醫院招投標檔案的規范化管理

儲海軍

摘 要：醫院檔案包括很多內容，招投標工作中形成的檔案是非常重要的一部分，它記錄了醫院招投標過程中的真實情況，是預防風險事故的有力依據，利用招投標檔案，可以將管理責任落實更加明確具體，能夠有效推動醫院黨風廉政建設，是醫院管理者與領導者必須要關注的重點工作內容。

關鍵詞：招投標；醫院；檔案

在檔案廉政建設的過程中，招投標檔案管理成為了不可忽視的一部分，充分利用招投標檔案，使招投標工作更加規范化、標準化。本文以醫院招投標檔案為內容，對其規范化管理進行幾點研究。

1 醫院招投標檔案的特點

1.檔案內容系統性強

醫院招投標檔案具有很強的系統性，完整的招投標檔案包括很多內容，比如招投標人、代理公司以及負責監管等部門，它們具有不同的職能，在整個招投標過程中所產生的信息、數據，都被記錄在招投標檔案中，一同構成了招投標檔案的全部。從招投標申請開始、到領導小組開展會議的紀要、招投標公告、投標邀請書等等，最后是投標書、采購合同以及驗收報告，這其中任何一項內容都不可缺失。

2.檔案的來源多

整個招投標的過程中，包括各種項目、物資的管理，比如辦公耗材、高值耗材等；后勤管理，比如車輛維修、食堂承包、改造裝修等；設備采購。比如彩超、X光機等。這些信息來自不同的部門，內容豐富、來源廣泛，都是醫院未來建設、采購的重要依據，因此需要做好搜集和管理工作。

3.檔案分散

從目前醫院招投標采購的情況來看，一部分醫院已經建立了采購委員會以及招投標采購機制。但是還有一部分醫院，僅僅針對重大項目的采購落實這些內容。在一些日常的采購招投標中，依舊通過設備、總務、基建等不同的部門，分別負責項目的相關管理內容，歸檔工作也是各自進行的，這種分散的檔案管理模式，很容易造成檔案資料丟失，不利于統一管理，規范管理。

4.招投標檔案具有原始性

資料的原始性是檔案信息核心屬性，也是體現檔案價值的關鍵屬性。實際招投標的過程中，原始記錄表、簽字表、蓋章文件等等，都必須要完整的保存下來，尤其是一些手寫的原始文件，必須要保存好紅色印章的部分，凸顯資料的公正性、客觀性。

2 醫院招投標檔案在管理現狀

從目前醫院招投標檔案管理的情況來看，其中還存在很多不可忽視的問題，具體分析如下：

1.招投標檔案管理存在隨意性

一些醫院項目沒有建立專門的招投標檔案管理制度和規范，也沒有專門的管理人員，比如檔案整理、歸檔、節約、復印等相關工作，工作人員隨意性大，操作不規范。另外，還有一部分的檔案管理人員管理水平不高，對檔案管理業務不熟悉，由于招投標檔案的內容多而豐富，簡單的整理和記錄，是不能滿足檔案管理要求的，這種相對隨意的管理方式，非常不利于規范管理、統一管理。

2.招投標檔案管理意識不強

醫院管理者在招投標檔案方面缺乏管理意識，對招投標檔案資料搜集不全面、不完整。歸檔混亂，檔案資料信息不完整等，都嚴重阻礙了醫院招投標檔案管理工作的進行，很多重要的檔案信息丟失，檔案完整性無法保障。

3.招投標檔案管理制度缺失

制度能夠規范人們的思想和行為，一部分醫院由于缺少完善的招投標檔案制度以及管理標準，管理人員缺乏工作責任心，沒有正確認識招投標檔案管理的重要性。從而導致招投標檔案管理工作效率和質量低下，各類資料搜集不及時、不完整。

