如何做好新形勢(shì)下檔案利用服務(wù)工作

王婷

摘 要：隨著我國(guó)信息化建設(shè)的不斷進(jìn)步，不僅改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式，改變著人們的服務(wù)觀念、服務(wù)方式，而且信息的收集、儲(chǔ)存、開發(fā)利用也成為橫跨社會(huì)眾多行業(yè)的生產(chǎn)過程，變成促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源。在這種機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前，如何將靜態(tài)的檔案信息資源通過多種渠道與方式，轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的信息，快速有效地傳遞給利用者，最大限度地滿足社會(huì)需要，成為現(xiàn)階段檔案工作一個(gè)急需解決的問題。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案；服務(wù)；重要性

一、開展檔案利用服務(wù)工作的重要性

（一）提供檔案利用服務(wù)是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。“利用檔案”和“提供檔案利用”是檔案利用工作的兩個(gè)方面，是對(duì)利用者和檔案工作人員而言的，二者緊密相聯(lián)，相輔相成。檔案利用工作是利用檔案的必要條件，利用檔案發(fā)揮作用，是利用工作的直接目的。保存檔案和開發(fā)檔案信息資源的目的只有一個(gè)，就是為社會(huì)提供利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值和社會(huì)效益，把死檔案變成活檔案。這既是整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)，也是檔案工作的落腳點(diǎn)。

（二）利用服務(wù)工作直接關(guān)系檔案工作的整體發(fā)展。檔案是社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄，具有記載憑證、科學(xué)參考借鑒作用。保存管理好檔案，就是為了發(fā)揮其潛在價(jià)值，更好地為社會(huì)服務(wù)。而利用工作是對(duì)檔案工作最好的宣傳工作。通過利用服務(wù)工作，能擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，提高自身的地位，獲得各界的支持。

（三）利用服務(wù)工作對(duì)檔案整體工作有檢驗(yàn)帶動(dòng)作用。利用服務(wù)工作如何，直接檢驗(yàn)檔案整體工作的優(yōu)劣，既可以看出檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研開發(fā)和現(xiàn)代化管理各環(huán)節(jié)工作的好壞，也能檢驗(yàn)出工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)理念、服務(wù)態(tài)度。如果我們重視檔案利用服務(wù)工作，及時(shí)聽取采納在利用服務(wù)中的好的反饋意見，對(duì)檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的整體均衡發(fā)展、改進(jìn)和提高，必將起到極大的帶動(dòng)作用。

二、當(dāng)前檔案利用服務(wù)工作存在的問題

（一）檔案門類、種類收集不齊全、不及時(shí)。主要表現(xiàn)為：一是內(nèi)容不全。一些單位只重視紅頭文件的收集，忽視其他文件材料、實(shí)物的收集。二是載體單一。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的廣泛應(yīng)用，檔案不再僅僅是單一的紙質(zhì)檔案，以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體的文件資料應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子檔案。而一些單位這些檔案表現(xiàn)往往忽視上述檔案的收集。三是被動(dòng)收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在著。

（二）檔案管理手段落后，工作效率低。長(zhǎng)期以來，由于受經(jīng)濟(jì)因素的制約，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)不到位，在檔案工作上仍有資金來源、裝備保障、人員配備等方面不足問題，也在較大程度上影響了檔案利用開發(fā)的發(fā)展。

（三）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏主動(dòng)超前服務(wù)意識(shí)。目前，一些單位和檔案人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，檔案信息仍存在重管輕用的問題，檔案利用仍處于被動(dòng)狀態(tài)。

三、做好檔案利用服務(wù)工作的措施

（一）創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。首先要破除“重管理，輕服務(wù)”等做法，樹立開放意識(shí)，使檔案工作有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)，其次要變被動(dòng)服務(wù)為面向社會(huì)的主動(dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能。并用前瞻性的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動(dòng)地為利用者提供方便快捷的超時(shí)空限制的檔案信息服務(wù)。另外，還應(yīng)把“以人為本”的思想貫穿于檔案服務(wù)的工作中，將利用者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷滿足社會(huì)各界對(duì)檔案信息的需要。

（二）固本強(qiáng)基，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作。一是加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭(zhēng)檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始應(yīng)歸檔材料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。二是加大對(duì)檔案的審查、編排力度。隨著檔案現(xiàn)代化管理力度的不斷加強(qiáng)，需要我們對(duì)接收的各類檔案進(jìn)行重新整理歸檔。由于許多接收的檔案或多或少地存在頁(yè)碼不齊全、裝訂不規(guī)范、歸檔目錄未編寫等問題。因此，在接收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審查，及時(shí)解決存在的各種問題。三是完善檔案檢索工具。能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對(duì)這一情況，我們要在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎(chǔ)上編制文號(hào)索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，進(jìn)一步提高檔案利用的工作效率。

（三）確立終身學(xué)習(xí)的理念。隨著檔案業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設(shè)備的逐步使用，對(duì)檔案人員也提出了新的更高的要求。因此檔案工作者必須適應(yīng)時(shí)代要求，不斷增強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力，不斷汲取新的知識(shí)，調(diào)整完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)也應(yīng)該不斷提高自身修養(yǎng)、陶冶情操，以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得尊敬。

（四）完善檔案利用服務(wù)規(guī)章制度。制度是開展檔案利用服務(wù)工作的制度保障。為了更好地落實(shí)《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，要建立健全《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責(zé)任制》等制度。這些制度規(guī)范了檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確了檔案人員工作范圍和職責(zé)，確保了檔案利用工作建立在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)之上。但也要根據(jù)新形勢(shì)、新要求、新需要，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整、修改和完善。

（五）利用新技術(shù)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。目前，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化已廣泛?jiǎn)?dòng)，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢(shì)。因此我們必須實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案利用服務(wù)由過去傳統(tǒng)的被動(dòng)單一服務(wù)方式發(fā)展為主動(dòng)多元化多層次的服務(wù)。一是實(shí)現(xiàn)對(duì)館室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為充分發(fā)揮網(wǎng)上優(yōu)勢(shì)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)打下基礎(chǔ)。二是建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，讓檔案部門與信息管理部門加強(qiáng)配合，建立信息資源庫(kù)。并提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。三是實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。因此，我們要改變傳統(tǒng)的檔案收集模式，建立電子文件自動(dòng)上傳功能，在第一時(shí)間完成電子文件收集和歸檔。四是開展在線服務(wù)。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性。因此，傳統(tǒng)的、被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。所以檔案部門可在網(wǎng)頁(yè)上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等多種服務(wù)方式提供利用，讓利用者感受到便捷的服務(wù)。

總之，在新形勢(shì)下，檔案工作只有緊緊圍繞工作中心，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，最大限度地開發(fā)挖掘檔案信息資源，才能充分發(fā)揮檔案獨(dú)特的服務(wù)實(shí)戰(zhàn)的功能，從而為社會(huì)的發(fā)展和人類的進(jìn)步做出新貢獻(xiàn)。