城市建設(shè)工程檔案收集的難點(diǎn)及應(yīng)對(duì)策略

摘 要：城市建設(shè)工程檔案的相關(guān)工作是十分重要的，但是我國(guó)很多地區(qū)相關(guān)工作還存在很多的難點(diǎn)和問(wèn)題，本文為了能夠更好的開(kāi)展相關(guān)的檔案工作，提出了相關(guān)的應(yīng)對(duì)策略，希望能給相關(guān)檔案工作者一定的啟示。

關(guān)鍵詞：工程檔案；城市建設(shè)；策略

就目前來(lái)看，城市建設(shè)是國(guó)家重要的民生項(xiàng)目，各省都十分重視，大小工程可謂此起彼伏。與此同時(shí)，在城市建設(shè)的過(guò)程中，項(xiàng)目工程竣工后的檔案的收集和歸檔等問(wèn)題也越來(lái)越受到廣泛關(guān)注。檔案資料整理工作是城市建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)工作，也是能夠?qū)Τ墙üこ踢M(jìn)行反映的首選資料，因?yàn)槌墙?xiàng)目中需要涉及很多的企業(yè)和個(gè)人，而很多人并非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人士，也幾乎都對(duì)檔案管理的相關(guān)法規(guī)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，所以在施工單位檔案室的收集和歸檔工作中往往會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題。只有對(duì)檔案工作的法律法規(guī)進(jìn)行一定的宣傳，培養(yǎng)各個(gè)參與項(xiàng)目的施工單位人員的自主意識(shí)，給于檔案工作足夠的認(rèn)識(shí)才能夠真正為施工單位檔案室的工作的順利進(jìn)行打下一定的基礎(chǔ)。

1 檔案收集存在的困難

1.1 針對(duì)檔案方面的法律法規(guī)較少

我國(guó)能夠保障施工單位檔案室的相關(guān)工作順利進(jìn)行的法律法規(guī)體系十分不完善，雖然在整個(gè)行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定有很多，但是真正涉及到檔案管理的卻寥寥無(wú)幾。正因?yàn)槿鄙倭朔煞ㄒ?guī)等國(guó)家有關(guān)部分強(qiáng)制力的約束，才使得施工單位檔案室的相關(guān)檔案搜集和整理工作很難順利進(jìn)行，人們往往更加注重施工單位建設(shè)的產(chǎn)品質(zhì)量，而很少關(guān)注相關(guān)的施工過(guò)程中的檔案資料的管理工作，這也是相關(guān)法律法規(guī)不完善的一個(gè)重要因素。

1.2 檔案工作缺乏相應(yīng)的保障措施

施工單位檔案室在檔案整理的工作中可謂困難重重，其中缺乏檔案管理的保障這一問(wèn)題尤為嚴(yán)重，當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目完工后，參與項(xiàng)目的各個(gè)部門(mén)和科室都不是很重視檔案管理的相關(guān)工作，按照常規(guī)程序，完工后應(yīng)當(dāng)由建設(shè)主導(dǎo)企業(yè)將整個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)到完工的全過(guò)程的所有檔案資料都移交到相關(guān)的檔案管理部門(mén)，但是因?yàn)檫@一工作沒(méi)有相應(yīng)的保障措施，所以目前都是對(duì)檔案方面的工作不聞不問(wèn)，施工單位檔案室的職責(zé)和工作也就很難順利的開(kāi)展下去。

1.3 建設(shè)單位缺乏歸檔意識(shí)

我國(guó)建設(shè)部在2001年頒發(fā)了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，其明確指出應(yīng)當(dāng)由建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目所有檔案資料進(jìn)行收集和整理并第一時(shí)間向相關(guān)檔案管理部門(mén)進(jìn)行移交。但是很多工程項(xiàng)目的建設(shè)單位更注重工程項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)程，而對(duì)于檔案資料缺乏應(yīng)有的重視力度，無(wú)法按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集和歸檔，故此使相關(guān)工作變得難上加難。

