固定資產采購未付款業務處理探析
——用友ERP-U8V10.1與U872處理之比較

宗文娟

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固定資產采購未付款業務處理探析
——用友ERP-U8V10.1與U872處理之比較

宗文娟

摘要：用友ERP-U872是中國用戶量最大、應用全面、行業實踐豐富的應用型軟件，但對某些業務卻難以實現有效處理，如企業常見的固定資產采購未付款業務無法在該版本得以實現。升級后的用友ERP-U8V10.1提供了更靈動的供應鏈業務解決方案，能更有效對此類業務進行處理。本文通過分析固定資產采購未付款業務在用友ERP-U872的缺陷，探討在ERP-U8v10.1中合理有效的業務處理流程，以期對企業實務工作有一定的啟示與幫助。

關鍵詞：用友ERP；供應鏈；固定資產；采購未付款

用友ERP-U8V10.1已經在中小企業全面上市及廣泛應用，其在供應鏈管理方面進行了多項針對性的改進，提供了更靈動的供應鏈業務解決方案，本文針對固定資產采購未付款業務比較在用友ERP-U872中處理的不足，探討在用友ERP-U8v10.1中合理有效的業務處理方法。

一、ERP-U872固定資產采購未付款業務處理

（一）ERP-U872環境下，固定資產采購未付款的業務流程

1.卡片錄入

在固定資產系統“卡片/資產增加”中，選中資產類別，在出現的固定資產卡片界面，依次增加該固定資產的卡片信息，特別注意使用年限換算成月數。錄入完成，保存卡片。

2.生成憑證

卡片保存成功后，可以立即根據卡片生成固定資產增加的憑證，也可以通過“處理/批量制單”，，生成固定資產增加的憑證，“借：固定資產，應交稅費-應交增值稅（進項稅額）；貸：應付賬款-其他應付款”。需要特別注意：這里的“應付賬款-其他應付款”二級科目，輔助核算定義為“供應商往來”，不受控于“應付款系統”。

（二）ERP-U872固定資產采購未付款業務存在的問題分析

1.業務處理思路

在ERP-872企業應用方案中，財務鏈與供應鏈的所有模塊全面啟用，各模塊業務單據會生成相應的明細數據，例如：固定資產系統的固定資產卡片記錄了企業固定資產的明細數據，應付款系統的應付單據記錄了企業應付款項的明細數據。應付款系統的業務流程設計是：通過對應付單據的審核來登記應付賬款的明細賬，同時應付單據制單生成業務憑證傳遞到總賬系統登記總賬。所以，與“應付賬款”有關的會計憑證是在應付款系統生成的，為達到此目的，需要在會計科目設置時把“應付賬款”的輔助核算定義為“供應商往來”，且受控于“應付款系統”。

固定資產采購未付款時，在固定資產系統會根據保存后的固定資產卡片生成會計憑證：“借：固定資產 貸方：應付賬款”，但這又與會計科目初始設置矛盾，即與“應付賬款”有關業務的憑證生成，只能在應付款系統，固定資產系統是無法生成的，因為“應付賬款”科目受控于應付款系統。

為解決這個問題，在U872環境下，可以在會計科目初始設置中，把“應付賬款”設置兩個二級明細科目：第一個是“一般應付款”二級科目，輔助核算為“供應商往來”，受控于“應付款系統”；第二個是“其他應付款”二級科目，輔助核算為“供應商往來”，不受控于“應付款系統”。這樣，在固定資產采購未付款情況下，就可以在固定資產系統生成“借：固定資產，應交稅費-應交增值稅（進項稅額）；貸：應付賬款-其他應付款”的憑證。

2.存在的問題

如果這樣，盡管解決了在固定資產系統能使用“應付賬款”科目進行制單處理，但是在應付款系統往來明細賬中就不能全面反映企業的應付賬款的發生情況，因為在固定資產系統生成了應付賬款的憑證，記錄了企業的一部分應付賬款的明細數據，而這部分信息在應付款系統沒有反映，這個問題在U872環境下沒有被合理有效的解決，對應付賬款的明細數據一直是通過應付款系統和固定資產系統的匯總分析來解決的。

二、ERP-U8V10.1固定資產采購未付款業務具體處理分析

（一）ERP-U8V10.1環境下，固定資產采購未付款的業務流程

1.明細科目設置

在會計科目初始設置中，增加“應付賬款-應付資產采購款”二級明細科目，輔助核算為“供應商往來”，并且受控于“應付款系統”。針對固定資產采購未付款業務，設置專門的明細科目進行反映，這區別于企業一般的存貨采購形成的應付款，企業一般采購業務形成的應付款通過“應付賬款-一般應付款”二級科目進行核算。這兩個二級科目都受控于應付款系統，目的是在應付款系統通過“一般應付款”和“應付資產采購款”兩個二級科目反映企業不同采購業務產生的應付賬款明細數據，避免了在U872環境下應付款業務分別在應付款系統和固定資產系統分別反映的弊端。

