檔案信息化建設問題探析

唐麗紅

摘 要：檔案是原生信息資源，是組成社會信息系統的重要部分之一，而信息技術、信息產業等的飛速發展對檔案管理的理論及方法產生重大影響，使檔案工作面臨信息化建設機遇及挑戰，推動檔案信息化建設進程已經成為發展檔案事業的戰略重點。下面主要分析和探討檔案信息化建設面臨的主要問題及解決措施，希望能對加強檔案信息化建設有所幫助。

關鍵詞：檔案；信息化建設；問題；解決措施

經過多年的發展，檔案信息化建設已經是全國各級檔案部門的基礎性工作之一，但隨著檔案信息化建設的持續深入，部分問題變得越來越突出，一直困惑著檔案工作者，嚴重阻礙檔案信息化建設進程，加強對問題的分析并找到相應的解決措施已變得迫在眉睫。

1 檔案信息化建設面臨的主要問題

1.1 設施配置不合理

不僅資金不足會對檔案部門系統購買檔案信息設施不利，缺乏昂貴的數字化信息設備，且盲目的基礎設施建設投資會引發采購設備不符合實際工作需求的問題，從而使基礎設施配置喪失合理性，降低設施利用率，在浪費建設經費的同時還會對整個檔案部門的檔案信息化建設進程產生消極影響。

1.2 資源結構不合理

在檔案信息化建設中，數字資源短缺且資源結構不合理的問題相當嚴重，大多檔案館藏資源依舊受到紙質檔案的限制，數字檔案資源及其結構亟待豐富、優化，如不及時解決該問題，勢必會對檔案信息化建設質量及進程帶來負面影響。

1.3 安全認識不到位

一些檔案部門及工作者盡管對檔案信息化建設的安全問題有所認識，但風險意識不足，認為只要建立了安全防護體系就萬事大吉，導致技術防范手段單一，檔案信息安全體系建設滯后，無法隨時保持對安全管理機制及安全防范措施的更新，急需尋求突破[1]。

1.4 遠程利用遇瓶頸

遠程利用檔案信息是檔案信息化建設的發展趨勢，能滿足群眾的期盼，是檔案利用工作應有之義。檔案信息遠程利用需打破幾個瓶頸，主要包括分辨信息公開或保密的難度較大、遠程利用檔案信息的能力急需提升、信用體系建設滯后等。

2 解決檔案信息化建設問題的措施

2.1 合理配置檔案信息基礎設施

不斷更新的信息技術勢必會使信息設備面臨不斷的淘汰與更新，但基礎設施建設的資金投入畢竟有限，檔案部門在信息設備的選購中務必要考慮周全，最大限度發揮有限資金的價值[2]。一是檔案部門在信息基礎設施的選購中要堅持高瞻遠矚和集思廣益，按照檔案信息化建設的整體需求及實際支付能力購置性價比高的、適合本單位使用的信息基礎設施，切忌一味求貴、求精，更不能因貪圖便宜而選購次品甚至是淘汰品，正確每一件入館的設施都能被高效利用，杜絕面子工程。二是檔案部門要提高使用舊設備的效率，在更新辦公室與機房的計算機時不能簡單地將破舊機器淘汰，錄入文件目錄信息的設備不能急于報廢；如果修理之后的壞機器能夠繼續使用且所需維修費用不多，就不能隨意將其丟棄。尤其是缺乏經費的單位，對舊機器的充分利用是克服資金短缺、合理配置檔案信息基礎設施的過渡辦法。

2.2 調整數字檔案館藏資源結構

當下，各級檔案部門主要是保存傳統載體檔案，數字資源有限，所以應豐富數字檔案資源，優化館藏檔案結構，快速推動傳統載體檔案的信息化進程，建設數字檔案館，增加檔案部門數字信息資源的總量。數字檔案館可接受電子文件，并對各種檔案信息資源進行整合，建立檔案數據庫，構建多層次、規范化、分布式的檔案數據庫群，通過網絡平臺共享檔案信息資源[3]。數字檔案館的很多功能都是傳統檔案館不具備的，它能使檔案服務手段、質量及信息服務的深度與廣度等都有質的提升，讓利用者打破空間、時間、數量等的局限，準確、迅速地查閱檔案信息資源。盡管當下的條件無法全面實現檔案信息化，但有選擇、有重點地實施館藏檔案信息化建設很有必要，主要應對珍貴的館藏檔案、對文化與經濟、科技等的發展有長遠使用價值的檔案、對能開放的檔案、對密切聯系群眾生產生活的檔案等實施信息化建設。

