完善散雜貨港口企業預算管理探析

趙性芝

摘要：當前國內外經濟處于低迷狀態，航運業不景氣，港口企業間的競爭愈加激烈，傳統裝卸服務利潤空間壓縮，港口企業想要生存和發展，就必須做好精細化管理，控制港口企業成本。預算管理是港口企業精細化管理的重要工具。本文結合筆者多年的工作經驗，以X散雜貨港口公司預算管理內容作為切入點，結合行業及公司實際情況，探討預算管理中存在的問題，提出具體解決辦法，希望為相關從業人員提供一些參考和借鑒。

關鍵詞：散雜貨 港口企業 預算管理

一、散雜貨港口企業運營特點及實施預算管理的內在要求

（一）受自然環境和經濟環境影響較為明顯

散雜貨港口主要提供對大宗散裝化肥、散裝糧食、散裝飼料、散裝工業原料等多種貨物的裝卸、灌包、儲存、中轉服務。港口企業在成立時不僅要考慮是否有廣闊而經濟發達的腹地、便利的交通，還要考慮碼頭吞吐能力、泊位水深、泊位數量、岸邊裝卸效率、庫場面積、堆存貨物周期等因素，這些因素決定港口企業在籌辦期和運營初期，涉及大量的設施和設備投資，投資規模大、回報周期長，此時注重的是資本預算。港口企業在成長階段，要將收入預算作為管理重點，提高收入的重要前提是提高業務量，即自然噸和吞吐量，但自然噸和吞吐量受世界經濟發展、國際貿易形勢、國內宏觀經濟政策和對外貿易發展的影響較大，做準貨源預算是做好收入預算的關鍵。港口企業在成熟階段，業務量增長穩定，收入波動變小，要提高經濟利潤，必須控制成本，強調的是成本預算。

（二）港口企業生產經營活動復雜和不均衡

貨物從到港至離港要經過裝卸、灌包、儲存、運輸等一系列生產過程，每一個生產過程都由若干個操作過程組成。每個操作過程都要港口生產調度做好周密細致的協調安排，因港口企業的生產在很多地方都是依賴于時間參數的一組隨機變量的動態過程，有操作效率、船舶類型、船舶到達時間、臨時變換的船期、集港車輛不均衡、貨主存放貨物時間、場地利用不均衡、潮水、大雨等因素的影響，這些因素增加了生產組織的難度和計劃的準確性。操作部門要結合貨源預測和生產過程及各種影響因素，做好吞吐量和操作量等生產數據和生產成本的預算。

二、X散雜貨港口公司預算編制及實施管理的具體做法

X散雜貨港口公司的預算是指以公司可利用的資源為基礎，編制公司一個或者幾個年度內的規劃與目標，并對保障規劃與目標實現所需的資源投入和經營行為做出預期安排。預算內容包括貨源預算、生產預算、人力資源規劃、投資計劃（資本預算）、維修計劃、安全生產費用使用計劃、收入預算、成本費用預算和財務預算。

（一）預算管理制度健全

為規范和加強公司預算管理，提升公司管理水平，X散雜貨港口公司制定了預算管理辦法，對預算的組織機構及職責、預算內容、預算的編制程序、編制方法、預算的執行及分析、預算的調整、預算考核均做了明確規定，從制度上保證了預算管理工作的順利開展和實施。

（二）預算編制流程規范

X散雜貨港口公司每年10月份按照上級公司對公司的發展定位和重大事項指引，結合上一年度實際情況和宏觀經濟政策編制下一年的預算及五年規劃，從業務量著手，預測下一年及未來五年的貨量自然噸，碼頭收入（包括碼頭裝卸收入、堆存收入、港管收入和其他收入）、預算生產操作成本、維修費用、人工成本、安全生產費用和資本性投資，以毛利率衡量運營成本總額是否合理，再預算管理費用、財務費用及營業外收支，得出總利潤和凈利潤。財務部協調各部門共同參與完成預算的編制。預算初稿報總經理進行審核，并組織召開有公司領導和各部門經理參加的預算專題會議，共同討論修改公司預算初稿。財務部根據修改意見調整公司財務預算初稿，形成公司財務預算申報稿。預算申報稿報上級公司審批，幾上幾下，最后定稿，定稿后除重大影響因素外一般不再做調整。

（三）預算實施機制健全

財務部將上級公司審批通過的財務預算及經營預算發送至各部門。公司和各部門以年度預算作為開展生產經營活動的依據，并將年度預算細分為季度預算，通過實施分期控制，以實現年度預算目標。

