對醫院檔案數字化建設的思考

文/四川省內江市第一人民醫院 姜歐

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對醫院檔案數字化建設的思考

文/四川省內江市第一人民醫院 姜歐

【摘要】信息技術是提高醫療安全、改善服務質量、優化就醫流程、提高運行效率的關鍵因素。隨著檔案管理理念的更新、信息技術的日益發展，如何將傳統的檔案管理和現代信息技術相融合，如何適應醫院在醫療、科研、教學、人才隊伍建設中的飛速發展，如何在建設數字化醫院中發揮應有的作用，是我們面臨的新課題、新任務。只有實現檔案數字化，才能打破傳統檔案利用和開發的種種局限性，使檔案管理部門從封閉走向開放，從傳統走向現代，使檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務功能拓展和延伸，實現檔案信息資源的合理配置、合理利用、合理開發，體現檔案作為信息資源的價值，為社會提供高效、優質、便捷的服務。

【關鍵詞】檔案管理；數字化；思考

2010年2月，原國家衛生部在《關于公立醫院改革試點的指導意見》中明確提出各級醫院要加快推進信息化建設，建立以患者為中心，以電子病歷為核心，圍繞與電子病歷相關的診療業務、管理業務以及通過醫院信息平臺達到提高醫療質量、減少醫療問題、降低醫療成本、優化資源配置、提高醫療效率的目的。由于醫院信息化系統包羅萬象，本文只從醫院檔案數字化建設的概念和特點、具體做法、幾點思考等3方面進行闡述。

一、概念和特點

檔案數字化是指利用計算機、數據庫、掃描、OCR技術、數字攝影、多媒體、互聯網等信息技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其特點是以數字化的形式存貯、網絡化的形式互相聯結，打破了傳統檔案管理的時間空間局限性，有效實現各種信息資源的共享，起到優化館藏結構、節省存貯空間、優化資源配置、提高檔案開發利用的作用。

二、具體做法

在推進檔案管理數字化建設的進程中，我院已經建成檔案目錄數據庫、電子文檔數據庫、科技檔案數據庫；尚在建設中的有檔案影像聲像數據庫；會計檔案和基建檔案仍以紙質形式為主要載體。下面就電子文檔和科技檔案的數字化建設談幾點具體做法：

（一）分類建立了電子文檔和科技檔案的目錄數據庫。將現有檔案室的692卷文書檔案、265卷科技檔案進行目錄信息的數據初始化，對電子文檔目錄按照黨委文件、行政文件、醫療業務、各類簡報、會議紀要等進行分類；對科技檔案按照科研成果、論著論文、新技術項目、專利發明、重點學科建設、臨床教學進行分類。

（二）實施檔案交接。每年3月，由各職能部門將上一年需歸綜合檔案室的檔案資料，按照交接制度完成檔案資料的交接。這其中包括文書檔案（紙質版和電子版）、科技檔案(科研課題、立項時間、主研人、課題編號、實驗數據、獲獎證書等)、會計檔案、基建檔案、聲像檔案等。

（三）檔案掃描。面對浩瀚的檔案資源，我們不可能逐一掃描，費時費力也沒必要，因此，筆者建議在掃描中應結合各單位的實際把握幾個原則：一是突出重點原則。可根據檔案的存放時間、類型、密級、價值做出選擇，比如文書檔案，我院黨委文件、行政文件、醫療業務、會議紀要納入掃描范圍。二是利用優先原則。檔案實施數字化建設的目的之一就是實現信息共享，讓更多的人知道檔案、利用檔案，讓檔案更好地為醫療、教學、科研服務，因此，利用率高的科研檔案順理成章地全部納入掃描。三是考慮載體形式。對一些不便儲存或容易毀壞、遺失的檔案載體，比如微縮膠片、照片可進行掃描。

（四）圖像處理和質量檢查。圖像處理和質量檢查的原則是應最大限度地保持檔案原貌，做到字跡清晰，圖片分辨率高、亮度適中，無錯掃、漏掃和其他人為的疏忽，確保電子檔案的真實、準確、完整、可靠。需要注意的是，掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原度，分辨率越高效果越清晰，但是所需內存空間和掃描時間也越長。