2.3 加強檔案信息安全體系建設

一方面，檔案部門要建立健全安全管理機制。一是參照相關制度合理制定適應電子信息管理的人員準入及考評制度，把人員信息安全素質作為一項重要的評定標準，提高新進檔案工作者的素質起點及安全意識；二是完善制定機房管理制度、加密管理制度、設備及人員管理制度、應急事件處置機制、技術管理制度、口令守則制度等，增強保護檔案信息安全的整體意識，特別是安全等級高的信息系統，要嚴格落實定人管理、定人負責制度，促使管理者科學分配并管理用戶的權限，詳細記錄檔案信息系統的維護內容及情況；三是制定并實施網絡安全管理制度，通過實時監控與預警控制網絡的不安全活動，把病毒清除變成常態性工作。另一方面，利用現代科學技術保證檔案信息公開的安全性。如今，信息技術發展迅速，信息安全防護技術日新月異，把這些技術融入檔案信息安全體系中勢必能有效提高檔案信息公開工作的安全性。當然，使用科技含量高的新技術會產生較大的費用投入，且后期培訓費用較大，所以在使用時不能一味追求高科技、追求新，而要依據信息安全防護技術的應用實際，選擇集中可靠的、成熟的安全技術，強調其應用的可靠性。當下較成熟的安全技術主要有密碼服務技術、密鑰管理技術、認證與授權技術、故障恢復技術、防病毒技術、防火墻技術、漏洞掃描技術、入侵檢測技術等。

2.4 建立信息遠程查閱利用體系

檔案信息利用是檔案信息化建設的重要方面，最大限度發揮檔案信息化的優勢，遠程查閱、利用檔案信息，為廣大群眾查閱和利用檔案提供方便、簡化手續、增加效率，增強檔案信息遠程查閱及利用的實效等式檔案利用工作的發展方向。沿著該方向，檔案信息化建設應建立統一的遠程查閱利用體系，并重點做好三方面工作：一是提升遠程查閱利用服務能力，依據檔案法、保密法等科學設定檔案信息的公開級別，完善網上公開檔案信息資源的標準體系、評估體系；對已經公開的文件信息，應要求公開主體依據指定的標準圖形及文件格式重新將檔案信息發布到各自的網站，提升網站信息的標準化與規范化水平；針對可部分公開或與個人隱私有關的檔案，可選擇公開目錄的形式為群眾提供遠程檢索服務，并在確認已注冊用戶的身份后為其提供檔案信息遠程利用服務；牢牢把握計算機、電視、電信三網融合的寶貴機遇，把已經上網及可以上網的檔案信息拓展到電視、手機等媒體，完善檔案信息服務。二是提高館內查閱檔案信息的服務能力，通過用網絡檢索取代手工檢索、用網絡打印取代原件復印、用數字檔案取代紙質檔案等方式為利用者提供更加便捷的館內檔案信息查閱服務。三是在各檔案館之間建立檔案證明機制，加強館際合作，大膽嘗試為檔案信息利用者提供異地證明的新形式，通過數據脫機交換以及備份等手段實現檔案證明的聯網打印，提高檔案信息遠程利用的信用水平。

3 結語

檔案是人類在社會生活實踐中逐漸形成的認識和改造世界的一種原始記錄，是最基礎的社會信息資源，檔案信息化建設是檔案部門順應社會發展形勢的長期性工作，它不可能一蹴而就，不能一哄而上，也不能只更新設備，而要憑借長遠的眼光、合理的規劃、可行的方案及時而有效地解決問題，推動檔案信息化建設進程。

參考文獻

[1]鄭海艷.檔案信息化建設及檔案服務工作問題[J].經營管理者，2013（30）：289.

[2]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[3]方德生.檔案信息化的困境與出路——干部人事檔案信息化建設問題思考[J].檔案時空，2015（04）：34-36.