檔案數字化過程中發現的問題及對策

文/鶴壁市人民檢察院 苗紅梅

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檔案數字化過程中發現的問題及對策

文/鶴壁市人民檢察院 苗紅梅

【摘要】信息技術的進步將人類帶入了信息時代，在各個領域帶來了深刻的變革。檔案作為人類發展的紀錄，面對信息時代的到來也面臨著信息化、數字化的必然趨勢。在檔案數字化過程中，主要存在著數字化硬件不足、加工管理不嚴、檔案安全形勢嚴峻以及載體制約性日益顯現等問題，只有采取有針對性的對策，才能推進檔案數字化的進程。

【關鍵詞】檔案；數字化；檔案數字化；檔案管理

信息技術給經濟社會帶來了新的變革，其中以數字化、網絡化在社會生活中的影響最為顯著。數字時代的到來，使檔案管理發生了諸多變化，電子檔案所具有的先進性、科學性沖破了紙質檔案的藩籬，其優越性越來越顯現出來。

一、檔案數字化的內涵

檔案數字化已經成為不可逆轉的必然趨勢，為檔案管理帶來了諸多革命性的內容。對于檔案數字化內涵的理解，可以從其內容與特點兩方面加以把握。

（一）檔案數字化的內容。就檔案數字化的內容而言，主要可以分為目錄數字化和全文數字化兩個層次。前者即通過對檔案的著錄標引進行規范化處理，制定出更具科學性的目錄數據庫結構，而后者即將檔案全文存儲為圖像文件或經光學字符技術識別存儲。

檔案數字化的實現，通常需要經過下述環節：一是對檔案資源進行數字化整理，即利用數字技術將紙質檔案信息通過數字化的方式形成規范的電子文件，實現辦公自動化。二是構建檔案數字化信息資源數據庫，即利用現代信息技術處理、存儲檔案數據，建立文件管理系統。三是建設數字化檔案信息網絡，即將檔案信息傳輸至網絡實現信息資源共享，使經過身份驗證的用戶能夠在網絡中檢索檔案資源。

（二）檔案數字化的特點。檔案數字化的特點主要體現在：一是信息非人工識讀。即檔案的數字化使用以數字代碼做記錄，并經軟件程序解碼恢復到初始狀態后方可識讀；二是系統依賴。

二、檔案數字化過程中存在的問題

檔案數字化為檔案管理提供了方便，極大提高了檔案的利用效率，但其在數字化過程中存在的問題也是不容忽視的。

（一）檔案數字化硬件嚴重不足。檔案數字化需要以硬件設備為基礎，通常需要以信息采集設備、信息存儲設備和信息利用設備為依托。其中，信息采集設備通常由檔案資料和照片采集設備、聲音和影像采集設備以及信息轉化設備組成；信息存儲設備通常由磁盤陣列、光盤庫組成；信息利用設備通常由計算機、萬維網、打印機、復印機等組成。

在選購硬件設備時，應當依據數字化對象的具體情況確定，但是由于各檔案部門財力緊張、認識不到位等情況的存在，導致很多檔案館、檔案室硬件設備嚴重不足，現有的硬件設備很難滿足檔案數字化的實際需要。

（二）檔案數字化加工管理不嚴。ICA發布的《電子文件管理系統建設規范及功能需求》是檔案數字化的權威性文件，其中明確提出了ERMS系統應當具備混合式檔案管理的功能。這里所說的混合式檔案管理，即能夠實現原生型電子文件、間接型電子文件及實體檔案統一管理。

（三）檔案安全形勢嚴峻。檔案數字化的根本目的在于有效開發檔案資源、實現檔案資源的高效利用。在信息時代，發達的網絡打破了檔案信息利用空間的障礙，數字化的傳輸途徑使檔案信息的利用更為便捷。然而，電子文件相較紙質文件而言只能間接讀取，數據易丟失，加之黑客、病毒等諸多不確定因素的存在，都給電子文檔的安全帶來很大威脅，使網絡安全問題如定時炸彈鋪設在檔案數字化進程中，制約著檔案數字化的發展。

（四）電子檔案存儲受載體制約性強。電子文件的存儲、利用、處理均離不開軟硬件設備，然而，盡管計算機存儲設備容量越來越大，但電子文件卻成幾何級數增長。同時，相關應用軟件更新速度非常快，很多早期形成的電子文件在新軟件環境中存在無法讀取的問題，而很多不能實現兼容的軟件也會造成數據的無法讀取。

三、推動檔案數字化進程的對策

信息技術將檔案工作帶入了存儲數字化的新時代，面對檔案數字化進程中出現的問題，應通過有針對性的措施，推動檔案數字化的進一步發展。

（一）加大檔案數字化硬件投入力度。檔案數字化要以檔案硬件現代化為前提，并且越來越離不開高技術作為支撐。為此, 在信息采集環節, 應遵循“硬件求實”原則, 購置必備的文字、圖片、音像等采集設備以及轉換設備, 并按相關標準建設;在信息儲存環節，要配置適應業務需要的磁盤陣列、光盤庫；在信息利用環節, 購置必備的計算機、打印機、復印機, 提高因特網配置，并及時做好更新換代， 確保檔案數字化不梗阻。

（二）加強檔案數字化加工管理。在建設電子文件庫時，工作人員應在做收發文登記的同時，及時完成紙質文件的數字化，并在后臺記錄好元數據。在建設 ERMS 系統時，對于安全性也要嚴加考慮，應有專人負責檔案數字化加工。

（三）保證檔案數字化的安全性。檔案數字化的安全性問題已經引起了業界普遍關注，加強檔案安全性建設至關重要。一方面，對于涉及重大政治、軍事、外交、經濟和尖端科學技術的檔案，要高度保密，不將其列入數字化范圍，并做好嚴格的保密與保護。另一方面，要加強數字化管理，保證檔案原件的安全，防止人為破壞、計算機病毒侵害或惡意刪除等。

（四）有效解決載體儲存問題。堅持選好數字檔案的載體光盤進行歸檔，實施更趨完善的數據安全監控，全程監管光盤性能和參數，確保光盤檔案數據安全。

總之，對于檔案數字化我們要清醒認識，全力推進檔案數字化建設。

【參考文獻】

[1 ]曾燕.檔案數字化工作中遇到的問題與對策[J ].云南檔案,2010,7(15):26-27.

[2]傘輝.檔案數字化建設若干問題初探[J].圖書情報論壇,2011,3(12):12-13.