（五）裝訂還原。檔案進行了數字化之后，紙質檔案依然不可替代，因此，在完成電子掃描和數據庫的建立后，要將紙質檔案進行重新裝訂還原歸檔。

（六）數據備份和光盤刻錄。數字化檔案對計算機和網絡的依賴性高，安全隱患也不小。為了避免因計算機或網絡故障導致數據丟失、銷毀，為了保障檔案信息化的安全，做好數據備份和光盤刻錄是必需措施之一。另外，為了方便后臺數據的安全與備份，檔案數字化系統最好采用高速掃描儀集中掃描，使用雙服務器、光盤雙備份，是檔案文件能及時、準確歸檔，保護磁介質作為載體的安全，延長其壽命。

三、幾點思考和建議

（一）加強領導、提高認識。檔案工作的好壞，體現了醫院管理水平的好壞。醫院領導要站在戰略高度認識檔案資源是信息資源的一種，認識到實施檔案管理數字化對于醫院發展的重要意義，并將其納入同醫療、科研、教學同等重要的位置，在人員、設備、經費上予以充分保障和支持。要在職工中大力宣傳做好檔案數字化工作的重要性和緊迫性，是醫院和全社會的戰略資源的理念，增強全院檔案信息資產意識。對于醫院數字化形成的各類電子文件、報表、科研文獻、圖像聲像、視頻、各類掃描件等電子文件，要及時從檔案信息資源的角度對它們進行科學分類、實時歸檔、妥善保管、安全備份和開發利用等。

（二）采取有效的安全措施，確保數字檔案的安全。一是必須建立嚴格的檔案管理制度，包括鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、收集補充制度、存儲制度、轉遞制度、保密制度等；二是添置設備先進、安全系數高的硬件設施，主要是計算機、服務器、數據通信線、存儲設備等，所有硬件要注意防雷電設計和電磁兼容設計。三是配備專職網絡安全員，設立安全系數高的主機密碼、存貯密碼、備份密碼等，將數據分為在線數據、近線數據和離線數據，采用不同技術手段進行安全保護，防止數據修改及遺失。四是根據訪問用戶級別和工作需要設置訪問、下載、復制及打印權限，跟蹤每份檔案的瀏覽、查詢、使用情況，并做好登記匯總。五是選擇有資質、有實力的業界知名軟件公司做好檔案管理軟件的開發、維護、升級和售后服務。

（三）轉變檔案服務的理念和意識，改進服務方式。一是更新觀念，樹立正確的服務意識；隨著時代的發展、科技的進步，檔案管理人員需要牢固樹立服務臨床、服務科研、服務醫院管理的意識，增強工作的主動性，深入到各職能部門和臨床一線與管理人員和醫務人員加強交流、收集意見和建議，征求對檔案信息的需求，對利用率高的檔案要做到有“編”有“研”，研究做法，歸納經驗；統計數據、找尋規律；為領導層決策提供參考，為醫務人員提高醫療質量、減少醫療隱患、提高醫療效率提供服務，拉近檔案與醫院各項工作的距離，最大限度地發揮檔案應有的價值。

（四）加快人才培養，建設一支知識化、專業化的檔案人才隊伍。醫院的各類檔案種類復雜，醫院每天的醫療業務工作、日常管理工作都將產生大量的文字、圖片，數字化建設的錄入、編輯、掃描、存儲工作十分繁重，檔案工作者必須適應新形勢，與時俱進，增加服務內容，這些都對檔案工作者的責任心和業務知識、專業技能提出了更高的要求和挑戰，因此，檔案工作是一項涵蓋了檔案學、計算機、信息工程等綜合專業的綜合性學科，必須加強自身學習，提高業務素質，必須盡快建立一支知識化、專業化的檔案人才隊伍，當然，提高檔案從業人員待遇也是當務之急。

（五）根據國家和四川省實施數字化醫院建設的標準和要求，醫院將從服務于患者、服務于臨床一線醫護人員為出發點，充分整合現有檔案信息資源。利用內部局域網建立專門的檔案信息網站，實行新信息網上發布，各臨床、醫技、職能部門根據自己的業務范圍按需瀏覽、按需取用，提高檔案的利用率，實現檔案信息資源的共享，這才是實施檔案數字化的最終目的。

總而言之，隨著國家新醫改方案的確定和實施，醫院在充分整合現有檔案信息資源服務于患者、服務于臨床一線醫護人員，促進醫院醫、教、研可持續發展中大有可為，按照四川省數字化醫院的建設標準，促進信息資源在臨床醫療和管理運營中的最大利用。

【參考文獻】

[ 1 ]盧曉茜.醫院科技檔案數字化建設[ J ] .中國檔案,2015(03):50-51.