海洋行業中電子公文歸檔的實踐與管理

沈東芳

【摘要】電子公文的流轉、歸檔以及管理屬于電子政務建設的關鍵性工作，對其實施科學的管理以及高效利用，對于推進辦公自動化、信息化具有非常重要的意義。為加強海洋行業工作，充分發揮海洋電子公文檔案在國家社會發展和經濟建設中的作用，現對電子公文特點進行分析，在此基礎上提出了電子公文歸檔的實踐管理對策。

【關鍵詞】電子公文；歸檔管理；對策建議

近年來信息技術與互聯網技術的飛速發展，電子公文大量產生，電子文件借助其操作便捷、傳輸快速、存儲空間小以及信息容量大等特征，具備傳統文件不可比擬的優勢。在電子文件大規模產生的同時，怎樣確保電子公文的高效利用已經成為了一個重要課題。

一、電子公文的特點

所謂電子公文即是公文的起草、審核、簽署、發布和收文辦理等流程都在辦公自動化系統之內完成，相應數據信息按照既定格式存儲在磁盤或光盤中，可使用計算機對其進行閱讀、處理，同時能夠在網絡中進行傳輸的文件，總的說來電子公文具備以下幾方面的特點。

（一）歸檔及時，分類簡便。電子公文能夠直接通過計算機等辦公設備進行處理與傳輸，一旦形成即可立即歸檔，無需等待時間；電子公文已經不再是過去那種直觀的紙質文件，它能夠借助于計算機系統實施快速、有效以及多角度的分類整理，無需像過去那種紙質文件進行手工分類整理。

（二）信息量大，節省空間。電子公文能夠存儲的信息數據量是傳統紙質文件不可比擬的，且過去的紙質文件需要較大的庫房與裝具進行存放保管，而電子公文能夠在很大程度上節省保存空間，降低保管成本。

（三）檢索快捷，方便利用。利用辦公自動化系統與檔案管理系統的有效銜接，文件的起草、歸檔以及檢索等流程都能夠在計算機系統內實現，進而實現文檔一體化。用戶能夠通過授權的方式，在計算機檔案管理系統中查找所需要的文檔信息，不但能夠查詢公文流轉中的各類信息，同時還可以查詢全文，也便于用戶進行復制與存儲，有效地增強了文檔的利用效率，避免了手工檢索、借閱的復雜流程。

二、電子公文歸檔的實踐管理對策

（一）強制實行統一標準。海洋管理單位應當努力推進電子公文的標準化與規范化。過去很長一段時間里，在對電子公文以及相關軟件進行管理的過程中，常常是各行其是、自成系統，應用的標準也存在差異性，導致出現重復建設、資源浪費的問題，也給將來需要對電子公文進行傳輸或者歸檔作業提出了挑戰。另一方面，由于海洋行業必須要確保電子公文的真實性與可利用性，因此在電子公文形成時便進行硬性規定，比如說源數據、背景信息的完整等。這些工作若檔案管理人員不主動進行，則很容易導致電子公文歸檔不完善，對其真實性與完整性造成影響。所以電子公文的歸檔管理工作必須要符合新形勢的要求，盡可能地推行統一的電子公文著錄標引格式和檢索體系，出臺完善的電子公文歸檔管理制度、規定辦法與技術標準，在機關單位中大力普及應用滿足規范標準的全國統一的標準化歸檔管理措施。電子公文歸檔管理應當嚴格遵循相應規章制度與技術標準，逐漸朝著科學化與規范化的方向前進，確保歸檔管理水平的穩步提升。

（二）結合實際逐步推進。海洋單位電子公文管理工作人員在日常工作中應當盡可能避免出現“一刀切”的問題，而是要通過逐步推進的手段實現電子公文的有效歸檔管理。一方面，可以將電子公文與紙質文檔進行雙重歸檔，所謂雙重歸檔即是借助于可脫機保存的方式將電子公文實施備份，利用紙質載體或磁盤存儲進行雙重備份，分別對其進行歸檔，保證兩者間的聯系。如此，可以更好地處理好電子公文因人為因素或其他原因被誤刪的問題，確保電子公文的法律適用。另外還可以對其實施著錄標引，提升電子公文的利用率，增強其安全性與完善性；另一方面，應當努力推進文檔一體化建設工作，將海洋單位檔案管理工作融入電子公文的歸檔管理中來，在電子公文形成與管理環節中建立生命周期表，防止電子公文被盲目更改，將電子公文歸檔與檔案管理工作相結合，能夠幫助我們更好地對電子公文進行管理和利用，進而有效保證電子公文的真實性與完整性。

（三）文檔管理融合兼并。海洋單位的文書管理、檔案管理和信息化部門，在日常工作中應當加強相互之間的聯系與交流，做到相互協調、相互促進。檔案管理部門需要主動積極地介入到電子公文歸檔管理過程中，保證電子文件的利用；檔案部門應當主動積極地介入到海洋單位電子政務系統建設的各個環節中去，確保電子公文歸檔管理工作作為必須的要素列入電子政務系統建設中，保證電子政務系統內的電子公文管理相關的功能完善齊全，不單單要符合電子政務系統軟硬件需求以及系統具體功能的設計，另外還應當擁有歸檔管理、檢索查詢、拷貝存儲等日常管理功能，以滿足新時期海洋單位文書檔案管理工作的實際需要。電子公文管理系統的設計上線和應用應當滿足用戶的具體需求，電子公文的格式可以設置電子與紙質文檔兩種類型，符合立卷改革前“以卷歸檔”以及現階段“以件歸檔”的規定要求。對于電子公文的歸檔、保護、開發和共享，要實現這些功能，應當保證電子公文管理系統和檔案管理系統之間的有效銜接。

三、結語

總之，電子公文歸檔的實踐管理工作，直接決定了電子政務環境之下海洋檔案信息資源是否能夠得以更加科學和高效地管理利用。唯有努力提升電子公文歸檔管理工作水平，才能保證數據信息不流失，完整安全地存入信息資源庫，讓其得到科學保管與有效利用。

【參考文獻】

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