學校檔案信息化的問題與對策

摘 要：學校檔案是學校知識資源和信息資源的重要組成部分。當前，面對新形勢、新任務、新要求，學校檔案工作還存在一些不適應的地方。本文主要對學校檔案信息化的意義、問題和對策進行初步的研究。

關鍵詞：新形勢；學校檔案；信息化

學校檔案是指學校從事黨政管理、教學、科研以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學校檔案是學校知識資源和信息資源的重要組成部分。學校檔案工作是學校從事教學、科研和黨政管理等活動的基礎性管理工作，也是一項實踐性、規范性很強的工作。檔案的數量和質量反映了一個學校的文化記憶和歷史積淀。當前，面對新形勢、新任務、新要求，學校檔案工作還存在一些不適應的地方。因此，檔案管理水平也是衡量一所學校基礎管理水平和教學工作實力的重要標志之一。近年來，隨著信息技術的廣泛應用和社會信息化的飛速發展，學校檔案信息化已經被提到學校工作的重要議事日程上來。本文主要對學校檔案信息化的意義、問題和對策進行初步的研究。

1 檔案信息化是學校信息化的重要組成部分

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統籌規劃和組織下，全面應用現代信息技術，不斷改革傳統的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務水平的過程。學校檔案信息化是以計算機網絡為核心技術支撐，以信息和知識資源的充分共享為手段，以培養教師和學生獲取、加工、處理和利用信息與知識的能力為目標，新型的教育、學習和研究的校園檔案管理和服務平臺。

學校檔案信息化的基礎是數字化。數字化是指將文本、書本、圖片、錄音、錄像等物理信息，通過計算機、掃描儀、聲卡、視卡等設備以一定數字格式錄入并存儲。實現數字化形式，不僅可降低信息的制作成本和存儲費用，還可以大大加快信息的傳播速度和范圍，最終實現信息資源共享。學校檔案信息的利用依靠網絡化。網絡化是指將學校行政管理、信息管理、教學服務、研究開發等各類系統通過校園網連接起來，從而實現這些系統之間的信息交換和信息服務。借助于互聯網，使校園的教育教學資源與社會信息資源實現高度整合，形成完全開放、超越時空，集知識中樞、管理服務、學習科研于一體的校園平臺，并通過計算機網絡途徑，使信息資源成為包括全體師生員工在內的整個社會學習共同體的共有知識財富。

實踐告訴我們，學校檔案信息化具有以下現實意義和作用：一是可以使學校各項活動中形成的核心信息資源得到集中的保存和保護，確保教育教學、科研工作的可持續發展；二是學校教育、教學、教師、學員的信息資源可以得到最充分的利用，大大促進學校的科學管理，提高學校管理水平，為學校的教育、教學、科研提供服務與支持；三是校園各群體之間可以方便、快捷地相互交流信息，提高部門之間協調配合的水平，提高信息工作的效率，更好地為教育教學、科研服務；四是學校領導可以全面及時地了解全校各方面的信息，便于科學辦學的各項決策和管理；五是利用互聯網發掘社會智能潛力，形成社會資源與學校資源互補與整合。學校檔案管理工作是衡量學校教育教學質量和學校管理水平的標志之一，也是學校各種評估工作的依據之一。學校檔案管理有其自身的特點，主要是：1、檔案材料比較分散，有各職能部門，有教師、學生，有各種規章制度、文件、教育教學計劃、總結，學籍管理材料，有學校校本教材，教師自編教學案例、教案，歷屆成績記錄等等。2、各種材料制成的復雜性及多樣性，渠道不一，形式不同，給材料的匯總帶來一定的困難。3、時間跨度大，教學年度與行政年度不一，也給檔案的歸分帶來一定難度。因此，學校檔案信息化勢在必行，且應當納入學校工作的重要議事日程。

2 學校檔案信息化的問題研究

學校檔案信息化應當遵循創新務實的方針。為此，須清醒地認識目前存在的問題，才能采取切合實際的對策。當前學校，特別是中學，檔案信息化工作步履艱難。筆者長期從事中學檔案工作，現將了解的主要問題歸納如下：

