時代的開發與應用，作為企業的先進管理手段和信息門戶，對于煤炭企業信息化建設具有一定的引導和示范作用。

關鍵詞 辦公自動化 網絡技術 開發應用

所開發的辦公自動化系統，基于公司本身內部管理及業務發展要求，應用計算機技術、Internet技術，實現企業辦公自動化、管理信息化。它是為公司量身定做的一個自動化辦公系統。整個系統分為系統整體設計及用作用戶登錄和注冊的用戶身份驗證模塊，用作系統管理員對員工信息進行管理的員工信息管理模塊，以及員工進行網絡辦公的辦公模塊。員工通過登錄，可以進行資源共享、下載、辦公等。

信息技術的發展，特別是網絡技術的發展，正在改變著人們幾千年來形成的信息傳遞方式、人際間的溝通方式和社會管理組織方式。全球性的計算機網絡將計算機技術革命、通信技術革命和數字化革命的成果連接匯集起來，使信息的全球性傳遞和即時共享真正成為可能，使人類社會逐步邁向了信息化時代。

當今，現代企業正以一種前所未有的熱情來致力于企業內部管理素質與工作效率的提高，實現企業辦公自動化已經被越來越多的企業所認同。現代企業迫切需要一個能充分利用網絡優勢，打破部門界限的網絡互動式辦公作業環境，并可以管理企業運作的信息平臺，利用該平臺快速建立自己的信息網絡和網絡辦公系統。辦公自動化系統（Office Automation System）是基于先進的網絡互聯基礎上的分布式軟件系統，通過有效的資源共享和信息交流，達到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。第一代辦公自動化是以數據處理為中心的MIS系統。第二代是以工作流為中心的辦公自動化系統。伴隨著網絡技術的發展，軟件技術也發生了巨大的變化。以E-mail、文檔數據庫管理、復制、目錄服務、協同工作等技術作支撐，以工作流為中心的第二代辦公自動化系統包含眾多實用功能和模塊，實現了對涉及人、事、文檔、會議的自動化管理。第三代辦公自動化系統是以知識管理為核心的新一代辦公自動化，其建立在企業Internet平臺之上，旨在幫助企業實現動態的內容和知識管理，使每一位員工能夠在協作中不斷獲得學習的機會和進步。河南煤化集團永煤公司辦公自動化系統在設計構想階段就著眼于知識管理的第三代OA協同辦公系統，不僅是一個企業公文自動流轉的平臺，而且是一個企業信息共享的平臺，也為各項業務系統的集成提供一個框架和基礎。目前OA辦公系統主要具有以下幾個特點：第一，團公司高效處理日常事務的工作需要，提供郵件服務、會議組織、日程安排、公文發送、個人辦公、領導請假、短信發送、管理監督等功能，有效地協助領導順利完成各項工作。第二，用合理的工作流程方式處理影響工作效率的各個環節，最大限度地避免人工傳送實物的工作。第三，供自動監督工作功能，為部門之間實現真正的協同工作提供保證，促使部門之間的工作流程由過去的一環接一環的松散結構向緊湊的工作流結構遷移，擺脫以往多個部門協作時出現的互相等待的狀況。第四，保集團公司辦公自動化系統成為管理進步的先遣部隊，推動集團的管理制度、工作方式和辦事程序與先進的辦公自動化系統相適應，達到國內一流煤炭企業的管理水平。

一、A系統部署的概念模型

在各個子集之間是松耦合的關系。由于企業組織結構以及物理位置的不同，OA系統應用分為不同的規模，而且對系統的功能有不同的要求，集團公司辦公自動化系統按如下原則設計：機構分級設置，即機構不同，所使用功能及權限也不同；信息集中維護，即集團公司統一對數據進行維護，減少自行維護帶來的安全隱患；數據分散，即集團公司和各子公司的私有數據相對獨立，共有數據共享。為了適應集團公司辦公自動化的需求，系統的設計采用了基本大型應用的設計方法；用配置的方式實現功能的裁剪；采用集中和分散兩種管理、維護方式并行；并設置了一般性的安全策略和權限管理。

二、運行模式

公司辦公自動化系統為B/S模式，采用三層結構的分布式應用系統。基于知識管理的OA系統是站在一個企業部門的角度，考慮到公司辦公自動化需要的辦公平臺，OA系統實現了三個層次的功能，分別是企業級、部門級、個人級。企業級：主要包括企業內部的公文管理、信息管理、綜合辦公、工作流程、董事長信箱等功能。部門級：部門級與企業級提供的功能大致相同，只是使用范圍局限于單個部門中。個人級：功能有個人辦公、公文辦理、個人設置、信息庫維護等子系統，組成一套完整的OA系統。我們現在使用的OA系統具有以下特點：第一，平臺化：集成功能完善性能可靠的電子郵件系統。第二，兼容性：對硬件要求低，對軟件依賴少，可運行于多種系統環境下，其數據存儲可以使用IBMDB2、Oracle等數據庫系統。第三，配置靈活：完善實用的部門崗位設計，支持多層次部門關系；嚴格完善權限與用戶組管理，管理員可定義每個用戶在各個模塊的各種權限。第四，公文流轉：支持WEB方式自定義流程表單；支持在瀏覽器上修改Word、Excel文檔，實現痕跡保留、數字簽名、電子印章等。第五，知識管理：全面引入知識管理思想，不僅可以分類整理單位的企業資料信息，更可通過工作日志、信息查閱等模塊挖掘員工掌握的各類技術技巧、隱性知識，更快更深入地積累知識，利于長遠發展。第六，安全性：嚴格的權限控制，未授權人員無法做相應操作，強大的日志功能，記錄用戶的各種重要操作，記錄系統的異常信息。

目前，河南煤化集團永煤公司辦公自動化系統建立了自上而下的系統管理員隊伍，并制訂了相應的辦公自動化管理制度，實現了在辦公自動化平臺上傳送文件簡報、發布會議通知、領導請假審批等功能。機關跟部室及各子公司之間也實現了網上信息傳遞，重要的會議通知也能通過短信平臺發送，實現了現代化辦公，提高了工作效率。從目前運行情況來看，各使用單位反映很好，切實提高了工作效率，實現了信息共享，徹底改變了傳統方式下的弊端，達到了預期目的，我們公司辦公自動化系統的開發與應用，解決了企業辦公中存在的信息不暢、效率低下、操作不規范等一系列問題，信息化手段和新一代的管理思想，提供了強有力的網絡化、電子化支持，把協同辦公的理念、知識管理的思想帶入了日常的辦公生活。同時也減少了實物消耗，降低了辦公成本，實現了無紙少紙辦公，從而使集團公司信息化程度得到了全面提升。

（作者單位為河南煤化集團永煤公司鑫龍煤業大眾煤礦黨政綜合部）

[作者簡介：申麗敏（1984—），女，山西長治人，本科，助理工程師，畢業于中北大學測控儀器專業。]