三、X散雜貨港口公司預算管理存在的問題

X散雜貨港口公司制定了《預算管理辦法》，使預算編制、執行、分析、調整和考核進一步規范，但仍存在以下幾方面的問題。

（一）對預算管理重視程度不夠，認識存在偏差

全面預算最終以財務預算反映規劃期內的經營成果，從本質上講體現著財務工作屬性，由財務人員牽頭開展工作，這就使得公司中的部分人員對預算管理產生了錯誤認識，認為預算就是財務部門的事，只要由他們來負責展開即可，而不能從真正意義上達到對預算的認知及接受。理論上，預算管理涉及業務、生產、投資、人力、財務、資金等各個業務模塊，各業務部門在預算的整個過程中都有其重要的功能，各部門的詳細預算匯總起來才是公司的整個財務預算。

（二）貨源和營業收入指標較難預測

貨源預算是指在考量宏觀經濟、政策法規、市場情況、競爭狀況、內部資源配置等因素的基礎上，對公司在預算期內所接卸貨種和貨量的測算及相應的工作計劃安排。收入預算，是指在預算期內，公司預期通過向客戶提供服務而實現資金流入的計劃安排。

由于港口企業受國家宏觀經濟政策、國內外市場環境影響較大，比如政府的規章制度、市場供應需求變化、國際航運市場的最新趨勢、貨主的偏好發生改變、新的運輸方式的代替等，如果商務人員沒有對行業的發展趨勢和企業環境做出理性預測和分析，就不能對貨源和營業收入做出正確的預測，往往對貨源和收入指標的預測較為保守，從而使制定的預算缺乏一定的科學性和合理性。

（三）部分變動成本項目預測不準確，預算外項目經常發生

X散雜貨港口公司為減少管理成本和降低設備購置費，將裝卸和流動機械等非核心業務外包給供應商。裝卸工成本、流動機械成本和外付進出倉費等均屬于變動成本，與操作過程和操作噸關聯度大。操作過程有船到船、船到車、船到堆場、船到倉庫、倉庫到堆場、倉庫到車等多種形式，因客戶要求不同和貨種不同，操作過程差異非常大，每種操作過程所需的裝卸工和流動機械也不相同，很難測算出單位操作噸裝卸工成本和單位操作噸流動機械成本。由于缺少基礎定額數據，往往是在上年實際的基礎上考慮部分變動因素采用增量預算的編制方法進行預測，但X散雜貨港口公司處于成長期，每年貨量增長較快，導致裝卸工成本和流動機械費用預測不準，與實際結果偏差較大。

在X散雜貨港口公司成本預測過程中，物料消耗和維修費用占總成本相當大的比例。物料消耗分為機械設備維修耗用材料和操作現場耗用材料（如墊蓋材料、捆綁帶等）；維修費用分為土建維修、機電維修和行政維修。由于對土建設施和設備的更新、改造及維護方面缺乏科學系統的規劃，對設備的保養沒有按照科學的時間間隔進行檢查維修，有時為了降低成本，對發生故障的設備不采取任何有效處理措施，讓設備在有故障的情況下運行，這種做法不但不能保障設備的運行安全，反而會增加后續的維修成本。在預測物料消耗和維修成本時，沒有綜合考慮每項設施設備的使用壽命、使用情況、保養周期、維修配件市場價格、采購周期、安全庫存等多個因素，因此預測出來的成本費用不準確。由此，預算外的資產購置和維修成本時有發生，往往需另外申請審批，耗時費力。

（四）預算控制較為簡單，預算管理過程缺乏信息系統的支持

預算的核心功能在于控制，主要體現在將編好的預算作為業績管理的依據和標準，定期將實際業績和預算進行對比，分析差異原因并采取改進措施。為確保年度預算能夠得到有效的落實和實施，X散雜貨港口公司將年度預算分解到季度，編制季度預算；每月財務部將預算執行情況反饋給各部門，并在月度考評會上對KPI指標完成情況和差異大的預算項目進行分析。由于沒有預算管理信息系統，財務部反饋的信息往往是滯后和有限的，不能起到實時控制的作用；在預算差異分析上，只注重預算數和實際數之間的分析，未形成多角度的預算分析體系和提出具體解決方案；在預算考核上也基本依靠手工對主要KPI指標進行考核，對于更多的非財務指標，沒有足夠的數據進行考核。由于缺乏信息系統的支持，只能靠事后控制為主，不易進行事前和事中控制，更不能建立有效的預警機制，預算管理的功能得不到充分揮。

四、X散雜貨港口公司預算管理優化建議

（一）加強預算管理理念的宣貫，使公司全員足夠重視

預算管理是能將組織的所有關鍵問題融于一個體系之中的管理控制方法之一，預算管理可以使企業的長短期目標、戰略和企業的年度行動計劃很好地協調，通過預算的編制、實施和修正，可以促使企業戰略更好落地，為企業目標的實現提供合理保證，因此公司領導層人員必須意識到預算管理已經成為企業健康發展的重要手段，要展開對預算管理理念影響以及戰略引領，要展開對全體工作人員的教育及培訓，引導全體員工學習了解預算管理具體事項，使預算管理為所有員工所認同，并得到所有員工的配合實施。