1、思想觀念落后，重視程度不夠。

有人認為檔案只是為本校服務，服務范圍小，利用率低，檔案信息化可有可無。常常是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，導致檔案管理工作滯后，檔案建設的作用不能得以發揮。因此，有些學校領導認為只要靠手工管好紙質檔案，做好實體檔案的收、管、用就可以了，也無需搞信息化。另外，檔案管理人員的認識也不到位，認為信息化離自己還比較遙遠，信息化是信息技術部門的事，電子文件不好管、不敢管，還是管管紙質檔案為好。由此，有些檔案干部對檔案信息化缺乏自信心和緊迫感。

2、檔案意識薄弱，管理制度欠缺。

傳統的學校檔案收集范圍面狹窄，造成文書檔案接收多，科研檔案、專門檔案接收少；行政領域的檔案接收多，教學科研領域的檔案接收少；一般檔案多，特色檔案（如師生創作的書法、字畫等）少；紙質檔案多，電子檔案少。此外，檔案管理還沒有形成統一管理的制度和機制，缺少科學、有效、配套的規章制度，各部門也大多各自為政，很難形成一個整體，也難形成定期的考核測評，一定程度上制約了人才的培養和科研的發展。檔案的收集模式、管理手段、服務機制也不適應新形勢的要求。另外，由于各部門兼職檔案員隊伍不夠健全，或兼職檔案員的業務能力比較欠缺，致使檔案收集積累工作比較薄弱，歸檔文件的完整率、齊全率和準確率存在一些問題。基礎工作的薄弱給檔案信息資源的質量帶來先天不足，再先進的計算機設備也難以解決這些問題。檔案信息資源的質量從根本上制約了計算機應用價值的實現。

3、缺乏必要的實施條件。

檔案信息化是一項系統工程。以城市交通做比喻，學校檔案信息化在“路、車、貨、交通規則和駕駛員”方面都比較薄弱。

所謂“路”是指計算機網絡，有些學校局域網不健全，仍停留在單機應用。

所謂“車”是指計算機的硬件和軟件系統，多數學校在這方面的投入比較有限，有些設備陳舊老化。

所謂“貨”是指檔案目錄數據庫和數字化文件，有些學校尚未建立檔案目錄數據庫，也未開展紙質檔案的數字化工作。

所謂“交通規則”是指管理制度規范，許多學校現有檔案管理制度規范是建立在傳統紙質檔案管理基礎上，與信息化不相適應。

所謂“駕駛員”是指掌握現代信息技術的系統研制人員和應用人員，而目前多數檔案管理人員只熟習紙質檔案的管理，缺乏信息技術和電子文件等現代化知識技能的培訓。

綜上所述，學校檔案信息化勢在必行，刻不容緩，必須重視信息化與網絡建設，以適應新形勢、新任務、新要求的需要。

3 學校檔案信息化的對策研究

啟動和加快檔案信息化工作是當前學校檔案工作的迫切需要。為了提高這項工作的有效性，針對檔案信息化建設的問題與難點，筆者針對上述問題的分析，建議采取以下對策：

1、努力提高檔案干部的思想素質和開拓能力。

信息技術比任何其他技術更依賴于人的思想素質和操作能力。在學校檔案信息化過程中，檔案干部起到決定性作用。檔案管理工作是一個默默無聞的崗位，但需要檔案工作人員要有自我提升的意識和開拓創新的能力，以提高檔案管理的質量和檔案服務的水平。因此，首先要求檔案干部更新觀念，提高綜合素質：一是要充分認識學校檔案信息化的重要性、必要性和緊迫性，增強與時俱進的自覺性。二是要樹立開拓進取的意識，培育敬業的精神、勤業的作風、精業的能力、創業的勇氣，破除守舊、畏難、不想作為、不敢作為的消極思想。三是要崇尚科技，培育學習和應用先進信息技術的欲望和動力，并在實踐中盡快提高對信息技術的實際操作技能。四是要樹立務實苦干，嚴謹細致的工作作風。檔案信息化是一項復雜、細致的工作，電子文件的收集、整理、存儲、利用，特別是檔案信息安全，更需要精細化管理和精湛的技術，為此，檔案工作者要培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，甘于奉獻。五是要培養將計算機技術與檔案業務結合創新的人才，不斷提高創新工作的方式和手段，不斷提高為學校教育教學服務的水平。實踐表明，檔案信息化的成功取決于信息技術和檔案業務結合的緊密程度，以及在兩者結合點上持續創新應用。為此，檔案干部要在理論和實踐的結合上，能力將自己培養成既懂信息技術，又懂檔案業務的復合型人才。

