如何做好新形勢下檔案利用服務工作

王婷

摘 要：隨著我國信息化建設的不斷進步，不僅改變著社會活動的運行方式，改變著人們的服務觀念、服務方式，而且信息的收集、儲存、開發利用也成為橫跨社會眾多行業的生產過程，變成促進社會發展的戰略性資源。在這種機遇和挑戰面前，如何將靜態的檔案信息資源通過多種渠道與方式，轉換成動態的信息，快速有效地傳遞給利用者，最大限度地滿足社會需要，成為現階段檔案工作一個急需解決的問題。

關鍵詞：新形勢；檔案；服務；重要性

一、開展檔案利用服務工作的重要性

（一）提供檔案利用服務是檔案基礎業務工作的出發點和歸宿。“利用檔案”和“提供檔案利用”是檔案利用工作的兩個方面，是對利用者和檔案工作人員而言的，二者緊密相聯，相輔相成。檔案利用工作是利用檔案的必要條件，利用檔案發揮作用，是利用工作的直接目的。保存檔案和開發檔案信息資源的目的只有一個，就是為社會提供利用服務，充分發揮檔案的內在價值和社會效益，把死檔案變成活檔案。這既是整個檔案業務工作的出發點，也是檔案工作的落腳點。

（二）利用服務工作直接關系檔案工作的整體發展。檔案是社會各項活動的歷史真實記錄，具有記載憑證、科學參考借鑒作用。保存管理好檔案，就是為了發揮其潛在價值，更好地為社會服務。而利用工作是對檔案工作最好的宣傳工作。通過利用服務工作，能擴大檔案工作在社會上的影響，引起社會的廣泛關注，提高自身的地位，獲得各界的支持。

（三）利用服務工作對檔案整體工作有檢驗帶動作用。利用服務工作如何，直接檢驗檔案整體工作的優劣，既可以看出檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研開發和現代化管理各環節工作的好壞，也能檢驗出工作人員的業務水平和服務理念、服務態度。如果我們重視檔案利用服務工作，及時聽取采納在利用服務中的好的反饋意見，對檔案工作各項業務工作的整體均衡發展、改進和提高，必將起到極大的帶動作用。

二、當前檔案利用服務工作存在的問題

（一）檔案門類、種類收集不齊全、不及時。主要表現為：一是內容不全。一些單位只重視紅頭文件的收集，忽視其他文件材料、實物的收集。二是載體單一。隨著計算機技術在辦公自動化中的廣泛應用，檔案不再僅僅是單一的紙質檔案，以磁、電、光等介質為信息載體的文件資料應運而生，產生了大量的電子檔案。而一些單位這些檔案表現往往忽視上述檔案的收集。三是被動收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在著。

（二）檔案管理手段落后，工作效率低。長期以來，由于受經濟因素的制約，再加上一些領導的認識不到位，在檔案工作上仍有資金來源、裝備保障、人員配備等方面不足問題，也在較大程度上影響了檔案利用開發的發展。

（三）管理人員業務素質不高，缺乏主動超前服務意識。目前，一些單位和檔案人員缺乏創新意識和創新能力，檔案信息仍存在重管輕用的問題，檔案利用仍處于被動狀態。

三、做好檔案利用服務工作的措施

（一）創新檔案服務理念。首先要破除“重管理，輕服務”等做法，樹立開放意識，使檔案工作有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設，服務于社會，其次要變被動服務為面向社會的主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能。并用前瞻性的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動地為利用者提供方便快捷的超時空限制的檔案信息服務。另外，還應把“以人為本”的思想貫穿于檔案服務的工作中，將利用者的需求作為工作的出發點和落腳點，不斷滿足社會各界對檔案信息的需要。

（二）固本強基，加強檔案基礎工作。一是加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始應歸檔材料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。二是加大對檔案的審查、編排力度。隨著檔案現代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進行重新整理歸檔。由于許多接收的檔案或多或少地存在頁碼不齊全、裝訂不規范、歸檔目錄未編寫等問題。因此，在接收時應嚴格審查，及時解決存在的各種問題。三是完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們要在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制文號索引、專題目錄、基礎數字匯編等檢索工具，進一步提高檔案利用的工作效率。

（三）確立終身學習的理念。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案人員也提出了新的更高的要求。因此檔案工作者必須適應時代要求，不斷增強自身的學習能力，不斷汲取新的知識，調整完善知識結構。同時也應該不斷提高自身修養、陶冶情操，以自己的博學以及良好的職業道德贏得尊敬。

（四）完善檔案利用服務規章制度。制度是開展檔案利用服務工作的制度保障。為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，要建立健全《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等制度。這些制度規范了檔案工作各個環節上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，確保了檔案利用工作建立在堅實的基礎之上。但也要根據新形勢、新要求、新需要，適時進行調整、修改和完善。

（五）利用新技術，創新檔案服務手段。目前，機關辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現代化也是必然趨勢。因此我們必須實現檔案管理現代化，使檔案利用服務由過去傳統的被動單一服務方式發展為主動多元化多層次的服務。一是實現對館室藏檔案進行數字化處理，為充分發揮網上優勢，開展網上利用服務打下基礎。二是建立“電子文件（檔案）數據管理中心”，讓檔案部門與信息管理部門加強配合，建立信息資源庫。并提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。三是實現電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。因此，我們要改變傳統的檔案收集模式，建立電子文件自動上傳功能，在第一時間完成電子文件收集和歸檔。四是開展在線服務。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性。因此，傳統的、被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。所以檔案部門可在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等多種服務方式提供利用，讓利用者感受到便捷的服務。

總之，在新形勢下，檔案工作只有緊緊圍繞工作中心，轉變傳統觀念，拓寬服務領域，延伸服務范圍，創新服務機制，最大限度地開發挖掘檔案信息資源，才能充分發揮檔案獨特的服務實戰的功能，從而為社會的發展和人類的進步做出新貢獻。