發揮檔案利用效果 服務醫院綜合建設

張 蕾 馬淑芹

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發揮檔案利用效果 服務醫院綜合建設

張 蕾 馬淑芹

【摘 要】本文探究的是關于發揮檔案利用效果服務醫院綜合建設。

【關鍵詞】檔案 服務 醫院

一、為編史、修志提供檔案

（一）檔案涵蓋面廣

在檔案撰寫中，我們借閱了行政、黨委、醫療、護理、后勤（基建、總務）財務等大量的檔案，這些檔案涵蓋了我院工作的方方面面，為院志撰寫引經據典提供了良好的保證。

（二）內容真實

在院志編寫中，我們采用了當事人回憶這一方法，當事人記憶不清時，我們根據檔案查找依據，真實地反映了十幾年來我院發生的變化。

（三）數字翔實

在撰寫財務，醫療統計、設備等幾方面時，我們需要大量的數字資料，如果說數字最能說明實質，那么說是檔案的保管、保護發揮了重大作用，方使這些數字為撰寫院志又提供了有力的證據。

二、為落實政策、職稱評定、年報統計提供檔案

在職稱改革中也同樣遇到了很多復雜的問題，如有的職務任命時間本人說不清，個人檔案中又無記載，在眾說不同的情況下，我們又以文檔中所記載的事實澄清了原委。在一年一度的各種各類統計年報表中，如干部、黨員年報、工資年報、各類情況摸底年報等，都需要查閱檔案來填報。（1）借閱職稱評審表及年度考核登記表，為職工晉升上一級職稱，上報省廳材料提供了依據。（2）借閱人事檔案，借閱即將退休人員的人事檔案，核實退休年齡。保證職工生日與檔案相符、無誤。（3）借閱死亡人員的人事檔案辦理相關手續使用，核發撫恤金。（4）借閱準備調走人員的人事檔案，進行工資等方面的審核，辦理調動手續。（5）職工本人查閱、復印人事檔案中相關內容，證明社會關系、繼承房產。為人事科在職工的職稱晉升，辦理退休等方面提供了原始檔案依據，確保了工作的順利進行。

三、為醫院創“三甲”提供檔案

2013年我院在整個“創三甲”的過程中，檔案充分發揮其作用，如查找醫院各項工作的制度、職責、醫療報表、醫療業務方面的管理性文件、設備等，為“創三甲”工作提供了依據，做出了貢獻。

四、為房改提供檔案

2011年底，我院進行房屋改革后，為了積極穩妥推選醫院住房制度改革，緩解職工住房供求矛盾，使公有住房逐步向社會化、商品化轉變，形成住房資金的良性循環，提供了房產證的查閱，為院內住戶、職工查閱房屋面積、以及購買新房等提供了原始證據。

五、科研檔案的利用

首先，知識經濟時代“科學技術是第一生產力”，在科教興國的戰略方針指導下，我院多次對科技人才的住房、工資、調級職稱晉升予以優待，科研成果獎勵證書作為重要憑證。對我院建立科技創新激勵機制實施科技興院方略發揮著重要作用。其次，建立健全科研檔案，有效地避免了重復立項的問題。最后，科研檔案中涉及的技術領域與水平為該方向的深入研究提供了重要的基礎和依據，通過查閱科研檔案資料提醒課題負責人注意本課題研究深度與進展，避免重復研究浪費人力、物力和財力。

六、文書檔案在人事制度改革中的作用

2009年，我院進行人事制度改革，根據改革方案，院內所有中層干部崗位均要拿出來，實行競爭上崗，全院有100多名同志報名參加這一活動，為了更好地了解每個人的情況，我們設計了職能科室、臨床科室和醫技科室報名基本情況統計表，基本情況包括姓名、性別、年齡、學歷、現任職務、任職時間、技術職稱、聘任時間，我們借助檔案查閱了每個同志的情況，確保了競爭上崗工作的順利進行。

查閱利用文書檔案進行醫院的科學管理和開展編史修志工作。為醫院各級領導研究衛生工作歷史、科學決策、制定規劃，總結經驗、落實政策、解決歷史遺留問題等提供了大量的原始依據，為編撰我院院志、制度管理手冊等提供了大量有價值的資料，使得這些工作得以順利進行。

七、利用會計檔案為我院財務工作的順利進行提供了保障

查閱利用會計檔案出具會計憑證。為我院的審計、銀行信貸、核實賬目等工作提供了大量的原始憑證。為設備的調撥提供了原始的發票，為財務科清理往來款項、清理賬目，提供了原始的會計往來憑證。減少和避免了我院的各項損失，提高了資金周轉率。保證了我院財務工作的順利進行。

八、重視檔案管理保障設備運行

利用醫療設備檔案確保醫療設備的正常使用。在我院的醫療設備付款、維修、使用等方面提供了廠家情況及查考資料，使設備的交易、維修等得以順利進行，減少了不必要的糾紛。

設備檔案保存健全與否，對于設備的正常運行起著重要的保障作用。設備檔案包括設備申請論證書、合同裝箱單、驗收單、保修卡、使用說明、維修手冊等一系列重要資料，這里面每種資料都在今后儀器設備正常運行中起著不同的重要作用。隨著醫院不斷發展壯大，我院購進的醫療設備及一些大型貴重醫療設備不斷增多，在使用過程中不可避免出現一系列大小故障，在維修中必須參考設備技術維修資料。像這樣的例子在我院非常多見.所以我們必須加強和重視檔案管理工作。

（作者單位：濰坊醫學院附屬醫院）

作者簡介：張蕾（1982-），女，山東章丘人，大學本科學歷，助理館員，研究方向：檔案管理；馬淑芹（1966-），女，山東諸城人，大學本科學歷，館員，研究方向：檔案管理。