2、努力將檔案信息化融入學校信息化發展進程。

長期以來，學校檔案工作與學校教學工作結合不夠緊密，影響了檔案工作的地位和作為。計算機開放的平臺和網絡化開放的空間，為檔案工作的開放創造了極為有利的條件。我們不能以封閉的方法進行檔案信息系統的研制和應用，而應當將檔案信息化融入學校信息化建設的規劃，與學校教學管理信息化同步發展，這是學校檔案信息化建設的一條重要策略。因為難有如此，才能有利于提高了檔案收集的歸檔率、完整率、準確率，拓展了檔案收集的途徑，提高了歸檔工作的效率和質量；有利于將檔案信息資源的利用延伸到學校信息系統中去，擴大檔案的利用，提升檔案的價值；有利于使檔案信息化獲得先進的計算機網絡平臺和持續的資金、技術方面的支持。尤其要指出的是，在檔案收集中，要注意學校一般檔案和學校特色檔案的合并收集，確保收集檔案渠道的暢通，形成制度，讓名項目、名教師的檔案不致遺漏，做到及時、全面、完整。在平時的工作中，檔案工作人員要嘴勤、腿勤、手勤、歸類勤，必須注重信息化與網絡建設，收集檔案材料必須快速、全面，在此過程中，要注重檔案信息化、數字化的開發和利用，提供服務的有效途徑，更好地為學校的教育、教學、科研管理服務，讓學校檔案為學校教育教學評估、咨詢等發揮其應有的作用。

3、加快軟硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。

當前，學校檔案信息化要在兼顧先進性和實用性的基礎上，加大技術投入的力度。軟件的投入包括：采用與本校硬件設施相配套的檔案應用軟件、主流操作系統、數據庫系統、數字化軟件，以及其他相關系統軟件和工具軟件，如病毒防治、加密解密軟件等。硬件的投入包括：具有高速度、高可靠性、高性能、高吞吐能力、大容量存儲的服務器；供用戶訪問服務器或進行檔案信息處理工作的計算機、打印機等輸入、輸出設備；用于滿足數字檔案室信息存儲和備份的磁盤、光盤等存儲介質及光盤刻錄機；用于紙質、照片等傳統檔案數字化的掃描儀、數碼相機，以及各單位應根據室藏檔案數量、紙張幅面和質量等情況，合理配置不同規格的數字化設備，切不可盲目配置。

4、培養現代化檔案人才。

學校檔案信息化建設的關鍵靠人才，靠具有檔案現代化意識和信息化專業技能的檔案干部。為了加強檔案干部的現代知識培訓，需要從以下方面繼續努力：一是加強檔案崗位培訓，拓展檔案干部的知識結構。要在原來傳統檔案學培訓的基礎上，增加檔案信息化和電子文件管理的課程，從理論知識和實踐技能的結合上掃除檔案干部的計算機盲和電子文件管理盲。二是鼓勵檔案干部崗位自學成才。信息技術具有很強的實踐性，實踐崗位是培訓檔案干部的最好平臺。為此，要讓檔案干部在紙質檔案和電子檔案的收集歸檔、分類整理、安全保管和查詢利用等工作中，自學計算機輔助歸檔、立卷、著錄、檢索、上網、編研等信息技術，使他們真正成為信息技術應用的行家里手。三是借助計算機專業人才力量。在學校檔案計算機專業人才青黃不接的情況下，檔案部門應與學校計算機技術人員或社會上信息技術公司聯系，與他們建立長期工作關系，借助他們的技術實力，開展數據庫建設、檔案網站建設、安全系統建設等技術性較強的工作，并在合作中向他們努力學習信息技術；有條件的話，還可以從社會上引進計算機專業人才，充實檔案隊伍。

學校的檔案的信息化建設，是學校信息化的重要組成部分，目前還存在與新形勢、新任務、新要求不相適應的地方，因此，學校檔案的信息化建設勢在必行。

作者簡介

楊易同志在上海田家炳中學從事檔案工作已有18年了，從學校開辦至今一直在這個崗位上勤勤懇懇地工作著。學校于2001年2月，順利通過區級合格檔案室評審，并得到上級領導的好評。她本人于1998年7月被評聘為檔案管理員，2003年2月評聘為檔案助理管員。2005年起擔任靜安區教育系統第三協作組組長至今。