網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校人事管理信息化探討

【摘 要】 本文闡述了信息化模式的人事管理作用與意義，探討了人事管理信息化模式的基本結(jié)構(gòu)，分析了推行人事管理信息化模式遇到的普遍問題和解決辦法。包括成本問題、觀念問題、操作問題、安全性問題和高校實際情況與信息化匹配問題。為高校推行人事管理信息化模式提供了借鑒。

【關(guān)鍵詞】 高職院校;人事管理;信息化;模式

高校管理人事的基本功能是吸引人才，引進人才。創(chuàng)新人事管理模式，使之與社會發(fā)展匹配是必要的，運用網(wǎng)絡(luò)進行管理也是可以實現(xiàn)的。高職院校需大膽突破思想束縛，盡力清除自身管理存在的障礙，運用信息化，提高相關(guān)效益，實現(xiàn)無紙化辦公。

一、信息化模式的人事管理作用與意義

1、全面提高整體工作效率

原始的人事請假流程，都是先寫請假條，然后再逐級找人簽字。而如果采用信息化，請假人則只需要在頁面端發(fā)起請假流程，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動將相關(guān)信息發(fā)給審批人。即使審批人出差在外也能及時辦公，而審批結(jié)果也會實時傳遞給請假人。所以人事信息化管理模式的構(gòu)建，能大大提高效益，省去諸多環(huán)節(jié)，減少錯誤的出現(xiàn)，節(jié)約許多時間，省去相關(guān)人力審批過程。

2、減少人力，節(jié)約成本，有利環(huán)境保護

3、領(lǐng)導(dǎo)管理更簡單，更直觀，更易掌握全局

原來的紙質(zhì)化模式辦公情況下，領(lǐng)導(dǎo)人可能要面對大量的表格，翻閱大量的文件。比如需要了解一個人時，需要到檔案室查閱相關(guān)檔案，費時又費力，有時還會出錯。而在信息化模式下，檔案之類隨時可以調(diào)看，相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計也可以適時生成，直觀而明了，一切都變得很簡單。領(lǐng)導(dǎo)人可以清楚地全面地了解院校的人和事，信息更新及時而準確，從而方便認識自己的管理，做出更為正確的決斷。領(lǐng)導(dǎo)人長時間在外地出差或休假，也可以知道學(xué)校發(fā)生的人和事，實現(xiàn)遠程辦公自由辦公。

二、人事管理信息化模式的基本結(jié)構(gòu)

1、人員基本資料模塊

主要包括崗位、基本職責分工、人事合同、個人基本信息、工資、績效等的原始數(shù)據(jù)進行管理設(shè)計，能夠用于多種并行數(shù)據(jù)庫。基本資料模塊是最原始的人事數(shù)據(jù)，能使相關(guān)管理人員了解數(shù)據(jù)更完整，同時利用信息化模塊還能生成多種分析數(shù)據(jù)和統(tǒng)計表，實現(xiàn)人事的快速查詢，并做出相關(guān)快捷管理。

2、人事信息化模塊

也就是辦事流程模塊。如上面提到的請假流程，還有獎懲、考勤、社保、績效、薪酬等流程模塊，另外還可以加一個投票模塊。在高校生活工作的方方面面，或多或少都存在這樣那樣的投票模式的選舉，擇優(yōu)，評獎之類的活動，此模塊能方便操作，直觀而明了。所有模塊最主要是發(fā)起，反應(yīng)，后果三個方面，需做到環(huán)環(huán)相扣，設(shè)計時要使細節(jié)人性化。實現(xiàn)人事管理信息化模塊，就是簡化程序，減少中間環(huán)節(jié)，減少找人簽字的煩惱，實現(xiàn)遠程辦公。

3、安全模塊

此安全不僅指對外部所來侵害的防止，也有內(nèi)部的安全問題，需對相應(yīng)電子資料設(shè)置對等限制，不同職級設(shè)定不同權(quán)限。同時網(wǎng)絡(luò)需設(shè)置多個傳輸，要設(shè)置盡量多的帶寬，避免因一個環(huán)節(jié)問題或者病發(fā)多而使一個或多個功能不能運行或者導(dǎo)致整個系統(tǒng)崩潰，提高信息化的使用體驗感。

4、幫助使用模塊

此模塊就是為幫助人使用，加快人員上手，提高效率所設(shè)置。幫助模塊中還需設(shè)置用戶反饋，以幫助軟件應(yīng)用者發(fā)現(xiàn)問題，及時提交給開發(fā)者研究和解決。