3 醫院招投標檔案的規范化管理對策

在分析了醫院招投標檔案特點、現狀之后，下面提出招投標檔案管理規劃對策：

1.培養建立專業的檔案人員隊伍

檔案管理質量依賴于高素質的管理人才，因此醫院應該培養專業化的檔案管理隊伍。通過完善相關制度和體系，明確工作人員的任務和責任。定期開展檔案管理培新活動，將先進的管理理念、管理方法傳授給檔案管理人員，幫助他們建立檔案規范化管理意識，提升管理專業技能。開展法律、法規知識講座培訓班，分期、分批對檔案管理者進行專業培訓，最終達到全面提升醫院招投標檔案管理水平的目的，充分調動起檔案管理人員的工作積極性和責任心。

2.建立招投標檔案專用庫房

檔案本身就具備專業性與保密性，很多文件信息是不能隨意公開、隨便使用的。需要專門的人員以及部門進行管理，隨著檔案信息資料數量不斷增多，檔案儲存場所的防火、防潮、防蟲措施必須要完善，如果是電子信息資料，要建立專門信息庫，建立網絡安全防護體統，確保機密檔案資料不外泄、不流失。作為市場監督、規范的第一手資料，招投標檔案信息必須要被完整的保存下來，才能夠真正發揮其憑證作用，更好的為相關部門和工作人員服務。

3.配備現代化管理設施

招投標檔案管理工作除了必備的計算機、打印機、掃描儀、裝訂機、照相攝像等設備，還必須建立專門的電子檔案管理系統，提升招投標檔案的管理效率和管理質量。招投標檔案的整理主要是將招投標資料進行分類、排列、整理、編號、裝訂的過程，按完成時間及項目情況，建立電子數據檔案，然后根據電子數據檔案的編號，整理建立文字檔案。做到電子檔案和文字檔案一一對應，將電子管理系統與紙質文字檔案資料有機結合，刁一能真正實現招投標檔案的科學管理。

4.完善招投標檔案管理制度

按照《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》切實做到按范圍歸檔、按程序查閱、按規定借閱，嚴格按照檔案管理制度和程序辦事，以減少檔案管理的隨意性。由于招投標項目涉及范圍廣，有工程建設、進口醫療設備、醫療器械、藥品采購等，應根據不同類型招投標項目特點分類，注意收集招投標過程中的原始資料，注重記錄的原始性，保證檔案內容完整、規范、清晰、查詢和使用方便。

5.規范招投標檔案歸檔內容

招投標檔案收集齊全包括前期資料和過程中形成的文字、紙質、光盤等不同介質載體的材料，如招標文件、領取招標文件登記表、遞交投標文件登記表、評委抽取登記表、開標、唱標記錄、評委簽到表、評標報告、詳細評審表、投標文件、中標公示、中標通知書、合同、其他資料等，然后進行分類、排列、編號、編目錄、裝訂，這樣既規范了招投標工作，又便于事后查閱和接受上級各部門領導的檢查。科學管理招投標檔案在不同程度上可以降低招投標人的招投標活動成本，對于醫院內部機構而言，大大提高了工作效率和工作質量。而工作質量的提高還有利于檔案價值的全面實現，促進檔案工作者主觀能動性的發揮，有利于提升檔案的服務質量和服務水平。

6.統一電子檔案與紙質檔案管理

隨著計算機的不斷普及，在醫院招投標檔案信息中存在大量的電子文件檔案，主要包括文木文件、圖形文件、影像文件等，針對這樣的電子文件需要各個科室的檔案管理員進行整理，形成電子文件之后上交到醫院檔案管理員手中，然后醫院的檔案管理員需要將這些文件進行集中處理，拷貝到性能良好的載體上，為了文件信息的安全性，需要拷貝三份，分別用于保管、查閱使用和異地保存，同時為了防止文件信息的丟失，還需要定期對文件信息進行復制。

3 結束語

完善招投標檔案管理體制，提升檔案管理者專業水平，是確保檔案信息資料完整性的前提。作為重要的監督考核憑證，招投標檔案是非常重要的信息資料。本文從醫院招投標信息以及管理現狀入手，分析了其中存在的問題，并提出了相關優化管理對策，希望能夠醫院招投標工作的可持續發展盡一份綿薄之力。

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