信息化背景下高校檔案的安全管理

文/ 呼倫貝爾學院 段紹軍

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信息化背景下高校檔案的安全管理

文/ 呼倫貝爾學院 段紹軍

【摘要】當前，檔案對于我國高等院校的發展具有極其重要的作用，如何與時俱進，提高高等院校檔案管理水平，是我們要重視的一個問題。當前，隨著我國經濟社會的發展，高等院校教學質量和社會影響力有了顯著提升，但檔案安全管理的問題還很不完善，因此，我們要大力改革和創新高等院校的檔案安全管理工作，改善檔案安全管理的服務功能，更好地為高等教育發展作出貢獻。

【關鍵詞】高等院校；信息化；檔案安全；現狀；對策

高校檔案是學校教學、科研與管理的最原始文檔，記錄著各種文字、圖表和影像資料，承載著學校發展的歷史，是人類社會寶貴的信息資源，是傳承大學文化和精神的重要載體，既可以借鑒檔案中留存的經驗，又可以從中吸取教訓。檔案的素材博大精深，體例生動多樣，記錄著與學校發展相關的各種事件。因此，我們要高度重視高職院校檔案管理工作，認真做好高職院校檔案管理工作。

一、高等院校檔案管理的現狀

近年來，隨著社會的不斷發展，伴隨著無紙化、辦公自動化的出現，我國的檔案管理面臨著翻天覆地的變化，傳統的檔案管理隨著計算機技術與網絡技術的發展，高等院校檔案的發展方面向著檔案機讀文件發展。檔案機讀形式作為檔案的另一種方式，與紙質檔案存在很大差異。這也給當前的檔案管理者提出了更高的要求，在進行系統化管理的同時，電子化信息化要求檔案管理工作者要適應和利用辦公自動化技術的發展趨勢。

二、加強高等學校檔案安全管理的必要性

（一）高校傳統的檔案安全管理仍然有待改善。當前，我國高校傳統的檔案的安全管理問題仍然沒有受到充分重視。檔案工作者僅僅是對檔案進行收集、整理，對檔案管理中的信息安全問題缺少認識，缺少相應的保障措施。高等院校在檔案安全管理模式、監督檢查以及檔案管理人員的素質方面都缺乏創新，不能適應信息化背景下的高校檔案安全管理工作。

（二）當前信息技術應用的需要。當前，隨著信息技術的快速發展，高校傳統的檔案工作模式發生了巨大變化，現代化信息技術對高校的檔案管理提出了更高的要求。高校檔案部門紛紛利用信息技術加強高校的檔案息資源整理、收集、開發和利用，以數字化形式存儲，以網絡化方式互相連接，以標準化方法管理，實現館藏資源的共享?，F代化信息技術應用過程中出現了新的管理理念和新的工作內容、手段，大大影響了高校檔案管理工作。高校檔案的信息化管理存在很多安全性問題，如：電子檔案的真實性、有效性問題，電子檔案傳輸的安全性問題，電子檔案保存中的安全問題，都會對高校檔案安全管理產生很大的沖擊。

（三）國際國內檔案安全管理形勢的影響。目前，國內和國際安全形勢復雜多變。信息資源越來越受到各國的關注。信息安全問題也影響著國家的安全。新形勢下，國際國內很多敵對勢力正通過各種途徑非法獲取我國檔案信息。因此，我國的檔案安全工作面臨著嚴峻挑戰。所以，全面提高檔案部門的安全保障能力，是當前檔案部門的迫切任務。高校檔案作為國家信息安全的一個重要部分，就應該積極保護國家信息安全，在其安全管理上有所創新，探索出高校檔案安全管理的措施。

三、高等院校檔案管理存在的安全問題

（一）學籍檔案管理過程不規范。高等院校很多建設歷史不悠久，有很多是近年來新建的，沒有深厚的功底和管理經驗，因此，高等院校的檔案管理的理念和工作方式還停留在從前，較為落后，學籍檔案的管理過程還不是很規范。造成上述問題的主要原因有以下幾點：第一，近年來我國對高等院校越來越重視，隨著高等院校的快速發展，越來越多的高等院校是由幾所大學合并或者是由原有三本院校升格的方式建立起來的，這就使得檔案管理出現難以統一規范管理的現象，就更不用說實現檔案的服務功能了。第二，高職院校有多種學制、多種形式、不同學歷層次的學生，無論是學生數量還是學生的質量都不一致，并且學生的流動性比較大，這就給高等院校的檔案管理帶來了困難，學生的學籍檔案不能與實際情況相吻合，反映不出學生的異常變動，學生信息不均衡，造成學籍檔案信息不完整，大大降低了檔案的真實性，同時也失去了參考價值。最后，我國高等院校的檔案大部分還不能實現統一管理，學籍類檔案的管理者由于缺乏必要的檔案管理相關業務常識和基本技能，結果導致學籍管理的質量十分差，不能很好地為學生建檔，這都給學生的學籍檔案管理帶來了很大困難，不利于高等院校的檔案安全管理工作。

（二）學籍檔案信息不完整。根據有關規定，高校學生的學籍類檔案應由高考到高等院校畢業之間的所有學習記錄，這是學生學習生涯中的重要組成部分，是個人檔案的主要職責部分，不能與其他檔案分離。學籍檔案管理不僅僅是反映高等院校教學的真實記錄，也是學生的重要人生記載，所以，學生檔案管理對學校和學生都有十分重要的意義。但是，當前我國高等院校的學籍檔案管理還缺乏行之有效的檔案管理標準，致使學生在學校期間的信息不完整、檔案收集范圍不規范，對學生入學前檔案的不重視，有的甚至就沒有建立學籍檔案，并未對學生做出解釋，結果畢業時高職院校僅僅給學生提供所需的學生成績單或簡單的鑒定表，這就嚴重影響了學校的聲譽與個人的發展。

