新時(shí)期改進(jìn)企業(yè)辦公室工作要增強(qiáng)“三種意識(shí)” 謀好“四件事”

文/烏魯木齊石化公司（黨委）辦公室 劉潔

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新時(shí)期改進(jìn)企業(yè)辦公室工作要增強(qiáng)“三種意識(shí)” 謀好“四件事”

文/烏魯木齊石化公司（黨委）辦公室 劉潔

【摘要】企業(yè)改革發(fā)展給辦公室工作提出了新要求、新任務(wù)，本文結(jié)合企業(yè)辦公室工作實(shí)踐，論述了辦公室要適應(yīng)新形勢(shì)，緊跟企業(yè)改革發(fā)展步伐，立足實(shí)際、轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)、精品意識(shí)、流程意識(shí)，打造學(xué)習(xí)型辦公室隊(duì)伍；著眼向外善謀“大”事、著眼向上善謀“實(shí)”事、著眼向內(nèi)善謀“細(xì)”事、著眼向下善謀“好”事，推進(jìn)企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作持續(xù)改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】辦公室；學(xué)習(xí)；隊(duì)伍建設(shè)；職能轉(zhuǎn)變

隨著企業(yè)改革的深入推進(jìn)，現(xiàn)代企業(yè)管理制度不斷健全，企業(yè)活力、效率進(jìn)一步提升的同時(shí)，也給企業(yè)辦公室工作提出了新要求、新任務(wù)。作為企業(yè)的參謀、協(xié)調(diào)、信息和服務(wù)中心，辦公室要立足企業(yè)實(shí)際，緊跟當(dāng)前企業(yè)改革發(fā)展步伐，改變管理方法、理念、模式，實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)工作的承前啟后、改革創(chuàng)新，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

一、增強(qiáng)“三種意識(shí)”，打造學(xué)習(xí)型辦公室隊(duì)伍

企業(yè)辦公室工作具有文字與事務(wù)并重、計(jì)劃性與隨機(jī)性同存、綜合性強(qiáng)、復(fù)雜多變等特點(diǎn)，黨的十八大以后，作風(fēng)轉(zhuǎn)變深入推進(jìn)，辦公室的職能也發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，企業(yè)的快速發(fā)展也帶來(lái)了人才更替等新形勢(shì)、新問(wèn)題，如何改進(jìn)辦公室工作，有針對(duì)性地加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化基礎(chǔ)工作，讓辦公室新員工快速成長(zhǎng)適應(yīng)崗位要求，讓老員工發(fā)揮作用保持高績(jī)效，是新時(shí)期提升辦公室科學(xué)化服務(wù)水平必須研究的課題。

企業(yè)發(fā)展不止步、管理提升無(wú)止境，要提升辦公室綜合服務(wù)水平，還需要進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)辦公室持續(xù)改進(jìn)、力爭(zhēng)精品的優(yōu)良傳統(tǒng)，切實(shí)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)、精品意識(shí)、流程意識(shí)，持續(xù)提高辦公室員工素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，做到辦文精益求精、辦會(huì)嚴(yán)謹(jǐn)有序、辦事滴水不漏，推進(jìn)辦公室工作再上新臺(tái)階。

（一）增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，打造素質(zhì)過(guò)硬的隊(duì)伍。學(xué)習(xí)乃固本之基，企業(yè)追求高質(zhì)量、高效率、高效益，就要有能夠與時(shí)俱進(jìn)的人才保障，辦公室更是如此。辦公室員工在崗位上就像一塊“蓄電池”，不間斷地釋放著“能量”。隨著企業(yè)的發(fā)展和機(jī)關(guān)作風(fēng)的轉(zhuǎn)變，辦公室工作的服務(wù)領(lǐng)域并沒(méi)有縮小，反而在不斷拓展，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的要求越來(lái)越高，辦公室崗位上的“蓄電池”必然會(huì)“缺電”。要適應(yīng)新形勢(shì)、完成新任務(wù)，就必須利用好學(xué)習(xí)這個(gè)“充電器”，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，充好崗位上的“蓄電池”，確保辦公室服務(wù)水平的持續(xù)提升。

