淺談住房公積金檔案的特點及檔案管理

劉建菲

摘 要：隨著人民生活水平的提高和社會發展的加快，人們對于住房的需求也越來越高無論是剛性需求房還是改善型住房都受到了人民的熱捧。在這樣的條件下住房公積金貸款買房自然是許多人的首選，其貸款利率低、貸款手續簡單且貸款金額也可以滿足大部分人的需求因此公積金貸款成為了許多購房者的不二選擇。由于住房公積金貸款量的不斷增加，貸款人數的不斷上升使得公積金工作變得十分繁忙，而在公積金工作中公積金檔案工作的任務量十分龐大其檔案管理的難度也可想而知。

關鍵詞：住房公積金；檔案；特點；檔案管理

住房公積金貸款是國家的一種福利性貸款，是為了機關及企事業單位的員工可以以優惠的利率進行貸款買房或房屋裝修。由于其具有一定的福利性質所以其每日申請公積金貸款的人數和辦理公積金貸款的人數都一直在不斷攀升。在這樣的情況下住房公積金管理部門需要做許多不同的工作其中對于住房公積金申請資質的審核工作是十分繁重的，并且如果想要做好住房公積金申請資質的審核就必須具有相關的一定申請人的資料及申請人的檔案信息。在這樣的前提下住房公積金檔案的建立及管理就顯得十分必要。可以說住房公積金檔案能夠在最大程度上展現出住房公積金申請人的各項資料使得對于住房公積金的審核可以具有更高的準確性和真實性。當然如果想要管理好住房公積金檔案就必須先了解住房公積金檔案的相關特點。本文將通過分析住房公積金檔案的特點來提出可以完善住房公積金檔案管理的方法。

1 住房公積金檔案的管理現狀

住房公積金貸款可以說是我國獨有的一種具有福利性的貸款，而只要是貸款就必須對其申請人的各種資質進行審核，在審核過程中住房公積金檔案就顯示出了其特有的重要性。我國目前的住房公積金檔案管理的現狀并不盡如人意，這一方面是因為我國的檔案管理工作本身還處在從紙質檔案向電子檔案轉化的過渡時期，在這樣的情況下其對于住房公積金檔案管理的方式和方法都是相對混亂的并且無法利用統一載體進行檔案管理。另一方面則是因為全國的住房公積金檔案的管理工作并不是聯網模式的這直接導致住房公積金檔案信息的不對稱現象從而導致了許多住房公積金貸款申請人可以在多個城市分別貸款，導致住房公積金的安全性受到了很大的威脅。

2 住房公積金檔案的特點

住房公積金檔案與其他的人事檔案、文書檔案等都有著許多相同之處，但不同的地方卻更多一些。住房公積金檔案具有的這些特點直接導致其管理工作要比其他檔案管理工作有著許多不同的地方，下面筆者就先為大家來分析一下住房公積金檔案的特點。

2.1 形成檔案的機構和人員眾多

住房公積金的管理機構和相關部門以及繳納職工公積金的各類企事業和機關單位還有繳納公積金的職工都屬于住房公積金檔案建立的范圍。為住房公積金的管理機構包括了公積金管理部門、經辦部門以及銀行部門和擔保公司等。如此眾多的住房公積金檔案信息匯集到住房公積金管理機構其管理難度可想而知，并且由于其檔案信息的內容也相對復雜所以公積金檔案管理人員對于這些檔案的整理和建立索引是一個十分龐雜的工作。

2.2 住房公積金檔案的內容十分豐富

住房公積金檔案的內容大概分為歸集、提取和貸款三個類型。這些檔案都屬于業務檔案而這些業務檔案本身也分為許多更加細膩的層次，例如樓盤信息檔案、貸款申請人檔案和抵押房產或資產類的檔案。

