淺談社會保險檔案管理

韓風(fēng)賢

[摘要]隨著社會保險業(yè)務(wù)覆蓋面日益擴大，參保人數(shù)不斷增多，社會保險檔案的數(shù)量也日益增加，社保單位承擔(dān)的管理職責(zé)加重。文中深入分析社保檔案管理工作的重要性，介紹開展社保檔案管理工作的要點及其存在的不足之處，提出針對性的改善對策，以期為做好社保檔案工作提供相應(yīng)的指導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]社會保險 檔案 管理 工作 重要性

社會保險業(yè)務(wù)管理工作與社會和諧密切相關(guān)，是保障民生、改善民生的重要內(nèi)容。

社保機構(gòu)如何更好地開展社會保險檔案管理工作，成為其重點關(guān)注的內(nèi)容和任務(wù)。本文從加強社保檔案管理工作的重要性人手，分析社保檔案管理中存在的問題，提出針對性的解決對策。

一、做好社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險檔案是指根據(jù)參與社會保險業(yè)務(wù)的個人或企業(yè)參保及繳費情況建立檔案，做好詳細(xì)的記錄，是日后參保人員享受相關(guān)待遇的重要依據(jù)。隨著我國保險制度的日益完善，保險范圍和參保數(shù)量不斷增多，檔案管理變得更加重要。

（一）加強社保檔案管理工作能推動社會保險改革

目前，隨著社保改革工作的日益深入，單位人必然轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣恕Ｉ鐣ｋU機構(gòu)不僅要擔(dān)負(fù)起社會保障的職責(zé)，也要承擔(dān)對離休人員的社會服務(wù)和管理職能。因此，社會保險屬于一項龐大的系統(tǒng)工程，如果缺少完整、準(zhǔn)確的個人信息資料，即缺乏有序的社會保險檔案管理，社會保險機構(gòu)工作無法發(fā)揮應(yīng)有的成效，也會在一定程度上制約社會保險改革步伐。

（二）加強社保檔案管理滿足社保業(yè)務(wù)要求

一個參加社會保險的人由辦理保險手續(xù)至離退休或失業(yè)等均環(huán)節(jié)可享受社會保險服務(wù)，當(dāng)然，必須辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移、基金轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出等手續(xù)，上述信息在檔案中均有詳細(xì)的記載，以此為依據(jù)為參保人提供相應(yīng)的待遇。不得不說，社會保險檔案管理工作的質(zhì)量，直接影響參保人自身的利益。

（三）社保機構(gòu)加強社保檔案管理能提升其辦事效率

隨著大眾養(yǎng)老保險意識的升高，長時間沉寂的繳費展現(xiàn)出重要性，那些斷保多年要求續(xù)保者越來愈多。如果參保者社保歷史繳費記錄管理不完善，無法保障這些人的參保權(quán)益，在實踐中加大不必要的爭議。社保檔案數(shù)量較多，主要包括醫(yī)保、生育保險、養(yǎng)老保險等，每項社保項目均包含多個環(huán)節(jié)，例如：繳費、保障等級等。社保單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，對提升工作效率或推動其良好發(fā)展提供重要參考。

二、社保機構(gòu)檔案管理工作存在的不足之處

（一）社保檔案管理工作權(quán)責(zé)模糊

社會保險檔案涉及面較廣，在我國，不同類別的社會保險檔案劃分給不同部門管理，從而出現(xiàn)多頭管理的情況。因不一樣的檔案分屬管理部門不同，各個管理機構(gòu)缺乏有效溝通，極易出現(xiàn)一個參保人參保資料保存在不同部門。有些社保經(jīng)辦機構(gòu)不按照檔案統(tǒng)一管理的原則，文書檔案交由綜合檔案室進行保管，其余業(yè)務(wù)材料均存放在業(yè)務(wù)科室。各管理部門缺乏明確的分工，對檔案管理工作效率和質(zhì)量產(chǎn)生不利影響。

（二）社保檔案管理缺乏規(guī)范的管理制度

社保單位開展保險檔案管理工作因缺少國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各地區(qū)社保檔案管理辦法不統(tǒng)一的情況。對不同專業(yè)類別的社會保險檔案，對其工作人員的管理水平和管理要求有所差異。哪部分材料需進行整理歸檔，如何實施整理；哪部分材料無需歸檔，進行銷毀應(yīng)遵循哪些原則；何種檔案資料必須進行分類、分級管理；哪種資料應(yīng)實施統(tǒng)一管理等。從客觀角度來說，社保機構(gòu)并未形成良好的管理制度和運行機制；從主觀角度來說，社保機構(gòu)必須建規(guī)范化的管理制度，確保更好地開展社保檔案管理工作。

（三）社保檔案管理水平落后

近些年，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，加之社會保險業(yè)務(wù)量逐年增加，部分社保機構(gòu)開始推行微機化管理模式。社會保險檔案數(shù)量較多，工作環(huán)節(jié)繁瑣、復(fù)雜，加上部分社保機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)不重視，并未配備社保檔案管理工作所需的軟件、硬件，導(dǎo)致社保檔案丟失、隨意保存的情況時有發(fā)生。因軟件、硬件和人三者沒有實現(xiàn)合理集合，有些機構(gòu)軟件設(shè)施不足，有的缺少硬件，有的不具備檔案管理專業(yè)人才，未能發(fā)揮最佳的管理效果。同時，有些社保單位依然使用過去手工管理模式，管理效率較低，查找、更新資料不易，對社保檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。部分比較落后的地區(qū)并未建立專門的社保檔案室，檔案資料的管理極為不合格，時常出現(xiàn)資料遺漏、丟失等情況。