在實(shí)踐中，辦公室積極為員工學(xué)習(xí)提升打造平臺(tái)、創(chuàng)造條件，在辦公室系統(tǒng)開(kāi)展讀書(shū)和書(shū)評(píng)、崗位員工專業(yè)講課、業(yè)務(wù)交流等活動(dòng)，營(yíng)造全員學(xué)習(xí)的良好氛圍，向書(shū)本學(xué)習(xí)、向先進(jìn)學(xué)習(xí)、向基層學(xué)習(xí)、崗位員工相互學(xué)習(xí)。通過(guò)學(xué)習(xí)，做到學(xué)以“益智”，更好地融入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心，更準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)管理層的工作意圖，把領(lǐng)導(dǎo)的思路、想法凝練成企業(yè)的行動(dòng)指南。通過(guò)學(xué)習(xí)，做到學(xué)以“增才”，豐富辦公室員工的知識(shí)體系，提升政治理論素質(zhì)和文化素養(yǎng)，打下過(guò)硬的文字功底。通過(guò)學(xué)習(xí)，做到學(xué)以“修身”，提升調(diào)查研究和客觀分析問(wèn)題的能力，尤其是組織溝通協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變能力，確保辦公室員工遇事冷靜、慮事周全、處事有力。通過(guò)學(xué)習(xí)，做到學(xué)以“立德”，全面提升辦公室員工的綜合素質(zhì)，打造素質(zhì)過(guò)硬的隊(duì)伍，以嶄新的精神面貌展示“窗口”形象。

（二）增強(qiáng)精品意識(shí)，打造質(zhì)量過(guò)硬的業(yè)務(wù)。辦公室業(yè)務(wù)不能滿足于一般化、過(guò)得去，在服務(wù)理念上，要增強(qiáng)精品意識(shí)、堅(jiān)持精益求精，將寫(xiě)精品文稿、辦精品會(huì)議、出精品調(diào)研、盯精品督辦、做精品事務(wù)作為各項(xiàng)工作開(kāi)展的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，以優(yōu)質(zhì)的精品服務(wù)推動(dòng)企業(yè)管理體系更加高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。在辦公室日常工作中，要樹(shù)立“辦公室無(wú)小事”的理念，從細(xì)微之處著手，把小事當(dāng)“大事”辦，將精品意識(shí)落實(shí)到工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，真正做到“事無(wú)巨細(xì)”、環(huán)環(huán)相扣，努力實(shí)現(xiàn)“辦文零差錯(cuò)、辦會(huì)零失誤、辦事零缺陷”的目標(biāo)。對(duì)辦公室崗位員工來(lái)說(shuō)，工作要追求高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)，注重細(xì)節(jié)、一絲不茍，每項(xiàng)工作都要向精品看齊，爭(zhēng)當(dāng)本單位的排頭兵、爭(zhēng)做本專業(yè)的發(fā)言人。

在實(shí)踐中，辦公室通過(guò)創(chuàng)新開(kāi)展創(chuàng)精品業(yè)務(wù)活動(dòng)、爭(zhēng)一流勞動(dòng)競(jìng)賽等，評(píng)選和表彰精品案例，樹(shù)立公文寫(xiě)作、會(huì)務(wù)組織、書(shū)評(píng)講課、調(diào)查研究、接待服務(wù)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的精品樣板，通過(guò)塑品牌、刻樣板，使管理提升成果具體化、實(shí)物化，切實(shí)讓精品意識(shí)成為辦公室員工的行為自覺(jué)，增強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力、執(zhí)行力。

（三）增強(qiáng)流程意識(shí)，提供規(guī)范高效的服務(wù)。辦公室工作多是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，是最應(yīng)該守規(guī)范、講流程的地方，實(shí)行精細(xì)化流程管理，是做好當(dāng)前辦公室工作的必然要求。工作中要摒棄“憑經(jīng)驗(yàn)辦事、用習(xí)慣管理”的做法，養(yǎng)成處事按制度、干事講流程的良好習(xí)慣，以規(guī)范化的流程管理減少日常工作中的失誤，促進(jìn)工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。實(shí)現(xiàn)辦公室業(yè)務(wù)流程化管理，首先要建立完善有效的制度體系，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)公文管理、會(huì)議組織、調(diào)查研究、信息報(bào)送、機(jī)要保密等等工作制度進(jìn)行修訂完善，在此基礎(chǔ)上，辦公室各崗位員工要按照責(zé)任分工細(xì)化分解工作臺(tái)歷、量化分解工作目標(biāo)，在工作中逐步建立完善相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，確保辦公室各項(xiàng)工作的持續(xù)改進(jìn)。