2.基礎檔案設置

在U8V10.1中，可以把固定資產采購未付款業務設計成一個供應鏈的采購業務，為此需要進行與供應鏈業務相關的基礎檔案設置，具體包括：存貨分類、存貨檔案、倉庫檔案設置。

（1）存貨分類設置?；A檔案的存貨分類中，設置“固定資產”存貨類別，專門用于企業固定資產的采購，以區別于“原材料、產成品、應稅勞務”等一般存貨分類。需要指出的是這里的存貨范疇已經超越了企業一般意義上的存貨，業務流程的設計是：應付款系統通過采購發票的審核制單生成固定資產采購的憑證，而采購發票中需要存貨分類信息，把固定資產設置為存貨的一種類別，才能形成完整的采購發票，也才能形成應付款的明細數據。

（2）存貨檔案設置。在“固定資產”存貨類別下面，增加固定資產檔案，存貨名稱“固定資產”，存貨的屬性定義為“資產、外購”。對存貨檔案的名稱“固定資產”，并不是未來采購的固定資產的具體名稱，只是一個統稱，到采購固定資產時再根據實際名稱進行修改。對固定資產存貨的屬性“資產”，作用是區別于一般的存貨，“外購”的屬性是保證可以通過采購系統形成固定資產采購的業務單據，如固定資產的采購訂單、采購發票等。

（3）倉庫檔案設置。在基礎檔案的業務設置中，增加倉庫檔案，倉庫名稱為“資產庫”，倉庫屬性為“資產倉”，計價方式選擇“個別計價”。在供應鏈的采購業務中，都有采購入庫這一環節，需要設置倉庫檔案，以存放采購的固定資產，目的是與采購的原材料、生產完工的產成品分倉庫存放與核算。

3.采購訂單、入庫單的錄入與審核

在采購管理系統，增加“采購訂單”，表頭項目按實際信息輸入，需要特別注意業務類型選為“固定資產采購”，這主要是區別于一般普通采購業務。表體依次選入存貨的分類、存貨名稱、數量、單價等固定資產采購的信息，輸入完成保存并審核。在庫存管理系統，參照采購訂單生成“采購入庫單”，倉庫選擇“資產庫”，依次保存并審核。

在U8V10.1的固定資產采購業務中，單據流程設計為采購業務必有訂單模式，訂單相當于采購合同，并為下一環節的采購入庫單提供入庫檢驗的依據。采購訂單表頭業務類型的選擇，決定了后續單據的數據流向。業務類型為“固定資產采購”的，后續單據數據要流向固定資產系統，業務類型為“普通采購”的，后續單據數據要流向存貨核算系統。對固定資產的采購，不像一般的采購那樣需要辦理入庫，采購的固定資產直接到達使用部門，這里的入庫只是對采購實際到貨的一個確認。

4.采購發票、運費發票錄入

在采購管理系統，根據采購入庫單生成“采購專用發票”，修改發票號，表頭的業務類型也要選擇為“固定資產采購”，輸入完成保存發票。同理，增加采購運費專用發票。采購專用發票是采購業務必須的單據，記錄了固定資產采購的單價、數量和金額等的準確信息，運費也會形成了固定資產的采購成本，兩個發票都是下一環節應付款系統應付單據的數據來源。

5.采購結算

在采購管理系統，通過采購結算下的手工結算，依次經過選單、分攤、結算操作，完成采購結算。在一般采購業務中，必須經過采購結算，采購結算實質上是在對采購運費、采購損耗情況下的采購入庫成本的重新確認，它針對的是采購入庫單，依據的是采購發票、運費發票以及實際入庫數與發票數的差異。相當于手工會計核算下存貨會計對采購入庫成本的計算過程，即使沒有運費和損耗，也要進行采購結算，這是采購業務的必須環節。同樣，對固定資產的采購，也要執行采購結算。

6.應付單據的審核、制單

經過采購結算的采購專用發票和運費發票，傳遞到應付款系統，在應付款系統進行應付單據的審核，并通過發票和其他應付單制單生成“借：固定資產，應交稅費-應交增值稅（進項稅額）；貸：應付賬款-應付資產采購款”的憑證。應付單據的審核后會在應付款系統生成應付賬款的明細數據，而生成應付單據制單生成的憑證會傳遞到總賬系統，形成應付賬款和固定資產的總賬數據。

