檔案信息資源整合模式初探

羅思清

摘要：合理的檔案信息資源整合模式能促進檔案信息資源被充分利用，有效地克服傳統檔案資源管理方式的缺點，不僅有利于提高檔案信息資源的利用率，還有利于檔案信息資源更好地服務于經濟社會建設。本文從“集中型、行業(yè)型、網絡型”三個整合模式著手，探討大數據時期檔案信息資源的整合模式，為推動檔案信息資源共建共享提出可行性建議。

關鍵詞：檔案；信息資源；共建共享；整合模式

在大數據時期，傳統落后的分散性檔案信息資源的管理模式已經無法適應人們對檔案信息的需求，如何充分發(fā)揮檔案信息資源價值對經濟社會建設的作用，進一步創(chuàng)新檔案信息資源的管理模式，是檔案部門所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合既是檔案信息管理模式的一種創(chuàng)新，也是提升檔案信息資源建設與管理的有效途徑。檔案信息資源整合因其可以解決現在檔案利用受限，實現檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，必將受到社會的認可。

1檔案信息資源整合的定義與內涵

所謂檔案信息資源整合，就是要優(yōu)化檔案信息資源配置，提高檔案信息化程度，通過組織和協調，把分散性的檔案信息資源通過資源整合模式將其融合在一起，提高檔案信息資源利用率和檔案信息對經濟社會建設的貢獻率。

檔案信息資源整合的內涵，是指對國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的檔案信息進行資源整合。按照我國檔案工作“統一領導，分級管理”的原則，通過對各級各部門檔案機構的歸并及合理分工，檔案信息資源的整理與組合，使檔案機構和檔案資源結構合理、配置優(yōu)化，為各級國家檔案館提升服務功能、形成服務體系奠定堅實的基礎，以適應市場經濟條件下國家和地方經濟社會發(fā)展對各級國家檔案館綜合服務功能要求。該內涵主要體現在：一方面將分散在各個部門和單位的檔案資源進行分散保管，用網絡技術連接區(qū)域性綜合檔案館保管和利用中心；另一方面努力提高開放性檔案的信息化程度，按照最大限度地對社會開放和提供優(yōu)質服務的要求進行檔案信息資源的優(yōu)化配備和數字化加工。只有加快檔案信息資源整合，才能把檔案館真正建成已公開現行文件向社會提供利用的數字檔案館和檔案信息服務中心。

2檔案信息資源整合的必要性

2.1綜合檔案館信息化建設相對落后

隨著我國經濟快速發(fā)展，各地大力興建新的綜合檔案館，多數地區(qū)以館庫基礎建設為主，檔案庫房的保管條件得到了明顯的改善，相比而言，檔案信息化建設相對滯后。而現存的陳舊檔案館，基礎設施落后，信息化程度更低，因此現存部分綜合檔案館的信息化建設無法滿足大數據信息時代人們對檔案信息資源共建共享的需求。所以，為了充分開發(fā)、利用檔案信息資源，必須加大檔案信息化建設資金投入，加強各級檔案部門合作，共同創(chuàng)建檔案信息資源共享平臺。

2.2“封閉式”檔案館造成檔案信息資源浪費

近幾年，雖然我省也在加快檔案信息化建設，但地市級綜合檔案館信息化建設程度仍較低。同時還由于國家政策原因，部分檔案信息資源未準予公開，導致人們可利用的檔案信息資源相對比較匱乏。與國家綜合檔案館相比，行業(yè)檔案館幾乎趨于“封閉式”管理，其可利用的檔案信息資源更是鳳毛麟角，比如建筑行業(yè)、醫(yī)療行業(yè)、設計行業(yè)等，這些行業(yè)檔案均產生于本企業(yè)內部，有些甚至是屬于商業(yè)機密，所以受各種條件限制，行業(yè)檔案信息資源就猶顯貧乏。目前，部分檔案長期寄存在庫房，無人問津，不僅降低了庫房的使用率，還產生了檔案保護的費用。因此，開展檔案信息資源共建共享能減少庫存，降低成本，實現企業(yè)多方的合作共贏。

3檔案信息資源整合模式

檔案信息資源整合是以整體化的理念，共同創(chuàng)建信息共享平臺，更加充分地開發(fā)利用檔案信息資源，以便檔案信息更好地服務于地區(qū)經濟建設。目前，檔案信息整合的模式受到諸多因素的影響，不僅有檔案信息化建設程度和檔案信息公開化程度等法律法規(guī)的影響，還有數字檔案信息資源、人們利用信息資源的能力、檔案信息資源網絡化程度等因素。