在實(shí)踐中，辦公室持續(xù)推行日常工作案例分析工作法，按照崗位責(zé)任分工，全面梳理部門工作，由各崗位員工搜集整理工作案例，不論是成功案例還是失誤案例，都進(jìn)行深挖掘、找根本、作分析、求改進(jìn)，總結(jié)提煉日常工作中的經(jīng)驗(yàn)，并整理編寫(xiě)工作案例集，變失誤為財(cái)富，轉(zhuǎn)經(jīng)驗(yàn)為制度，規(guī)范固化工作流程，在辦公室系統(tǒng)形成自我剖析、總結(jié)、提升的良好氛圍，促進(jìn)辦公室工作實(shí)現(xiàn)流程化、規(guī)范化、精細(xì)化管理。

二、謀好“四件事”，推進(jìn)辦公室職能轉(zhuǎn)變

要適應(yīng)新形勢(shì)，就要推進(jìn)辦公室職能由事務(wù)服務(wù)型向參謀助手型轉(zhuǎn)變、由外部協(xié)調(diào)型向內(nèi)部協(xié)作型轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮以文輔政、督查督辦、綜合協(xié)調(diào)和服務(wù)保障等職能，為企業(yè)整體工作順利推進(jìn)發(fā)揮積極作用。

（一）著眼向外善謀“大”事。辦公室承擔(dān)著企業(yè)對(duì)外溝通協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、接待服務(wù)等重要任務(wù)，在當(dāng)前的新形勢(shì)下，面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代、從被動(dòng)向主動(dòng)的重大轉(zhuǎn)變，特別中央八項(xiàng)規(guī)定出臺(tái)后，對(duì)做好對(duì)外協(xié)調(diào)和公務(wù)接待工作提出了更高的要求，因此辦公室必須把握大局、認(rèn)清形勢(shì)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作理念，著眼向外找準(zhǔn)服務(wù)大局的切入點(diǎn)、結(jié)合點(diǎn)、著力點(diǎn)，規(guī)范、高效地做好國(guó)家和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)研服務(wù)，以及與業(yè)務(wù)相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)工作，樹(shù)立良好的企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展?fàn)I造積極的外部環(huán)境，謀好促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的大事。

（二）著眼向上善謀“實(shí)”事。辦公室的服務(wù)是全面性的，不僅要當(dāng)好本單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和推進(jìn)工作的“左膀右臂”，還要著眼向上，為上級(jí)機(jī)關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，一方面要按程序辦事、按職責(zé)辦事，對(duì)上級(jí)交辦的急事、要事，做到速辦速結(jié)。另一方面要增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性、超前性，積極加強(qiáng)調(diào)查研究、信息報(bào)送等，努力為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)部門提供有情況、有分析、有建議、有價(jià)值的參考信息，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，謀好服務(wù)上級(jí)的實(shí)事。

（三）著眼向內(nèi)善謀“細(xì)”事。面對(duì)新問(wèn)題、新情況，在內(nèi)部日常工作中，要進(jìn)一步解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、敢于創(chuàng)新、勇于探索，深刻領(lǐng)會(huì)企業(yè)管理層的工作思路，緊密圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展、管理提升等主題，深入基層，仔細(xì)開(kāi)展重點(diǎn)難點(diǎn)工作調(diào)研，充分了解企業(yè)基層動(dòng)態(tài)、內(nèi)外部市場(chǎng)環(huán)境、基層亟待解決的實(shí)際問(wèn)題等，充分發(fā)揮以文輔政的作用，為管理層提供決策前的理論支持，謀好提升企業(yè)內(nèi)部管理的細(xì)事。

（四）著眼向下善謀“好”事。要注重結(jié)合企業(yè)實(shí)際，調(diào)整辦公室自身工作思路，充分發(fā)揮企業(yè)管理層與基層的“中樞、紐帶”作用，著眼向下謀好為基層服務(wù)的好事，在摸實(shí)情、說(shuō)實(shí)話、求實(shí)效上下功夫，安排工作講實(shí)際、落實(shí)工作求效率，把瑣碎繁重的辦公室工作做到極致；面向基層加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，做到多指導(dǎo)、多溝通、多交流，煥發(fā)企業(yè)辦公室系統(tǒng)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的生機(jī)與活力。

高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高水平地做好辦公室服務(wù)工作，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展建設(shè)提供有力保障，是每一個(gè)辦公室員工的不懈追求，辦公室應(yīng)切實(shí)增強(qiáng)“三種意識(shí)”，持之以恒加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，打造辦公室系統(tǒng)學(xué)習(xí)型業(yè)務(wù)尖兵，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度積極謀劃工作、主動(dòng)承擔(dān)工作、努力干好工作，謀好促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的大事、服務(wù)上級(jí)的實(shí)事、提升企業(yè)內(nèi)部管理的細(xì)事和服務(wù)基層的好事，為企業(yè)的改革發(fā)展再作新貢獻(xiàn)。

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