（二）提高貨源和營業收入指標預測的準確性

在貨源和營業收入預測方面，公司可采用概率預算。概率預算指對具有不確定性的預算項目，估計其發生各種可能的概率，按照加權平均計算的期望值編制預算的方法。在國內外經濟形勢不穩定和航運市場形勢不確定性的環境中，商務人員應對行業的發展趨勢和企業環境做出理性預測和分析，采用概率預算編制方法提高對貨源和收入預算編制的可靠性和準確性的預測，降低預算指標風險。

（三）優化港口設施設備管理，加強基礎數據的統計和分析，建立消耗定額標準，科學預測成本費用

由于港口企業是主要提供碼頭裝卸勞務的企業，裝卸工成本和流機費用占很大的比重，操作部門應根據貨物進出計劃對裝卸工和流機隊進行合理排工，完善基礎數據統計，加強對作業數據的審核與監督，逐月按照流機費用總額和不同工藝進行增減變動分析與結構分析；人事部門按月對裝卸工成本的總額變化分析和結構變化進行分析，建立裝卸工成本和流機費用與業務量之間的邏輯關系，進而建立消耗定額標準，即單位操作噸裝卸工成本和單位自然噸流機費用，為預算管理提供數據支持。

裝卸設備是港口企業的主要生產工具，設備的裝卸能力、裝卸效率和船舶進出港時間是港口實力的體現。X散雜貨港口公司剛經歷籌辦期，處于成長期，每年新設施設備的投入和項修等資本性支出投入較大。對金額較大的港口設施設備和項修項目投入，既要組織招標比價，降低采購成本，又要重視工程質量和產品質量的驗收，嚴把質量關；在設施設備的使用過程中，要做好定期檢查和維修保養，在使用效率和使用壽命上下功夫，并逐月對材料消耗和維修費用進行分析，建立材料消耗、維修費用與設備故障原因及設備壽命之間的關聯關系，企業在編制預算時，要從設施設備的投入、使用和維修方面綜合考慮，科學預測材料消耗和維修費用。

（四）推進預算管理信息系統建設，加強預算執行過程管理，強化預算分析與考核

預算管理應著重于過程管理，通過對過程各個節點的把控，促進企業效益增長。運用信息化手段，可實現預算的過程管理，提升預算管理質量。在預算管理系統錄入資本性投資、項修和成本費用的年度預算數據，當實際發生金額超過年度預算時，系統自動報警或限制申請，通過系統自動對資本性支出和成本費用預算做到事前控制；利用預算管理系統可以對預算執行情況進行實時反饋，幫助各部門及時了解預算執行情況，分析預算與實際差異，做好事中和事后的控制。X散雜貨港口公司應盡快上線使用物資管理系統，資本性投資和項目修理從立項、招標、簽訂合同、付款到竣工驗收整個閉環流程通過系統來控制；物料消耗從采購計劃審批、供應商的選擇、下單購買、材料入庫、驗收、出庫和付款流程通過系統來完成。各部門和班組通過系統可及時查詢項目的完工進度和預算執行情況。

X散雜貨港口公司應建立月度預算執行分析制度，各部門應綜合選取財務指標和非財務指標，從定性和定量兩個方面對本部門預算執行情況進行分析，可采用對標分析、結構分析、趨勢分析和因素分析等多種分析方法分析預算差異產生的原因并提出改進建議，財務部匯總公司預算和各部門預算執行情況及糾偏措施，按月向公司領導匯報，為公司領導經營決策提供依據，促進公司戰略和經營目標的實現。其次應建立預算考核制度，預算考核內容包括預算目標的完成情況考核和預算體系的運行情況考核。預算目標的完成情況考核主要包括經營的效果與效率及工作計劃的落實；預算體系的運行情況考核主要包括預算編制的準確性及預算管理制度的貫徹執行。預算考核應為各部門績效考核內容之一，與預算責任部門人員的年終獎金掛鉤，并作為公司內部人力資源管理的參考。對不同部門的考核內容要有所差異，如商務部，既要考核貨量、收入、應收賬款周轉天數和成本費用，又要考核客戶忠誠度和市場增長率；操作部既要考核成本費用的控制情況，又要考核操作系數和堆場利用率，從而最大限度地調動員工工作的積極性，保證預算管理的有效實施。

五、結束語

港口企業競爭加劇對港口企業的發展提出了更高的要求。預算管理是港口企業合理配置內部資源、有效控制成本和費用、不斷提升應對外部環境變化能力的重要方法之一。本文分析了X散雜貨港口公司預算管理存在的問題并提出了優化建議，旨在希望X散雜貨港口公司加強全體員工對預算管理的認識，科學合理地預測收入和成本費用，運用信息化手段加強對預算執行過程的管控，強化預算分析與考核，充分發揮預算管理對企業經營的作用，使港口企業創造更大的經濟效益，促進其他產業更快發展。

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（作者單位：深圳赤灣港航股份有限公司）