基層檢察機關檔案信息化建設問題的探究

吳強　王輝

摘 要：隨著信息時代的到來，基層檢察機關檔案管理信息化需求愈加迫切，檔案管理信息化建設作為基層檢察機關管理工作的重要組成部分，是確保檢察機關使用性能的基礎前提。本文主要對基層檢察機關檔案管理的特點、信息化建設存在的問題進行了分析，并提出了幾點建議。

關鍵詞：基層檢察機關；檔案管理；信息化建設

信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇，在國民經濟與社會建設中信息化已成為其首要內容。基層檢察機關作為國民經濟發展的重要組成部分，其管理水平的高低將直接影響到整個行業的發展。檔案管理作為檢察機關單位工作的主要內容，在其檔案信息化建設中包含多方面內容，如檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設等。隨著信息時代的到來，檢察機關檔案管理信息化需求愈加迫切，在信息資源整合中現代信息技術能夠對其方式進行有效改善。檔案管理信息化不僅給基層檢察機關發展帶來極大挑戰，還能為其發展帶來更多機遇。

1 基層檢察機關檔案管理的特點

在基層檢察機關檔案管理信息化建設中，檔案是對整個過程的有效記錄，能夠確保數據圖表的精確度。作為檢察工作的主要構成部分，只有做好檔案管理工作，并對檔案資料進行充分利用，才能為開展檢察機關的工作提供依據，才能對檢察機關歷史真實面貌加以維護。基層檢察機關檔案管理信息化建設是指檔案資料在檔案管理環節，利用加工方式、數字化原理及計算機網絡，科學合理地配置、開發與利用檔案資源，以此達到共享檔案信息資源的目的。

基層檢察機關承擔著檢察系統4/5辦案任務，文字描述、圖紙及影音等都是檢察機關檔案管理中常見的資料形式，這些資料又產生于多個部門，各個資料之間存在著必然的聯系。因檢察工作任務多，檔案數量大，傳統檔案管理模式已無法滿足當前檢察工作、現代檔案工作發展需求。作為檔案工作的一次變革，檔案信息化是傳統檔案轉變為現代檔案的重要表現方式。通過檔案管理信息化建設，可對檔案利用率有效提升，如每年基層檢察機關都會增加大量檔案，特別是訴訟檔案在整體檔案數量中所占比例可達到90%左右。檔案歸檔后，需到專門檔案管理部門進行檔案調閱，且在專門辦公區通過專門工作人員開展工作，這種情況下，不僅需要消耗大量時間、人力等，同時在翻閱檔案過程中案卷極易損壞。通過建設檔案管理信息化，傳統檔案可逐步向數字化檔案形式轉化，且達到檔案信息網絡輸送、檢索的目的。在檔案調閱環節也只需輸入相關密碼，即可實現實時查閱，資源共享。

2 基層檢察機關檔案管理信息化存在的問題

現階段在基層檢察機關檔案管理中，計算機技術已經得到了廣泛地應用，主要用于存儲、檢索檔案信息，這種技術的應用可以對檔案利用的準確率、真實性進行有效提升，但從現階段部分單位檔案管理中可以看出，還存在諸多問題，如關注程度不足。首先，目前基層檢察機關檔案信息化管理中主要側重于信息資源管理等方面，檔案管理信息化建設主要服務于整個訴訟過程，但實際管理中對其重視程度較低，進而無法充分發揮檔案管理信息化的作用與功能。

其次，檔案人員素質較低，沒有掌握良好的現代化檔案管理技術。在計算機技術普及的今天，基層檢察機關檔案管理中僅有目錄級檢索應用到了計算機技術，并沒有將計算機系統的功能性充分發揮出來，如培訓與學習中都沒有應用到計算機系統。同時還存在部分檔案管理人員對電子檔案歸檔管理、室藏檔案數字化、網絡咨詢服務等業務技能并沒有完全掌握。

最后，缺少統一規劃及技術支持。進行部分專業應用軟件的開發，卻與綜合檔案管理系統建設不統一，信息化建設不能形成統籌安排、全面協調。同時，檔案信息化建設并沒有明確其長遠目標，數據的格式也沒有確立統一的標準。這種情況下導致檢察機關檔案管理信息化建設無法適應時代的發展需求。受傳統檔案服務觀念的影響，少數檔案管理工作人員檔案信息化管理意識較低，不能對檔案管理工作有一個全面、客觀的認識。在信息化、數字化發展中，部分員工工作熱情較低，進而導致工作效率大大降低，致使檔案管理信息資源建設滯后，出現各級檔案管理工作發展不均衡的狀況。

3 完善基層檢察機關檔案信息化管理的建議

作為基層檢察機關訴訟過程的真實記錄，檔案必須對思想觀念、管理方式進行有效改善，按照檢察事業發展的特點及檔案管理的特點進行檔案信息化建設，必須通過較短時間，對檔案資源數據化、服務利用網絡化及檔案使用科學化進行初步實現。在檔案管理信息化應用中，必須嚴格遵循以檔案信息開發與利用為中心的原則，加大檔案信息化建設資金投入及提高管理人員的自身素質，進行科學有效地管理。

1、以配備檔案管理信息化設備為基礎，加大投入

檔案管理信息化建設的基礎保障為檔案基礎設施建設，在配置基層檢察機關檔案設備過程中，不僅要對設備先進行進行充分考慮，還需重視其適用性。通常情況下，檔案庫房、檔案辦公用房、密集架、空調等為檔案基礎設施。為滿足電子檔案發展需求，需進行附加設備配置，如復印機、錄像機等。在實現檔案管理設備配置現代化的同時，還應達到管理技術現代化。要求檔案管理信息化系統必須以室藏內容提高利用為工作目標，達到開發、利用及管理檔案信息資源的最終目的。

2、重視管理、豐富室藏，加快檔案信息建設

作為檔案信息化建設的重要內容，檔案信息資源建設中必須確保其專業性及準確性。應進行符合基層檢察機關檔案信息化建設工作方案的制定，確定檔案信息化建設的指導思想，實現單位發展的創新。對檔案室的綜合業務水平進行有效提高，對檔案信息管理制度進行有效完善，并規范檔案信息管理操作流程，確保檔案管理的科學性、規范性。在檢察機關檔案管理中，應加大檔案管理軟件的應用力度，實現案卷級、文件級電子檢索。

3、以人為本、注重培訓，推動檔案隊伍建設

將計算機技術作為基層檢察檔案管理信息化建設的載體，要求檔案工作人員必須具備較高的專業素質。在其熟練掌握專業知識的同時，應具有信息技術應用能力與信息加工處理能力。在進行檢察檔案管理信息化隊伍建設中必須嚴格按照本單位的實際情況進行方案、計劃的制定，通過在職培訓、業余進修等多種方式進行專、兼職檔案人員專業素質的培養，以此對檔案管理人員的信息技術水平進行有效提升。加大專業人才的引進，完善組織內部結構，確保現代信息技術功能的充分發揮。

4 結束語

綜上所述，隨著社會經濟的不斷發展，作為國家依法行使檢察權的重要機關單位，基層檢察機關在提起公訴、實施法律監督等方面的作用愈加突出。檔案管理信息化建設作為基層檢察機關發展的重要內容，其管理水平的高低直接關系著整個檢察隊伍建設的整體質量。在基層檢察機關檔案管理信息化建設中必須按照相關管理要求，對各環節嚴格把關，加快訴訟檔案管理信息化建設，并努力實現創優目標。

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