2.3 住房公積金檔案的內容大致相同

住房公積金檔案雖然內容豐富且數量巨大但是其業務檔案的大體內容卻基本是相同的都是在一定規范程序內所記錄的貸款申請人信息、購買房屋信息及繳存公積金單位的各類信息，當然也包括貸款在審批過程中的一系列手續資料。

2.4 公積金檔案的保存時間長且內容也在不斷變化

公積金檔案除了貸款檔案外企保存期限在15年以上，而貸款檔案由于其貸款期限的不同其保存的時間更是可能在30年以上，如此長時間的資料保存期本身的難度可想而知，并且由于公積金貸款的還款年限雖然被規定但是卻可以提前還款因此其公積金檔案的內容也會隨之變化。檔案人員必須根據實際情況對于檔案的內容進行補充和修改。

3 加強住房公積金檔案管理

住房公積金檔案管理起步較晚卻發展迅速，特別是近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業務量的快速增長，其檔案數量呈現出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實現檔案管理的規范化、科學化和系統化，成為住房公積金事業發展的一個重要課題。

3.1 提高檔案管理認識并落實相關責任歸屬

住房公積金中心管理層要改變傳統的檔案管理思想，應充分認識到檔案管理的重要性，須知檔案是住房公積金日常事務中的有效記錄，檔案管理不僅是一個單位規范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風險、構建信用社會和諧社會的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認識，才有利于發揮人的主觀能動性，真正將提高檔案管理工作上升到應有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個人住房公積金貸款，財務會計和公文管理等幾個方面，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為首，使形成各種檔案的管理部門能充分相互協調的管理體系，落實責任人，加強日常工作的監督力度，建立科學的考核、獎懲和激勵機制，一方面對檔案管理工作做出規范，使每個人都能切實負起責任，另一方面充分調動檔案管理人員的工作積極性，鼓勵提出創造性建議，使檔案管理工作不斷向著科學化的方向發展。

3.2 建立健全住房公積金檔案管理規范

國家應當制定一套切實可行的住房公積金檔案管理規范，出臺指導性文件，使各級住房公積金管理機構能夠在上級部門制定的管理規范下結合自身實際情況，制定出既符合上級宏觀協調需要，又符合自身工作實際的管理規范制度，這樣的制度更具科學性和合理性，是實現檔案管理工作規范化、標準化的有效舉措。

3.3 加強檔案管理軟硬件設施的建設

針對當前住房公積金檔案管理基礎設施落后的情況，國家機關和地方政府應當加強對檔案管理軟硬件設施的建設工作。首先，要加大在這方面的資金投入，按照《檔案法》的“十一防”的要求建設檔案室，通過增加各種設施來改善檔案室的環境，同時為了建設現代化的檔案管理體系必須配備足夠的計算機、網絡、服務器、防盜系統等一系列的硬件設施。其次，要加快檔案管理配套的軟件建設，如先進的檔案檢索系統、檔案管理系統平臺、檔案監測系統等等；再次，為順應信息時代發展的需要，加強數字檔案管理建設，實現檔案的無紙化管理，并對特別重要的檔案采取紙質和數字雙保險的存檔方式，推進檔案管理更好地為住房公積金管理服務。

3.4 提高檔案管理人員專業素質

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，因此要加強住房公積金檔案管理工作就要配備具備專業檔案知識技能的人才。在實際工作中，首先要加強現有檔案管理人員的培訓工作，使之可以逐漸適應檔案管理工作的各項業務，并與時俱進，不斷學習現代化的管理技能，適應檔案管理現代化的進程。其次，要加強檔案管理方面人才的培養工作，在高校內增設相關專業，并可以采用定向培養的模式，為住房公積金檔案管理輸送人才。

4 結束語

房公積金檔案管理對于住房公積金事務來說具有非常重要的作用，雖然當前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問題，但是相信隨著各級相關部門對此項工作的重視程度加大，檔案管理工作也會得到不斷的完善，為住房公積金事務的開展提供更好的支持。

參考文獻

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