科研經(jīng)費的公共費用自動分攤算法與實踐探討

王薇

摘要：科研經(jīng)費管理中，全成本核算的管理思想越來越得到政策支持和科研單位的重視。間接費用在科研經(jīng)費中的比重越來越大，間接費用許多是公共費用支出。如何將公共間接費用合理和快捷分攤到各科研課題中，成為科研經(jīng)費管理的難點。本文提出了公共費用的自動分攤算法，可以快速和合規(guī)地將公共費用分攤到科研課題中，大大提高了科研項目預算管理和決算管理的效率，加強了科研經(jīng)費管理的精細化。

關(guān)鍵詞：科研經(jīng)費；全成本管理；公共費用；自動分攤

一、問題的背景

隨著我國科技體制改革的不斷深入，為適應科研活動規(guī)律的需要，落實經(jīng)費管理科學化、精細化管理要求，建立課題間接成本補償機制，科技部和財政部改革了科研經(jīng)費管理辦法，將課題經(jīng)費分為直接費用和間接費用。

間接費用是指承擔課題任務的單位在組織實施課題過程中發(fā)生的無法在直接費用中列支的相關(guān)費用，主要包括課題承擔單位為課題研究提供的現(xiàn)有儀器設(shè)備及房屋，水、電、氣、暖消耗，有關(guān)管理費用的補助支出，以及績效獎勵支出等，這些費用支出主要是以公共費用發(fā)生，然后分攤到項目經(jīng)費預算中。公共費用既包括直接費用可以列支的費用，如動力費用（水電氣等），也包括間接費用的支出，如車輛使用費、管理費、會議室使用費、房屋租賃費等，現(xiàn)有儀器設(shè)備的使用費等。公共費用如何核算，取決于費用支出性質(zhì)和發(fā)生的頻度。許多公共費用是小額、頻繁發(fā)生的日常費用，如現(xiàn)有設(shè)備的共享或租用、車輛使用費、會議室使用費等，如果每次費用發(fā)生都要進行課題核算，則工作量巨大，也沒有必要。因此，定期結(jié)算就是一種現(xiàn)實的解決方式，而每月的結(jié)算就是多個課題組來分攤一筆支出，這就是公共費用的分攤問題。

公共費用分攤是全成本管理的重要內(nèi)容。由于其費用種類比較多，小額度，頻度高，因此分解的合理性和效率就成為難題。

二、公共費用分攤算法研究

公共費用分攤基本上是根據(jù)各課題的相關(guān)預算科目的余額，按照分攤比率對公共費用支出額進行分攤。分攤比率可以根據(jù)費用的計量來進行分攤，按照人員數(shù)量（嚴格來講是工作量），或者是個人的使用記錄來進行分攤，也就是有三種主要的分攤法：計量分攤法，使用記錄分攤法，人員平均分攤法。

（一）計量分攤法

計量分攤法主要針對消耗可以計量的公共費用支出，如水、電、氣的消耗，這些費用支出可以按照計量表數(shù)據(jù)進行分攤。

由于計量數(shù)據(jù)無法直接核算到課題，一般是實驗室或者部門的公共計量，如每個實驗室安裝電表、水表和氣表等。但往往一個實驗室或者研究中心承擔多項科研課題，而經(jīng)費是按照課題來分配的，這就存在二次分攤的問題。

假設(shè)m個實驗室的計量數(shù)據(jù)為Mi （i=1..m），為簡化問題，假設(shè)這種計量數(shù)據(jù)已經(jīng)按照計量單位和單價轉(zhuǎn)化為了費用支出金額；第i個實驗室參加的課題為Pij （j=1..n）；設(shè)課題Pij相關(guān)費用支出科目的預算余額為Bij （j=1..n），則課題Pij的預算科目支出分攤金額Sij為：

這種分攤算法是按照預算余額平均分配的算法，是以計量表為依據(jù)。適合于按照部門為計量單位的水電氣等公共費用的分攤核算。

Sij計算完成后，則需要按照全部m個計量數(shù)據(jù)進行循環(huán)計算，直至所有的計量費用分攤完畢。

（二）使用記錄分攤法

使用記錄分攤法按照科研人員個人對公共設(shè)施或服務的使用記錄進行分攤，比如車輛使用費、會議室使用費、快遞服務費等。如果使用前的費用申請中，每次都能選擇項目，費用就可以直接分配到課題支出，但這會增加管理難度和管理復雜度，因每次使用所消耗的費用是非常小額的，在實際操作過程中很難做到這個程度，而且也沒有必要。這樣，就會造成這種公共費用的支出，也只能計量到科研人員個人使用記錄中，然后再每月集中分攤。