3.1集中型資源整合模式

集中型檔案資源整合模式也稱為垂直型管理模式，指具有隸屬關系的行業(yè)系統內或專業(yè)性檔案保管機構在不同層次之間協作共建共享的檔案信息資源整合的一種模式，如本系統內機關、企事業(yè)單位所有檔案室的檔案資源進行集中管理模式。在這種模式中，全省各市（州）、縣（區(qū)）檔案館都可與省檔案館相聯結，利用網絡共享省級檔案館的檔案信息資源，通過現代化的信息技術手段，將省、市、縣三級檔案館的檔案信息資源進行整合與利用，實現區(qū)域內檔案信息資源的共建共享。

由于各級檔案館都有行政關系或業(yè)務往來關系，在類似垂直型的管理模式的集中型資源整合方式，其優(yōu)缺點并存，優(yōu)點主要表現在資源整合工作容易開展，缺點是系統封閉性，系統外無法利用共享的檔案資源信息。

3.2行業(yè)型資源整合模式

行業(yè)型資源整合模式又稱水平型管理模式，是指同行業(yè)，不同類別檔案保管機構之間的檔案信息資源共建共享的一種模式，是不同系統間同行業(yè)相聯合的整合模式。該模式是集中本地區(qū)同行業(yè)或類似行業(yè)的檔案資源，或者案卷目錄和專題目錄在行業(yè)內實行共建共享，以提高檔案的利用率。例如：四川省城建檔案館對省內所有的建筑施工企業(yè)的檔案室聯合開展檔案資源整合，實現城建檔案信息資源共建共享。

該模式能有效避免集中型資源整合模式中本系統外的人們無法共享檔案信息資源的缺點，實現跨行業(yè)系統實現資源共享。尤其是對于那些需要相互借鑒學習的行業(yè)，更應該如此，比如科研院校、醫(yī)院等行業(yè)，科技檔案信息資源的共建共享有利于科研成果的推廣和應用，有利于成果的相互借鑒和學習，推動行業(yè)向前發(fā)展。

3.3網絡型資源整合模式

網絡型資源整合模式又稱混合型管理模式，是指任何檔案管理機構之間都可通過網絡連接，搭建網絡信息平臺，建設檔案信息資源共建共享的利用平臺。該模式是指將省內或國內的綜合檔案館的檔案信息資源進行統一管理，對分類目錄、案卷目錄、專題目錄實行共享，做到能了解基本的信息資源，再解決檔案查詢的方法。網絡型的資源整合模式在理論上是最理想的整合模式，其優(yōu)點是檔案資源豐富、利用便捷、覆蓋范圍大等，可以給查檔者節(jié)省時間和提供便利，但仍然存在一些缺點，如檔案信息公開化程度、檔案信息保密性、檔案信息化程度等，都給網絡型檔案資源整合帶來不便，因此，也是目前在實際運用中實現難度最大的一種整合模式。

4檔案信息資源整合的建議

目前，我國正加快推進信息化建設和電子政務建設，檔案系統也在大力推行網絡化信息傳播方式，搭建“雙微”（微信、微博）信息交流平臺，為檔案信息傳播發(fā)揮了巨大的作用。為更好地推動檔案信息資源整合順利進行，必須從信息資源、人才培養(yǎng)等方面不斷強化。

4.1加快檔案信息化建設

檔案信息資源整合，信息資源是首要。檔案信息資源是將紙質的檔案轉化成電子檔案，以數據的形式存儲檔案。加快各級國家綜合檔案館、行業(yè)檔案館以及科研院所檔案信息化工作和數字檔案館項目建設，推動檔案信息資源整合的檔案數據庫建設。因此，建立配置合理、技術先進、利用便捷的檔案信息資源庫是首當其沖，不僅為檔案查找利用提供方便，還有利于促進檔案信息資源整合工作開展。

4.2加強檔案信息化人才培養(yǎng)

加快推動檔案信息化建設，人才是關鍵。只有不斷加強檔案信息化人才培養(yǎng)，才能助推檔案信息資源整合工作更加有序、高效地進行。一是具備信息技術的處理與應用能力，能熟練應用數據處理軟件、網絡技術手段、數字檔案館的創(chuàng)建與運維等；二是要有很強的業(yè)務水平和溝通技巧。檔案信息資源整合是一項綜合管理工作，不僅需要具備良好的檔案業(yè)務知識水平，還應有良好的溝通協調能力，才能推動整合工作順利進行。

4.3加大資源整合硬件平臺建設

檔案信息資源整合，硬件是保證。檔案信息資源整合，首先需要搭建信息共建共享平臺，實現檔案系統、行業(yè)系統等各系統內甚至跨行業(yè)檔案信息共享。構建信息共享平臺，其實就是建設檔案信息資源數據庫，必須要有足夠的電腦、服務器等硬件設備設施與之配套，才能達到信息資源整合的目的，實現自由、便捷、異地查詢檔案信息功能，為社會經濟建設作出更大貢獻。