檔案信息化建設(shè)問題探析

唐麗紅

摘 要：檔案是原生信息資源，是組成社會信息系統(tǒng)的重要部分之一，而信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)等的飛速發(fā)展對檔案管理的理論及方法產(chǎn)生重大影響，使檔案工作面臨信息化建設(shè)機(jī)遇及挑戰(zhàn)，推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程已經(jīng)成為發(fā)展檔案事業(yè)的戰(zhàn)略重點。下面主要分析和探討檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題及解決措施，希望能對加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；問題；解決措施

經(jīng)過多年的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是全國各級檔案部門的基礎(chǔ)性工作之一，但隨著檔案信息化建設(shè)的持續(xù)深入，部分問題變得越來越突出，一直困惑著檔案工作者，嚴(yán)重阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)對問題的分析并找到相應(yīng)的解決措施已變得迫在眉睫。

1 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

1.1 設(shè)施配置不合理

不僅資金不足會對檔案部門系統(tǒng)購買檔案信息設(shè)施不利，缺乏昂貴的數(shù)字化信息設(shè)備，且盲目的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資會引發(fā)采購設(shè)備不符合實際工作需求的問題，從而使基礎(chǔ)設(shè)施配置喪失合理性，降低設(shè)施利用率，在浪費建設(shè)經(jīng)費的同時還會對整個檔案部門的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程產(chǎn)生消極影響。

1.2 資源結(jié)構(gòu)不合理

在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)字資源短缺且資源結(jié)構(gòu)不合理的問題相當(dāng)嚴(yán)重，大多檔案館藏資源依舊受到紙質(zhì)檔案的限制，數(shù)字檔案資源及其結(jié)構(gòu)亟待豐富、優(yōu)化，如不及時解決該問題，勢必會對檔案信息化建設(shè)質(zhì)量及進(jìn)程帶來負(fù)面影響。

1.3 安全認(rèn)識不到位

一些檔案部門及工作者盡管對檔案信息化建設(shè)的安全問題有所認(rèn)識，但風(fēng)險意識不足，認(rèn)為只要建立了安全防護(hù)體系就萬事大吉，導(dǎo)致技術(shù)防范手段單一，檔案信息安全體系建設(shè)滯后，無法隨時保持對安全管理機(jī)制及安全防范措施的更新，急需尋求突破[1]。

1.4 遠(yuǎn)程利用遇瓶頸

遠(yuǎn)程利用檔案信息是檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢，能滿足群眾的期盼，是檔案利用工作應(yīng)有之義。檔案信息遠(yuǎn)程利用需打破幾個瓶頸，主要包括分辨信息公開或保密的難度較大、遠(yuǎn)程利用檔案信息的能力急需提升、信用體系建設(shè)滯后等。

2 解決檔案信息化建設(shè)問題的措施

2.1 合理配置檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施

不斷更新的信息技術(shù)勢必會使信息設(shè)備面臨不斷的淘汰與更新，但基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入畢竟有限，檔案部門在信息設(shè)備的選購中務(wù)必要考慮周全，最大限度發(fā)揮有限資金的價值[2]。一是檔案部門在信息基礎(chǔ)設(shè)施的選購中要堅持高瞻遠(yuǎn)矚和集思廣益，按照檔案信息化建設(shè)的整體需求及實際支付能力購置性價比高的、適合本單位使用的信息基礎(chǔ)設(shè)施，切忌一味求貴、求精，更不能因貪圖便宜而選購次品甚至是淘汰品，正確每一件入館的設(shè)施都能被高效利用，杜絕面子工程。二是檔案部門要提高使用舊設(shè)備的效率，在更新辦公室與機(jī)房的計算機(jī)時不能簡單地將破舊機(jī)器淘汰，錄入文件目錄信息的設(shè)備不能急于報廢；如果修理之后的壞機(jī)器能夠繼續(xù)使用且所需維修費用不多，就不能隨意將其丟棄。尤其是缺乏經(jīng)費的單位，對舊機(jī)器的充分利用是克服資金短缺、合理配置檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的過渡辦法。

2.2 調(diào)整數(shù)字檔案館藏資源結(jié)構(gòu)

當(dāng)下，各級檔案部門主要是保存?zhèn)鹘y(tǒng)載體檔案，數(shù)字資源有限，所以應(yīng)豐富數(shù)字檔案資源，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，快速推動傳統(tǒng)載體檔案的信息化進(jìn)程，建設(shè)數(shù)字檔案館，增加檔案部門數(shù)字信息資源的總量。數(shù)字檔案館可接受電子文件，并對各種檔案信息資源進(jìn)行整合，建立檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建多層次、規(guī)范化、分布式的檔案數(shù)據(jù)庫群，通過網(wǎng)絡(luò)平臺共享檔案信息資源[3]。數(shù)字檔案館的很多功能都是傳統(tǒng)檔案館不具備的，它能使檔案服務(wù)手段、質(zhì)量及信息服務(wù)的深度與廣度等都有質(zhì)的提升，讓利用者打破空間、時間、數(shù)量等的局限，準(zhǔn)確、迅速地查閱檔案信息資源。盡管當(dāng)下的條件無法全面實現(xiàn)檔案信息化，但有選擇、有重點地實施館藏檔案信息化建設(shè)很有必要，主要應(yīng)對珍貴的館藏檔案、對文化與經(jīng)濟(jì)、科技等的發(fā)展有長遠(yuǎn)使用價值的檔案、對能開放的檔案、對密切聯(lián)系群眾生產(chǎn)生活的檔案等實施信息化建設(shè)。