假設(shè)某項公共費用的使用記錄為R=（[Hi， Ei] | i =1..m），其中Hi為科研人員的名單，Ei為使用的計量記錄，為簡化問題，假設(shè)這種計量記錄已經(jīng)按照計量單位和單價轉(zhuǎn)化為了費用支出金額，并已經(jīng)按照人員合并。某課題Pj的參與人員集合為Tj=（[Hk]，k=1..n），課題Pj相關(guān)費用支出科目的預算余額為Bj，則科研人員i在課題Pj的分攤金額Sij為：

針對課題Pj的全部分攤金額Sj為按照所有人進行循環(huán)運算，直至R記錄全部運算完，即可獲得全部課題的費用分攤預算執(zhí)行數(shù)。

（三）人員平均分攤法

還有一類公共費用，如房租和辦公室服務費用的分攤，沒有計量表，也無法進行使用記錄進行分攤，一般就是按照人員數(shù)目進行分攤，直接將費用按照人員數(shù)量進行算術(shù)平均分攤即可，費用額度相對比較固定，由于算法簡單，就不一一列舉。

三、公共費用分攤實踐探索

完整解決公共費用以及其他間接費用在科研經(jīng)費中的補償和核算，除了分攤算法以外，需要建立配套的管理體系，并通過信息化系統(tǒng)來完成。

（一）公共費用與間接費用管理體系包括計量規(guī)則和內(nèi)部定價機制。科學事業(yè)單位需要根據(jù)各自情況，首先必須明確哪些公共費用與間接費用需要分攤到科研課題的預算中。

（二）對于不同的費用類別，需要制定相應的管理規(guī)程，包括設(shè)置相應的計量表（如水電氣等），或者對每次使用進行申請和記錄（如用車、會議室和公共儀器設(shè)備的使用等）。

（三）按照公允原則，確定各項公共費用的使用單價，進行內(nèi)部定價。定價要符合市場原則，如果是代收代扣的費用項，如水電氣等，原則上按照服務和產(chǎn)品提供部門的公開價格，如電力價格、自來水價格等按照當?shù)毓檬聵I(yè)部門的標準價格核定內(nèi)部定價。

（四）為提高運行效率，按照使用記錄進行分攤的公共費用項目，必須在信息系統(tǒng)中設(shè)計使用記錄的申請和確定的功能模塊。如公共儀器設(shè)備共享使用，科研人員使用前需要預約機時，儀器設(shè)備管理部門和人員可以進行排期和記錄使用的時間，這樣就可以自動生成計量數(shù)據(jù)和使用記錄數(shù)據(jù)，提高原始數(shù)據(jù)采集效率，成為公共費用分攤的重要需求。再按照使用記錄結(jié)合內(nèi)部定價，就可以將儀器設(shè)備的使用成本進行費用分攤。會議室的使用、車輛使用等類型的公共費用采用類似辦法。

信息系統(tǒng)通過管理流程，采集的數(shù)據(jù)源為：

DS=[科研人員，發(fā)生日期，使用時間，單價，費用]；

（五）根據(jù)公共費用的類型，選擇合適的分攤算法，通過計算機信息化系統(tǒng)進行費用分攤。

（六）在實際應用過程中，公共費用的自動分攤出現(xiàn)的一個問題就是由于自動分攤基本上是按照計量數(shù)與使用記錄進行分攤，通過算術(shù)平均比例自動計算，容易造成某項項目的分攤金額碎片化，解決這個問題的方法是引入最少分攤金額參數(shù)。假設(shè)最少分攤金額參數(shù)為1000元，則低于1000元預算余額的課題，則優(yōu)先一次性分攤完成，則此課題不再參與后續(xù)的遞歸計算。剩余的課題，再按照余額比例進行分攤。

四、總結(jié)

通過方便靈活的公共費用自動分攤算法，利用計算機信息系統(tǒng)完成自動化的分攤計算與預算管理，既保證了公共費用管理的合規(guī)性，提高了科研經(jīng)費管理的成本核算的精細化，實現(xiàn)了科研項目的全成本管控。

同時公共費用的自動分攤算法，大大提高了財務管理的效率，為落實科研體制和推動科研經(jīng)費管理的改革，都有非常重要的現(xiàn)實意義。

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（作者單位：中國科學院深圳先進技術(shù)研究院）