淺談檔案員管理檔案工作要點(diǎn)

摘 要：隨著時(shí)代發(fā)展演變，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案管理工作的新思路、新方法不斷的出現(xiàn)，無論是從軟件設(shè)施還是硬件設(shè)施都不斷的提高，公司、企業(yè)等對(duì)檔案的管理工作的要求也隨之不斷提高。檔案員管理檔案的工作態(tài)度、方法和檔案員的整體素質(zhì)如何將直接影響到企業(yè)的發(fā)展。因此，新時(shí)期的檔案管理工作就變得尤其重要。本文主要針對(duì)于檔案員如何管理檔案進(jìn)行了具體的分析和研究。

關(guān)鍵詞：檔案員；管理；檔案

檔案員的工作主要是負(fù)責(zé)管理檔案，對(duì)公司、企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)乃至生產(chǎn)過程中的產(chǎn)生的各個(gè)數(shù)據(jù)、文件等有關(guān)材料進(jìn)行統(tǒng)一的歸納和管理的工作，對(duì)于任何企業(yè)來說，檔案管理工作都是至關(guān)重要的，而檔案員的工作態(tài)度、工作素質(zhì)直接決定著檔案管理的工作效率。因此，檔案員做好管理檔案的工作是非常重要的，下面針對(duì)于檔案員如何管理檔案進(jìn)行具體的探討。

1 檔案員要具備主動(dòng)學(xué)習(xí)和善于分析的能力

隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的作用越來越重要，也越來越受到人們的重視。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，檔案管理手段以及工具也在不斷的更新，打破了傳統(tǒng)管理檔案的方式，利用新進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息可以來對(duì)檔案管理進(jìn)行分類、歸納，總結(jié)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作、提高工作效率。因此，檔案管理人員需要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能促進(jìn)對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息并完整安全地保護(hù)信息、及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息、最大限度地運(yùn)用信息，使利用者在短時(shí)間內(nèi)尋找到所需信息。檔案員要做好一些準(zhǔn)備來迎接這樣的挑戰(zhàn)，不能被困難所壓倒，要堅(jiān)守檔案管理的保密工作、安全工作以及整體全面的工作 [1] 。首先，檔案員要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展需求，對(duì)新事物的發(fā)展要科學(xué)的分析和學(xué)習(xí)，分析能力和學(xué)習(xí)能力是作為檔案員最基本的也是最重要的技能，科學(xué)合理的分析是檔案管理準(zhǔn)確性的重要依據(jù)，學(xué)習(xí)能力是檔案員追趕社會(huì)科技進(jìn)步必要途徑，通過不斷的去接收新事物，再發(fā)現(xiàn)其中的問題以及解決方法，經(jīng)過不斷的分析、完善、學(xué)習(xí)來創(chuàng)造新的檔案管理方法和手段 [2] ；同時(shí)，一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和基本素質(zhì)，同時(shí)也要具備一定的業(yè)務(wù)能力，以保證檔案管理水平的提高。

2 檔案員要愛崗敬業(yè)，責(zé)任心強(qiáng)

檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平的高低，在檔案管理工作中占有重要的地位，一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的好壞，與檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有直接關(guān)系。一名合格的檔案管理人員，必須具備愛崗敬業(yè)，責(zé)任心強(qiáng)的基本素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性強(qiáng)而又非常繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)、辛苦的工作，但是責(zé)任重大，所以，檔案管理人員必須要愛崗敬業(yè)，熱愛檔案管理工作。責(zé)任心是檔案員最基本的工作態(tài)度，由于管理檔案本身就是一項(xiàng)繁雜、要求嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，如果沒有責(zé)任心也就無法勝任這項(xiàng)工作。 檔案管理工作和其他各種管理工作一樣，在管理過程中會(huì)遇到許多困難，還會(huì)遇到一些無法預(yù)料的問題，作為一名檔案管理工作者，需要有強(qiáng)烈的責(zé)任心、事業(yè)心，熱愛自己的崗位，堅(jiān)定的職業(yè)信念，對(duì)自己從事檔案管理工作有執(zhí)著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中 ，這樣才能充分體現(xiàn)出對(duì)檔案管工作的熱心和責(zé)任心。 檔案員在管理檔案的過程中不僅要有責(zé)任心，還要用心去工作，對(duì)待檔案的管理就如同對(duì)待自己的孩子一樣，不只要找到正確的方法，正確的引導(dǎo)方式，還要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理員自身的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)其工作的熱情。并通過多種方式來完善和充實(shí)自身的管理檔案的技能，提高自身的基本素質(zhì)，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。

3 檔案員要善于服務(wù)

檔案員要認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，它同時(shí)更是一種服務(wù)。當(dāng)今的社會(huì)各個(gè)企業(yè)各個(gè)單位都是以服務(wù)為主的，檔案管理也不例外，不僅要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，同時(shí)還要加大服務(wù)的宣傳。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，它的價(jià)值就在于為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)、為單位工作執(zhí)行提供服務(wù)。檔案管理人員要善于圍繞單位的中心工作主動(dòng)開展檔案管理，在工作中，要牢固樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，既要堅(jiān)持原則，照章辦事，又要主動(dòng)、熱情、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務(wù)中提高工作效率。 良好的服務(wù)能為檔案員的管理檔案的工作給予更大的幫助，同時(shí)也是企業(yè)或公司項(xiàng)目順利開展，加大盈利效益的主要因素。而有很多檔案員已經(jīng)將創(chuàng)新思維拓展，放寬自己的管理思想領(lǐng)域，但是服務(wù)意識(shí)卻在不斷的縮小，這勢(shì)必給管理檔案的工作以及企業(yè)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)和開展都帶來一定的影響。因此，檔案員要做好管理檔案的工作，就必須以良好的服務(wù)態(tài)度為基礎(chǔ)，這樣才能與同事同心協(xié)力地將企業(yè)的項(xiàng)目等事情做好，作為管理經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案員檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路員提供一些幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]譚金渭.淺談廣東廣韶高速公路有限公司檔案工作目標(biāo)管理如何達(dá)到國家二級(jí)[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2009（13）

[2]張愛霞，沈玉蘭.國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[J].科技進(jìn)步與對(duì)策，2008（12）

作者簡介

趙娜（1986-），女，黑龍江省延壽縣，本科，科員，研究方向：檔案管理。