2.3 加強(qiáng)檔案信息安全體系建設(shè)

一方面，檔案部門要建立健全安全管理機(jī)制。一是參照相關(guān)制度合理制定適應(yīng)電子信息管理的人員準(zhǔn)入及考評制度，把人員信息安全素質(zhì)作為一項重要的評定標(biāo)準(zhǔn)，提高新進(jìn)檔案工作者的素質(zhì)起點及安全意識；二是完善制定機(jī)房管理制度、加密管理制度、設(shè)備及人員管理制度、應(yīng)急事件處置機(jī)制、技術(shù)管理制度、口令守則制度等，增強(qiáng)保護(hù)檔案信息安全的整體意識，特別是安全等級高的信息系統(tǒng)，要嚴(yán)格落實定人管理、定人負(fù)責(zé)制度，促使管理者科學(xué)分配并管理用戶的權(quán)限，詳細(xì)記錄檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)內(nèi)容及情況；三是制定并實施網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，通過實時監(jiān)控與預(yù)警控制網(wǎng)絡(luò)的不安全活動，把病毒清除變成常態(tài)性工作。另一方面，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)保證檔案信息公開的安全性。如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息安全防護(hù)技術(shù)日新月異，把這些技術(shù)融入檔案信息安全體系中勢必能有效提高檔案信息公開工作的安全性。當(dāng)然，使用科技含量高的新技術(shù)會產(chǎn)生較大的費用投入，且后期培訓(xùn)費用較大，所以在使用時不能一味追求高科技、追求新，而要依據(jù)信息安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用實際，選擇集中可靠的、成熟的安全技術(shù)，強(qiáng)調(diào)其應(yīng)用的可靠性。當(dāng)下較成熟的安全技術(shù)主要有密碼服務(wù)技術(shù)、密鑰管理技術(shù)、認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)、故障恢復(fù)技術(shù)、防病毒技術(shù)、防火墻技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)、入侵檢測技術(shù)等。

2.4 建立信息遠(yuǎn)程查閱利用體系

檔案信息利用是檔案信息化建設(shè)的重要方面，最大限度發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢，遠(yuǎn)程查閱、利用檔案信息，為廣大群眾查閱和利用檔案提供方便、簡化手續(xù)、增加效率，增強(qiáng)檔案信息遠(yuǎn)程查閱及利用的實效等式檔案利用工作的發(fā)展方向。沿著該方向，檔案信息化建設(shè)應(yīng)建立統(tǒng)一的遠(yuǎn)程查閱利用體系，并重點做好三方面工作：一是提升遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，依據(jù)檔案法、保密法等科學(xué)設(shè)定檔案信息的公開級別，完善網(wǎng)上公開檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)體系、評估體系；對已經(jīng)公開的文件信息，應(yīng)要求公開主體依據(jù)指定的標(biāo)準(zhǔn)圖形及文件格式重新將檔案信息發(fā)布到各自的網(wǎng)站，提升網(wǎng)站信息的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平；針對可部分公開或與個人隱私有關(guān)的檔案，可選擇公開目錄的形式為群眾提供遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，并在確認(rèn)已注冊用戶的身份后為其提供檔案信息遠(yuǎn)程利用服務(wù)；牢牢把握計算機(jī)、電視、電信三網(wǎng)融合的寶貴機(jī)遇，把已經(jīng)上網(wǎng)及可以上網(wǎng)的檔案信息拓展到電視、手機(jī)等媒體，完善檔案信息服務(wù)。二是提高館內(nèi)查閱檔案信息的服務(wù)能力，通過用網(wǎng)絡(luò)檢索取代手工檢索、用網(wǎng)絡(luò)打印取代原件復(fù)印、用數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案等方式為利用者提供更加便捷的館內(nèi)檔案信息查閱服務(wù)。三是在各檔案館之間建立檔案證明機(jī)制，加強(qiáng)館際合作，大膽嘗試為檔案信息利用者提供異地證明的新形式，通過數(shù)據(jù)脫機(jī)交換以及備份等手段實現(xiàn)檔案證明的聯(lián)網(wǎng)打印，提高檔案信息遠(yuǎn)程利用的信用水平。

3 結(jié)語

檔案是人類在社會生活實踐中逐漸形成的認(rèn)識和改造世界的一種原始記錄，是最基礎(chǔ)的社會信息資源，檔案信息化建設(shè)是檔案部門順應(yīng)社會發(fā)展形勢的長期性工作，它不可能一蹴而就，不能一哄而上，也不能只更新設(shè)備，而要憑借長遠(yuǎn)的眼光、合理的規(guī)劃、可行的方案及時而有效地解決問題，推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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[3]方德生.檔案信息化的困境與出路——干部人事檔案信息化建設(shè)問題思考[J].檔案時空，2015（04）：34-36.