2 完善城市建設(shè)檔案收集工作的策略

2.1 依法治檔，強(qiáng)化檔案法規(guī)監(jiān)督力度

首先相關(guān)部門(mén)必須盡快出臺(tái)有一定力度的法律法規(guī)來(lái)約束城建項(xiàng)目的檔案工作，運(yùn)用法律的強(qiáng)制力來(lái)保障檔案的收集和整理工作，并且大肆宣傳檔案工作的重要性，在社會(huì)上形成良好的風(fēng)氣，特別是在如今很多地區(qū)取消了檔案資料保障金的前提下，相應(yīng)的法律法規(guī)必須盡早出臺(tái)來(lái)進(jìn)行約束，每個(gè)單位都要擁有專(zhuān)業(yè)化的人才對(duì)檔案工作進(jìn)行管理和監(jiān)督，對(duì)一些不能夠達(dá)到要求的施工單位要給于一定的懲罰措施，對(duì)惡意不移交檔案或者相關(guān)惡劣的行為要追究其司法責(zé)任。每一個(gè)項(xiàng)目的竣工后的驗(yàn)收和檔案的處理，可以將檔案移交作為承接后續(xù)工程的前提，如果一個(gè)項(xiàng)目工程的檔案沒(méi)有移交完畢則不可以接受下一個(gè)工程項(xiàng)目，而在驗(yàn)收的方面也可以將檔案的移交加入到驗(yàn)收的項(xiàng)目中，沒(méi)有完成移交檔案的單位屬于項(xiàng)目未完工。實(shí)際上每一個(gè)城市建設(shè)項(xiàng)目完工后，都應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案移交問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查，如果確實(shí)是施工方問(wèn)題而造成的就應(yīng)當(dāng)對(duì)其單位未來(lái)的項(xiàng)目承接進(jìn)行一定的限制和干預(yù)，甚至取消該單位以后承接市政建設(shè)工程項(xiàng)目的投標(biāo)資格，以此來(lái)體現(xiàn)法律法規(guī)在檔案工作中的地位。只有整個(gè)行業(yè)形成一定的自主的法律法規(guī)意識(shí)，時(shí)刻有法律條文進(jìn)行約束，才能從根本上解決施工單位檔案室的各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集和移交工作。

2.2 抓住核心問(wèn)題

城市建設(shè)工程的檔案工作執(zhí)行的程度對(duì)整個(gè)城市檔案管理的質(zhì)量都有著重要的影響，間接的也會(huì)對(duì)整個(gè)城市未來(lái)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到一定的作用。然而我國(guó)當(dāng)前很多施工單位都不重視檔案管理工作，很多施工單位檔案室缺乏專(zhuān)業(yè)性人才，并且配套的硬件設(shè)施也不完善，甚至很多單位完全沒(méi)有考慮設(shè)立檔案管理部門(mén)，因此造成檔案相關(guān)問(wèn)題的頻繁出現(xiàn)也就不難理解了。另一方面市政建設(shè)工程的檔案管理工作的重視力度很小，幾乎處于無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài)，很多檔案資料分布零散，有的在技術(shù)人員手中，有的在與項(xiàng)目相關(guān)的各個(gè)科室，甚至還有的在一些臨時(shí)工手中，如此一來(lái)檔案資料的完整性更加無(wú)法得到保障，只有驗(yàn)收的時(shí)候才能進(jìn)行整理而此時(shí)很多人員也都解散，因此資料自然隨之丟失。此外還有些外聘技術(shù)人員認(rèn)為其付出的勞動(dòng)是屬于自己的，是自己的私人財(cái)產(chǎn)，因此很自然的帶走了自己負(fù)責(zé)的檔案資料。市政工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程包含很多的檔案資料，無(wú)論是前期還是中后期，這些資料都十分重要，因此制定和出臺(tái)一系列行之有效的方案和措施能夠使檔案工作達(dá)到事半功倍的效果。

2.3 健全歸檔制度

市政建設(shè)工程的檔案資料都是通過(guò)文件等瑣碎的材料而轉(zhuǎn)化形成的，所以文件材料的情況對(duì)檔案資料的質(zhì)量有直接的影響。市政項(xiàng)目工程相關(guān)人員的議題和立項(xiàng)本身就能夠產(chǎn)生很多的材料，需要檔案工作人員花費(fèi)很多的時(shí)間和精力去收集和整理并要做到任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不能疏忽。而且要對(duì)每個(gè)城市建設(shè)工程項(xiàng)目中的施工單位的各個(gè)相關(guān)部門(mén)和科室所擁有的各類(lèi)資料進(jìn)行收集和整理，在避免遺漏的同時(shí)還要避免重復(fù)。特別是針對(duì)從事市政建設(shè)項(xiàng)目工程的檔案管理人員，掌握國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)是所有工作的前提，提高自身法律觀念，具備一定的專(zhuān)業(yè)技能，掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)都是十分重要的。

2.4 采用強(qiáng)制手段進(jìn)行檔案收集

對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行一定的強(qiáng)制手段，在整合工程相關(guān)檔案的過(guò)程中，檔案人員要參與到驗(yàn)收工作中去，相關(guān)部門(mén)要以驗(yàn)收為手段強(qiáng)制施工單位對(duì)檔案收集和整理進(jìn)行督促，同時(shí)也可以將檔案工作作為驗(yàn)收的一個(gè)重要項(xiàng)目，重視并嚴(yán)格的對(duì)檔案歸檔工作進(jìn)行執(zhí)行，可以先講項(xiàng)目施工前期和中期的檔案進(jìn)行收集和整理，等到項(xiàng)目竣工后再向相關(guān)的施工單位檔案室進(jìn)行移交，從而進(jìn)行二次歸檔。

參考文獻(xiàn)

[1]趙玉梅.淺析房地產(chǎn)檔案信息化管理[J].才智，2016，18：267.

[2]李伊欣.城市建設(shè)檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016，03：60.

[3]李鳳勤.河南省疾病預(yù)防與控制檔案管理現(xiàn)狀研究[J].辦公自動(dòng)化，2016，13：38-41.

作者簡(jiǎn)介

李莉（1970-），女，漢族，河北辛集人，中鐵十八局集團(tuán)建筑安裝工程有限公司，助理工程師，研究方向：檔案管理。