（三）檔案管理的信息化建設滯后。當前，隨著社會信息化發展迅猛，越來越多的信息化產品與模式不斷普及人們的生活，使得人們的生活發生了翻天覆地的變化，新興的網絡技術得到普及，甚至逐漸取代了以往的工作方式。但是，在高等院校檔案管理工作中，還沒有實現信息化管理。由于高等院校檔案管理高職的理念和工作方式十分陳舊，這就造成檔案利用效率低下。并且，由于沒有做好檔案管理的宣傳教育，學生和老師的檔案意識不強，不了解檔案的意義。結果到了用檔案的時候，學生不知所措，花費大量時間與精力，耽誤了自己的前途。

（四）檔案工作者綜合水平不高。高等院校目前的檔案安全管理工作者的素質都不是很高，大多數人員還停留在以往的收集、整理、查找階段，缺乏檔案現代化管理應該具備的知識和技能，大部分還是兼職人員，檔案工作者的社會地位不高，缺少參加重大會議、外出調研、交流活動的機會，檔案業務能力難以得到有效的鍛煉提升。

（五）對檔案安全管理創新不夠。近年來，我國高校檔案數量越來越多，檔案的方式也越來越多樣化，信息技術對檔案影響巨大，由于信息技術容易產生安全問題，這就給高校的檔案管理帶來了很多不安全的因素，例如：如操作系統漏洞頻出，網絡病毒容易侵犯，電子環境不安全，網絡黑客容易攻擊等等。加上隨著社會經濟的快速發展，社會對高校的檔案提出了更高的要求，要求及時、準確地獲取檔案信息。一些高校檔案工作者都仍然采用傳統的工作方式，思想僵化，缺乏創新精神，不與時俱進，難以運用新技術解決檔案管理問題，缺乏電子管理經驗，嚴重影響了高校檔案的安全管理。檔案管理部門缺乏檔案信息的管理經驗，缺乏技術知識和風險意識，檔案的安全管理能力薄弱。

四、當前我國高校加強檔案安全管理的對策建議

（一）提高認識，更新觀念。21世紀是信息化時代，檔案面臨的風險越來越嚴峻，防范更難，危害更大，因此，就成了當前高校檔案安全管理的前提。檔案價值越高，威脅和風險也就越大，安全問題就越突出。我國高校應該加強檔案安全管理，首先要解決的就是。第一，要提高高校檔案的保護意識。當前，各高校的檔案信息是由文字、聲音、圖片組成的綜合信息，還包括電子文檔、錄音、錄像、照片等，使得檔案的安全威脅更加多元。各高校各部門要齊心協力，共同做好管理工作，時刻保持風險意識，有效減少檔案安全故事的發生。第二，要轉變輕管理的觀念。信息技術使得檔案的安全保護已經發展到防火墻技術、權限管理等多技術保護。各高校必須不斷加強對檔案安全工作的管理。檔案管理要建立完善的保護體系，多方位進行高校檔案的安全管理。

（二）改善檔案安全管理工作環境。首先，提高檔案安全管理的重視程度。學校領導層要以積極的態度來對待高等院校的檔案管理工作，不斷提高檔案管理的工作，逐漸加大政策、經費、物資、人力等方面的投入，給予檔案管理工作者更多人文關懷和培養，全面提升檔案管理和檔案工作者的社會影響力，為檔案安全管理服務功能創造較為有利的環境。其次，健全安全管理機制體制。為了使檔案管理工作標準化與規范化，需要不斷完善、健全相應的機制來保障檔案工作的有效落實執行。再次，加強檔案知識普及宣傳。檔案的宣傳要緊緊圍繞學校的中心工作，增強服務理念的宣傳，有效加強對檔案工作的宣傳，提高檔案安全管理工作的地位，加強對檔案安全管理工作的宣傳教育，以便加強人們的檔案意識。

（三）加強專兼結合隊伍建設。首先，提高專職管理人員素質。高等院校提升檔案管理水平的關鍵是不斷提高專職人員的綜合素質，不斷滿足檔案工作發展的需求。隨著高等教育的迅速發展，給檔案管理帶來了巨大挑戰，專職檔案員應該不斷提升綜合素質，全面掌握管理的工作技能，更好地為師生、學校服務。專職檔案員還應該掌握檔案事業發展的動態，積極參與培訓、交流會議，借鑒先進的管理理念，掌握一定的現代化辦公技術，并借助互聯網拓展服務范圍，提高人際交往能力，培養和提高信息分析能力，不斷改進服務方式，提升服務水平，提升職業道德，維護檔案權威。其次，提升管理隊伍綜合素質?！盎疖嚺艿每?，全靠車頭帶”，要培養綜合素質較高的檔案管理的負責人，對檔案管理業務了如指掌。因此，高等院校應當大力引進檔案管理專業技術人才，開辟檔案干部上升渠道，鼓勵檔案管理人員學習新知識，鍛煉其業務素質和綜合工作能力，不斷提升檔案安全管理工作隊伍的綜合素質。

綜上所述，在信息技術快速發展的今天，高校檔案安全受到的挑戰越來越大，我們要與時俱進，時刻保持警惕，不斷掌握新方法，不斷完善管理體制，更新管理理念，常抓不懈，確保我國高校檔案安全工作取得成效。

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