（四）社保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

社保機構(gòu)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理效果。部分地區(qū)社保機構(gòu)為節(jié)省成本，很少聘請專業(yè)檔案管理人員，有些單位存在用業(yè)務(wù)員充當(dāng)管理員的情況。同時，多數(shù)社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)并未對檔案管理人員開展相應(yīng)培訓(xùn)，且缺少實際工作經(jīng)驗，管理人員業(yè)務(wù)水平無法滿足檔案管理工作要求。雖然部分社保機構(gòu)引入高學(xué)歷的兼職檔案管理者，但檔案管理專業(yè)人才少之又少，沒有經(jīng)過培訓(xùn)的兼職人員一般實際業(yè)務(wù)水平不高，直接影響其檔案管理工作效果。

四、改善社會保險檔案管理的策略

由于社會保險對服務(wù)民生、構(gòu)建和諧社會產(chǎn)生積極地影響，因此，做好社保檔案管理工作非常重要。不同級別的社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦機構(gòu)影提升管理意識，從提升管理人員業(yè)務(wù)水、明確管理權(quán)責(zé)、規(guī)范化管理等方面做好社保檔案管理工作，確保檔案管理與社會保險業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（一）社保檔案規(guī)范化管理

社會保險檔案詳細(xì)記錄參保單位或個人需要繳納的社會保險金、可以享受的社保待遇等內(nèi)容。制定完善的業(yè)務(wù)檔案管理制度，能保障社會保險檔案的有效性和完整性。因此，不同地區(qū)要依據(jù)《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的相關(guān)要求，結(jié)合自己承辦機構(gòu)的實際需要，通過分級管理模式，確保參保檔案的安全性。建立完善的檔案收集、整理、鑒定、保管等管理制度，健全社保業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，制定分類、著錄等規(guī)范的檔案格式，確保社保業(yè)務(wù)檔案管理納入規(guī)范化、信息化的軌道。

（二）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

打造一支業(yè)務(wù)水平強、素質(zhì)高的檔案管理團隊，是發(fā)展社保事業(yè)必須解決的問題。社保檔案管理工作應(yīng)與其他工作展開統(tǒng)一部署和考核，遵循年初有計劃、年終有部署、年末開總結(jié)的原則進行管理。各地區(qū)設(shè)備檔案管理部門要保障辦公場所寬敞、明亮，辦公環(huán)境清靜，辦公人員職責(zé)清晰。根據(jù)一萬卷配置1個管理者的標(biāo)準(zhǔn)配備管理人員，促使其在日常工作中不斷提升專業(yè)技能和素養(yǎng)，提高自身的管理水平和效率。可定期組織管理人員接受培訓(xùn)，建立一支具有較強業(yè)務(wù)能力的社保團隊，滿足新時期檔案管理工作需求。

（三）明確劃分管理權(quán)責(zé)

社會保險業(yè)務(wù)檔案涉及的內(nèi)容、人員較多，因此，必須嚴(yán)格依照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》制定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)展開管理。對保險業(yè)務(wù)進行辦理時，要做好登記、征繳、轉(zhuǎn)移、、待遇核定、基本信息變更等環(huán)節(jié)的工作。在社保經(jīng)辦機構(gòu)辦理相關(guān)保險業(yè)務(wù)后，其中，那些具備保存和利用價值電子文檔、聲像等作為歸檔內(nèi)容。同時，將管理責(zé)權(quán)落實到個人，每個業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員擔(dān)負(fù)起收集、整理、裝訂客戶材料的工作，由專職檔案管理員審核達標(biāo)后方可進入檔案室，并由檔案員確定該檔案的保管期限等工作。其中，歸檔主要由檔案收集、檔案整理兩個部分組成。進行檔案收集操作時，認(rèn)真查看具有利用價值的材料是否收集完整，如果存在缺失必須及時補齊，確保檔案的真實性、完整性。檔案整理過程中，采用檔案部門規(guī)定的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每一卷檔案均要制作《案卷全引目錄》和《卷內(nèi)備考表》，在各項簽字完成后做好收集、利用等信息記載工作，仔細(xì)填寫卷皮的內(nèi)容，做到清晰、準(zhǔn)確。

（四）社保檔案管理與新技術(shù)相互結(jié)合

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會保險檔案是否實現(xiàn)信息化管理效果，成為判斷社會保險檔案管理效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。社保檔案管理工作與所有勞動者的利益密切相關(guān)，隨著社會的日益進步，各地區(qū)勞動者流動極為頻繁，存放在企業(yè)或個人手中的參保資料極易發(fā)生遺失，參保職工與企業(yè)間的糾紛也日益增多。提供社保信息查詢和鑒證也是社保經(jīng)辦單位為人民服務(wù)的表現(xiàn)，社保機構(gòu)在加強基礎(chǔ)建設(shè)基礎(chǔ)上，開發(fā)新的程序軟件，確保各級社保保險機構(gòu)、政府等實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，便于及時查詢、使用檔案信息。同時，在提升檔案管理人員水平基礎(chǔ)上，要以信息化建設(shè)為切入點，借助軟件程序立卷，對檔案目錄、收發(fā)文簿等進行錄入管理，便于及時、準(zhǔn)確的查找檔案信息所存在的問題，從而提升檔案管理質(zhì)量和利用效率。

三、結(jié)束語