U8V10.1系統與U872最顯著的區別，采購固定資產未付款業務的憑證在應付款系統生成，而這張憑證在U872環境下是在固定資產系統生成的，并且在應付款系統生成的憑證使用到了“固定資產”科目，而在U872環境下，帶有“固定資產”科目的憑證生成只允許出現在固定資產系統。

7.固定資產卡片生成

在固定資產系統，打開“卡片/采購資產”節點，進入后分訂單、入庫單上下列表顯示。選擇一條訂單記錄，入庫單列表會自動顯示與訂單號、存貨編號相對應的入庫單記錄，點“增加”進入采購資產分配設置界面，根據訂單、入庫單信息設置“資產類別、開始使用日期、使用月數、抵扣增值稅”等資產信息，然后點“確定”，進入資產卡片界面，進行資產卡片信息的補充，在這里可以準確定義采購固定資產名稱，補充完整后保存此記錄，生成一張固定資產卡片，并且在卡片上列示了“采購訂單號”的信息。

這一環節是ERP供應鏈系統與財務鏈系統內部數據的傳遞，參照采購訂單及采購入庫單生成了固定資產卡片，并據此生成固定資產系統的明細賬，保證了固定資產系統賬簿數據的完整。

這一步驟，是U8V10.1比U872新增的功能，通過“卡片/采購資產”節點，軟件把采購系統、庫存系統與固定資產系統連接在一起，固定資產卡片參照入庫單信息自動生成，實現了數據在系統內的傳遞。

需要注意的問題是：固定資產系統卡片節點下的“采購資產”，是根據入庫單中的存貨信息生成固定資產卡片的，只有在采購管理系統存在業務類型是“固定資產采購”的入庫單時，其數據才可以傳遞到固定資產系統的“采購資產”功能點，實現由入庫單結轉生成固定資產卡片。

至此，在ERP-U8V10.1環境下，固定資產采購未付款業務處理完成。在總賬系統，能查詢到來自應付賬款系統生成的固定資產采購的憑證，生成了“固定資產”、“應付賬款”的總賬；在應付款系統根據采購發票的審核生成了應付賬款明細賬；在固定資產系統，根據固定資產卡片生成了固定資產明細賬，總賬與明細賬平衡。

三、ERP-U8V10.1環境下業務流程優點分析

固定資產的采購未付款業務，在U8V10.1環境下，整個數據流程如圖1：

圖1 固定資產采購未付款業務流程圖

U8V10.1環境下，經過對固定資產的采購業務流程改造，把一個財務鏈的業務構建成一個供應鏈業務，通過采購系統、庫存系統，應付款系統、固定資產系統和總賬系統的五個系統的集成運行，完成了數據的傳遞和整合，保證了數據的全面反映。相比較U872，U8V10.1業務流程具有以下優點：

1.應付款系統明細數據全面反映

在應付款系統，通過對采購系統傳遞的發票的審核制單，在資金流上反映了應付賬款明細數據的生成，不但可以反映由一般采購業務形成的應付款的明細數據，還可以反映了由于固定資產采購未付款生成的應付款的明細數據，完成了在應付款系統全面記錄企業應付賬款明細數據的要求。

2.固定資產明細數據的自動獲取

在固定資產系統，接收到來自采購訂單和采購入庫單的固定資產的信息，自動生成固定資產卡片，保證了固定資產系統明細數據的完整。

3.明細賬與總賬勾稽平衡關系清晰

通過應付款系統生成固定資產增加的憑證傳遞到總賬系統，形成了“應付賬款”和“固定資產”的總賬數據，憑證數據來源于發票和入款單信息，而發票和入款單信息又分別形成了應付賬款和固定資產的明細數據，這樣就保證了總賬數據與明細賬數據的平衡，滿足了企業會計核算的要求。

在ERP-U8V10.1環境下，通過財務鏈與供應鏈流程構建，解決了U872環境下固定資產采購未付款業務無法合理有效實現的弊端。為此類業務建立了一個有效的解決方案，對企業會計實務具有現實意義。

參考文獻：

［1］王新玲，汪剛.會計信息系統實驗教程（用友ERP-U872版）［M］.北京：清華大學出版社，2009.

［2］周虹.用友ERP_U872供應鏈業務流程概述［J］.財會月刊，2015；1.

［3］周彥.用友ERP_U872供應鏈業務解決方案［J］.財會月刊，2013；1.

作者單位：（煙臺職業學院會計系）