三、推行人事管理信息化模式遇到的普遍問題和解決辦法

1、成本問題

信息化需要終端，就是電腦或者相應(yīng)的智能設(shè)備。信息化還需要鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)，需要存儲器，需要開發(fā)相關(guān)軟件系統(tǒng)，需要信息維護人員。這些最初階段都是投入，并且還需要很多后續(xù)費用。很多高校的管理層在這個時候就會猶豫，認為不值得，反正原來的辦公也能運行。高校要解決這個問題必須結(jié)合現(xiàn)今社會現(xiàn)狀和趨勢，以及長遠成本來衡量。一方面社會趨勢就是信息化，其它高校已經(jīng)在推行或者準備搞了，如果不改變就會落后，就會被淘汰。另一方面，信息化的初始投入會在以后的辦公效率提高中得到回報。比如紙張的減少，人員的精簡，遠程辦公節(jié)約時間等等。

2、觀念問題

由于高校管理層多是中老年居多，是從傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公走出來的一代，而習(xí)慣是最難改變的。很多的管理人員，認為高校的信息化沒有什么作用，還對教學(xué)有沖突。他們認為提高教育質(zhì)量才是高校的根本。這時候，我們需要加大宣傳力度，必要時將過程演練出來，讓管理高層體會到網(wǎng)絡(luò)的簡便，自上而下，逐步實施，水到而渠成。另一方面，也要加大信息化處理的簡便性，人性化的研究，提高體驗的好感度。

3、操作問題

信息化需要一定的電腦操作水平，并且要改變原來的紙質(zhì)辦公習(xí)慣。如我們要輸入用戶名，密碼;我們要輸入一定的漢字或者有可能需要及時確認等。這對用慣電腦的人來說都不是問題，而對于一些中老年人來說就有一定困難，會產(chǎn)生抵觸情緒。適時開展電腦基本操作培訓(xùn)，提升相關(guān)人員素質(zhì)和技能，開展電腦知識競賽，開發(fā)系統(tǒng)更易用，都是解決操作問題的辦法。

4、安全性問題

高職院校很多人安全保密工作思想意識不強，密碼設(shè)置過于簡單等問題都存在。而且很多高校只建了信息系統(tǒng)，又不建立與之配套的信息制度，使得信息系統(tǒng)混亂，使用人沒有權(quán)限設(shè)置或高級別密碼隨便公用等，易被不法分子入侵，發(fā)生資料外泄，產(chǎn)生不必要的損失。解決這方面的問題，首先要建設(shè)一支精通信息化的隊伍，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事;同時高校還要培訓(xùn)和提高教職人員的安全性認識，如定期舉辦相關(guān)活動來宣傳;其次，建立相關(guān)信息化制度，如規(guī)范用戶申請、權(quán)限資料申請、相關(guān)查看記錄在案等等，責任需要到人到事，這樣才能有效預(yù)防安全事件的發(fā)生。

5、高校實際情況和信息化匹配問題

很多學(xué)校的信息化為了省事，或者沒有做事先調(diào)查，或者跟風(fēng)就采用了一套系統(tǒng)，到最后發(fā)現(xiàn)很多事情實現(xiàn)不了，因操作非人性化等原因，最后這套系統(tǒng)就沒人用了，信息化失敗需要重頭再來。我們知道高職院校人事工作繁雜，涉及很多事和人，一個小小的細節(jié)不注意，就有可能導(dǎo)致整個信息系統(tǒng)的失敗。所以高校在選擇系統(tǒng)和系統(tǒng)開發(fā)時需要認真調(diào)研，要細致和周到。做好系統(tǒng)后，先只能小規(guī)模的試用，及時發(fā)現(xiàn)問題改正問題。基本成熟后再大規(guī)模試用，并做相關(guān)系統(tǒng)測試，穩(wěn)定后才能上線正式投入使用。

四、結(jié)束語

信息化乃社會潮流，高校管理人員和各級人事管理人員，除了要不斷提高自身管理水平，還應(yīng)提高信息化素質(zhì)，努力適應(yīng)社會需求。管理人員還要培訓(xùn)更多的教職工，提高他們的網(wǎng)絡(luò)化素質(zhì)，提升他們的電腦知識和操作水平，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)信息化人才，增強高職院校的競爭力，為高職院校的騰飛打好基礎(chǔ)。

【參考文獻】

[1] 陳林.高校人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].華東師范大學(xué)，2011.

[2] 陳佩馥.高職院校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)的探索[J].中國管理信息化，2015（21）.

【作者簡介】

黃一菲（1983-）女，廣東廣州人，助理研究員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：高校管理.